Pokladník po ukončení účtovného obdobia odovzdá zodpovednému zamestnancovi za účtovanie na archiváciu pokladničnú knihu s ostatnými účtovnými záznamami. Pokladničné doklady, pokladničné knihy, ako aj ostatné doklady sa uschovávajú v zmysle zákona o účtovníctve; archivujú sa počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, a to v súlade s registratúrnym poriadkom účtovnej jednotky.
Účtovanie na účte 211 - Pokladnica
RO vedú účtovníctvo podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v z. n. p. a podľa opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p. (ďalej len "Postupy účtovania").
Podľa § 40 ods. 1 Postupov účtovania stav a pohyb finančných prostriedkov v hotovosti sa účtuje na účte 211 - Pokladnica. Stav finančných prostriedkov v pokladnici sa nenahrádza potvrdenkami alebo úpismi. Peniaze v hotovosti zverené zamestnancom na použitie na vopred stanovené účely a šeky vydané na použitie sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom.
Účtovanie výberu finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice a odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet - účtovanie na obci a v PO
Text účtovného prípadu
|
MD
|
D
|
Suma v €
|
Výber finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice
|
− príjmový pokladničný doklad
|
211
|
261
|
5 000
|
− výpis z bankového účtu
|
261
|
221
|
5 000
|
Odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet
|
− výdavkový pokladničný doklad
|
261
|
211
|
1 000
|
− výpis z bankového účtu
|
221
|
261
|
1 000
|
Účtovanie výberu finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice a odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet - účtovanie v RO
Text účtovného prípadu
|
MD
|
D
|
Suma v €
|
Odvod finančných prostriedkov v hotovosti na príjmový účet
|
− výdavkový pokladničný doklad
|
261
|
211
|
1 000
|
− výpis z príjmového účtu
|
223
|
261
|
1 000
|
Výber finančných prostriedkov v hotovosti z výdavkového účtu do pokladnice
|
− príjmový pokladničný doklad
|
211
|
261
|
5 000
|
− výpis z výdavkového účtu
|
261
|
222
|
5 000
|
Vo vecnej a časovej súvislosti s výdavkami sa účtuje zúčtovanie bežného transferu od zriaďovateľa do výnosov
|
354
|
691
|
5 000
|
Otázka č. 9:
Zamestnanec obce nakúpil materiál pre obec. Účet zaplatil vlastnou platobnou kartou a žiada, aby mu obec zaplatila realizovaný výdavok. Je možné mu tento výdavok preplatiť v hotovosti? Neporuší obec postupy účtovania?
Zákon o účtovníctve a Postupy účtovania neriešia oprávnenosť preplatenia výdavku uhradeného súkromnou platobnou kartou zamestnanca. Je to na rozhodnutí obce, mala by však mať nastavený systém finančného riadenia a finančnej kontroly tak, aby bolo použitie verejných prostriedkov vždy hospodárne, efektívne a účinné. Podmienkou na vyplatenie finančných prostriedkov v hotovosti a pre zaúčtovanie tohto účtovného prípadu - nákupu hradeného súkromnou platobnou kartou zamestnanca - je preukázateľnosť, že daný nákup súvisí s činnosťou obce, že ten materiál je nakupovaný pre obec a že tento nákup bol schválený. Zaúčtovaním tohto nákupu vzniká v účtovníctve záväzok voči zamestnancovi, ktorý môže byť vyplatený z pokladnice.
Text účtovného prípadu
|
MD
|
D
|
Suma v €
|
Nákup materiálu súkromnou platobnou kartou zamestnanca
|
501/111
|
333
|
50
|
Úhrada záväzku voči zamestnancovi
|
333
|
211
|
50
|
Podľa zákona o účtovníctve musí účtovná jednotka peňažné prostriedky v hotovosti inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav peňažných prostriedkov v hotovosti evidovaných v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
Inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti sa obvykle vykonáva na základe vnútorného predpisu. Príkaz na vykonanie inventarizácie peňažných prostriedkov v hotovosti vydáva štatutárny orgán obce a ROPO.
Pri inventarizácii peňažných prostriedkov v hotovosti ide o zistenie skutočného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti a jeho porovnanie s účtovným stavom. Fyzickou inventúrou sa zistí skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti k stanovenému dátumu. Zistený skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti sa uvedie v inventúrnom súpise. Inventúrnym súpisom sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva.
Zistený skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti uvedený v inventúrnom súpise sa porovná so stavom v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva.
Ak sa porovnaním skutočného a účtovného stavu zistí rozdiel a zistený rozdiel nemožno preukázať účtovným záznamom, považuje sa tento rozdiel za inventarizačný rozdiel.
Schodok vzniká, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom. Za schodok sa považuje zistený rozdiel medzi nižším stavom pokladničnej hotovosti v pokladnici oproti:
a)
zostatku zistenému podľa zápisov v pokladničnej knihe,
b)
výplate, ktorá nie je doložená riadnym výdavkovým dokladom,
c)
prevzatím, ktoré nie je príjemcom potvrdené.
Prebytok vzniká, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom. Za prebytok sa považujú peňažné prostriedky v hotovosti v pokladnici, ktoré nie sú zdokladované príjmovým pokladničným dokladom.
Inventarizačné rozdiely v pokladnici sa po ich zistení zapíšu do pokladničnej knihy, prebytok ako príjem a schodok ako výdavok. Súčasne sa doložia príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom, ktorý podpíšu osoby zodpovedné za vykonanie inventarizácie (inventarizačná komisia).
Inventarizačné rozdiely zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
Inventarizačné rozdiely budú vyrovnané hneď po zistení s pokladníkom na základe jeho písomnej dohody o hmotnej zodpovednosti.
Spôsob a postup, akým sa vykonáva inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti, býva vždy súčasťou celého systému vykonávania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve. Tento systém je neoddeliteľnou súčasťou systému vedenia účtovníctva, ktorý tvorí základnú kostru systému finančného riadenia a finančnej kontroly. Spôsob a postup vykonávania inventarizácie peňažných prostriedkov v hotovosti môže byť upravený vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie pokladnice, ale môže byť tiež upravený v rámci jednotnej úpravy inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie účtovníctva alebo v zásadách vykonávania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Vždy je to na slobodnom rozhodnutí účtovnej jednotky, aký postup zvolí, záleží to vždy len od konkrétnych podmienok a od systému riadenia obce alebo ROPO.
Účtovanie inventarizačných rozdielov pokladničnej hotovosti - prebytok
Text účtovného prípadu
|
MD
|
D
|
Suma v €
|
Prebytok pokladničnej hotovosti zistený pri inventarizácii pokladnice
|
211
|
668
|
500
|
Prebytok cenín zistený pri inventarizácii cenín
|
213
|
668
|
150
|