Portál pre obce,
rozpočtové a príspevkové organizácie

Online časopis

Práva a povinnosti zamestnanca zodpovedného za vedenie pokladnice

Dátum: Autor/i: Ing. Ingrid Konečná Veverková Rubrika: Hospodárenie

V príspevku sa venujeme právam a povinnostiam zamestnanca zodpovedného za vedenie pokladnice (ďalej len „pokladník“). Pripomenieme obciam a rozpočtovým a príspevkovým organizáciám (ďalej len „­ROPO“), že s pokladníkom musia uzatvoriť dohodu o hmotnej zodpovednosti a vykonať inventarizáciu pri jej uzatvorení. Cieľom príspevku je upozorniť nielen na povinnosti pokladníka, ale aj na povinnosti štatutárneho orgánu obce a ROPO pri vedení pokladnice.

Obec a ňou zriadené ROPO sú povinné vytvoriť, zachovávať a rozvíjať finančné riadenie, v rámci ktorého sa zabezpečuje aj jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávania pokladničných operácií.
Jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávania pokladničných operácií uľahčí prácu pokladníkovi a zamestnancom zodpovedným za zúčtovanie a kontrolu pokladničných operácií.
Každá obec a ROPO má pokladnicu, a teda zamestnáva "svojho" pokladníka.
Náplňou práce pokladníka sú najmä tieto činnosti:
-
evidovanie peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín a vedenie evidencie o ich pohybe,
-
zabezpečenie príjmu a výdaja peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
sledovanie limitu pokladničnej hotovosti a zabezpečovanie odvodu pokladničnej hotovosti do banky,
-
dodržiavanie obmedzenia platieb v hotovosti,
-
vyhotovovanie pokladničných dokladov a vedenie pokladničnej knihy,
-
vykonávanie účtovných zápisov na pokladničných dokladoch,
-
označovanie účastníkov účtovného prípadu na pokladničných dokladoch,
-
vykonávanie základnej finančnej kontroly pokladničných operácií,
-
odovzdávanie pokladničných dokladov a účtovných záznamov z pokladničných kníh na zaúčtovanie.
Pokladník má zodpovednosť za:
-
správne vedenie evidencie o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
-
vedenie pokladničnej knihy, knihy cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
-
vyhotovovanie pokladničných dokladov, pričom splnenie tejto povinnosti potvrdzuje svojím podpisom na pokladničnom doklade, pokladník nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého pokladničný doklad vystavuje,
-
formálnu aj obsahovú stránku pokladničných dokladov,
-
správne, úplné a priebežné číslovanie pokladničných dokladov,
-
dopĺňanie peňažných prostriedkov v hotovosti (na základe predpokladaných výdavkov) a za odvod peňažných prostriedkov v hotovosti nad stanovený pokladničný limit do banky, za dodržiavanie limitu pokladničnej hotovosti,
-
dodržiavanie pokladničných hodín,
-
bezpečnosť peňažných prostriedkov v hotovosti počas pracovného dňa a uzamknutie peňažných prostriedkov v hotovosti v trezore po skončení pracovného času.
Z bezpečnostných dôvodov by sa mali peňažné prostriedky v hotovosti, ceniny a prísne zúčtovateľné tlačivá uschovávať v trezore, ktorý by mal byť umiestený v miestnosti pokladnice, ktorá by mala byť zabezpečená bezpečnostnými dverami a zamrežovanými oknami. V prípade existencie trezoru má pokladník povinnosť trezor zamykať. Kľúče od trezoru a pokladnice by mal mať k dispozícii len pokladník, ktorý za ich stratu zodpovedá v plnom rozsahu. Rovnako z bezpečnostného hľadiska by mal pokladník pri dopĺňaní peňažných prostriedkov v hotovosti a pri odvodoch peňažných prostriedkov v hotovosti do banky používať bezpečnostný kufrík. Odporúča sa, aby ho v prípade veľkej hotovosti sprevádzal príslušník obecnej polície alebo člen bezpečnostnej služby.
Pokladník a dohoda o hmotnej zodpovednosti
Obec a ROPO majú povinnosť s pokladníkom uzatvoriť písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti.
V zmysle ustanovenia § 182 zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník prácev z. n. p.
(ďalej len "Zákonník práce")
predmetom dohody o hmotnej zodpovednosti je prevzatie hmotnej zodpovednosti zamestnanca za schodok na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať.
Zákonník práce explicitne neustanovuje, čo má obsahovať dohoda o hmotnej zodpovednosti. Vychádzajúc z príslušných ustanovení však zastávame názor, že je dôležité, aby sa v dohode o hmotnej zodpovednosti stanovilo, že zamestnanec na základe tejto dohody preberá zodpovednosť za zverené hodnoty a za schodok na zverených hodnotách, ak nepreukáže, že schodok vznikol bez jeho zavinenia. Musí sa uviesť, odkedy preberá zodpovednosť za tieto hodnoty (napr. dňom podpisu dohody o hmotnej zodpoved­nosti).
V dohode o hmotnej zodpovednosti sa môžu uviesť a vyčísliť zverené hodnoty, za ktoré pokladník preberá zodpovednosť, napr. že "zodpovedá za peňažné prostriedky v hotovosti a za ceniny vo výške podľa inventárneho súpisu tvoriaceho súčasť tejto dohody o hmotnej zodpovednosti" (v aplikačnej praxi veľmi často použitá formulácia). V tejto súvislosti treba uviesť, že podľa existujúcich rozhodnutí súdov pre platnosť dohody o hmotnej zodpovednosti nemá význam, či sú v tejto dohode uvedené hodnoty určené na obeh a obrat, ktoré boli zamestnancovi zverené a ktoré je povinný vyúčtovať. V princípe sa zamestnanec zaviaže k hmotnej zodpovednosti za veci určené na obeh a obrat, ktoré v danom momente preberá a ktoré v budúcnosti prevezme.
Obsah dohody o hmotnej zodpovednosti tvoria tiež povinnosti na strane zamestnanca, ako aj povinnosti na strane zamestnávateľa.
Povinnosti pokladníka ako zamestnanca:
-
povinnosť hospodáriť riadne s prostriedkami, ktoré mu zveril zamestnávateľ, chrániť ich pred poškodením, zničením, stratou alebo zneužitím a nekonať v rozpore s oprávnenými záujmami zamestnávateľa,
-
vyúčtovať zverené hodnoty a v prípade schodku, pokiaľ by nepreukázal, že tento schodok nezavinil, uhradiť vzniknutú škodu v plnej výške,
-
písomne upozorniť zamestnávateľa na všetky nedostatky, ktoré by mu znemožnili správne a zodpovedne vykonávať funkciu pokladníka, a požadovať ich odstránenie.
Povinnosti obce a ROPO ako zamestnávateľa:
-
vytvoriť a udržiavať také pracovné podmienky, ktoré budú pokladníkovi umožňovať riadny výkon funkcie pokladníka, teda pracovné podmienky, aby mohol riadne a bezpečne hospodáriť so zverenými hodnotami,
-
vykonať inventarizáciu, ktorou sa preukáže rozsah zverených hodnôt, za ktoré preberá pokladník hmotnú zodpovednosť,
-
v prípade upozornenia pokladníka na nedostatky, ktoré mu znemožňujú správne a zodpovedne vykonávať jeho funkciu, zabezpečiť ich bezodkladné odstránenie.
Otázka č. 1:
Obec neuzatvorila s pracovníčkou, ktorá zastupuje pokladníčku, písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Pri preberaní pokladnice po ukončení zastupovania v pokladnici bola vykonaná inventarizácia a bol zistený schodok na zverených hodnotách. Musí zastupujúca pokladníčka uhradiť vzniknutú škodu?
Jedným zo základných predpokladov zodpovednosti zamestnanca za schodok na zverených hodnotách je, aby medzi ním a zamestnávateľom došlo k uzatvoreniu písomnej dohody o hmotnej zodpovednosti. Ak obec neuzatvorila so zastupujúcou pokladníčkou písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti, nemôže pri vymáhaní škody aplikovať § 182 Zákonníka práce, t.j. hmotnú zodpovednosť. 
Neuzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti však nemôže mať následok, že by zastupujúca pokladníčka za škodu zamestnávateľovi nezodpovedala, najmä ak obci spôsobila škodu z nedbanlivosti alebo úmyselne. Obec môže od zamestnanca požadovať škodu na základe § 179 Zákonníka práce (tzv. všeobecná zodpovednosť za škodu), avšak v tomto prípade jej musí zavinenie preukázať, a zároveň rozsah náhrady škody pri zavinení z nedbanlivosti je obmedzený na štvornásobok priemernej mzdy zamestnanca.
Otázka č. 2:
Musí byť v dohode o hmotnej zodpovednosti uvedená funkcia zamestnanca?
Zákonník práce explicitne neurčuje, že v dohode o hmotnej zodpovednosti musí byť uvedená funkcia zamestnanca. V rámci aplikačnej praxe sa odporúča, aby sa do dohody o hmotnej zodpovednosti uvádzalo, akú prácu a kde ju zamestnanec vykonáva (pri pokladníkovi sa uvedie, že vykonáva prácu pokladníka na základe pracovnej zmluvy s odkazom na túto pracovnú zmluvu).
Podľa § 182 ods. 1 Zákonníka práce platí, že ak pokladník prevzal na základe dohody o hmotnej zodpovednosti zodpovednosť za zverené hotovosti, ceniny alebo iné hodnoty, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok - vzniká individuálna hmotná zodpovednosť pokladníka.
Základnými predpokladmi vzniku zodpovednosti za schodok na zverených hodnotách je:
-
existujúci platný pracovnoprávny vzťah - ku schodku musí dôjsť pri plnení pracovných úloh alebo v priamej súvislosti s týmto plnením,
-
platná písomná dohoda o hmotnej zodpovednosti,
-
zverenie hodnôt, ktoré je pokladník povinný vyúčtovať,
-
vznik škody, ktorá má povahu schodku na prevzatých hodnotách,
-
zavinenie pokladníka za schodok na prevzatých hodnotách.
Otázka č. 3:
Čo sa považuje za schodok, ktorý sa zistí pri inventarizácii pokladnice?
Schodok je rozdiel medzi skutočným a účtovným stavom zverených hodnôt zistený inventarizáciou, ktorý je zamestnanec povinný vyúčtovať. Ide o rozdiel medzi stavom zisteným inventúrou v pokladnici ku dňu vykonania inventúry a účtovným stavom v čase inventarizácie, ktorý nemožno podložiť dokladmi v pokladnici. Skutočný stav je nižší ako účtovný stav a vzniká schodok. Ak rozdiel medzi skutočným a účtovným stavom zverených hodnôt možno zdokladovať, nejde o schodok. Ak rozdiel medzi skutočným a účtovným stavom zverených hodnôt nemožno zdokladovať, ide o schodok.
Zamestnanec sa zbaví zodpovednosti celkom alebo sčasti, ak preukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia.
Podľa rozhodovania súdov zamestnanec preukazuje nielen skutočnosti nasvedčujúce tomu, že schodok mohol vzniknúť celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia, ale i príčinnú súvislosť medzi tými skutočnosťami a vznikom schodku; musí teda preukázať, že bez týchto skutočností by schodok nevznikol tak, ako vznikol.
Otázka č. 4:
Pri inventarizácii pokladnice bol zistený schodok na pokladničnej hotovosti. Pokladníčka sa bráni, že škodu nespôsobila. Musí obec preukázať zavinenie pokladníčky pri vzniku schodku v pokladnici?
Pri hmotnej zodpovednosti obec nie je povinná dokazovať zavinenie zamestnanca, je však povinná preukázať trvanie pracovného pomeru, platné uzatvorenie písomnej dohody o hmotnej zodpovednosti, vykonanie inventarizácie v pokladnici, existenciu schodku na hodnotách, ktoré je zamestnanec povinný vyúčtovať, a nevyúčtovanie hodnôt, ktoré zamestnávateľ zveril zamestnancovi.
Otázka č. 5:
Ako sa pokladníčka môže brániť, keď tvrdí, že škodu v pokladnici nespôsobila?
V prípadoch podľa § 182 Zákonníka práce sa zavinenie zamestnanca predpokladá, avšak podľa § 182 ods. 3 Zákonníka práce platí, že zamestnanec sa zbaví zodpovednosti celkom alebo sčasti, ak preukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia. Pokladníčka teda musí preukázať, že škodu nespôsobila. Charakteristickým znakom zverených hodnôt, ktoré je povinná pokladníčka vyúčtovať, je ich určenie na obeh alebo obrat a osobné disponovanie s nimi po celú dobu, po ktorú sú jej zverené.
Zamestnanec, ktorý uzatvoril dohodu o hmotnej zodpovednosti, môže od nej odstúpiť (§ 183 ods. 1 Zákonníka práce):
-
ak sa preraďuje alebo prekladá na inú prácu,
-
ak sa zaraďuje alebo prekladá na iné pracovisko, alebo
-
ak zamestnávateľ v čase do jedného mesiaca po tom, čo dostal jeho písomné upozornenie, neodstráni nedostatky v pracovných podmienkach, ktoré bránia riadnemu hospodáreniu so zverenými hodnotami.
Zákonník práce upravuje dôvody pre odstúpenie pri spoločnej hmotnej zodpovednosti:
-
ak je na pracovisko zaradený iný zamestnanec alebo
-
ak je ustanovený iný vedúci (zamestnanec), prípadne jeho zástupca.
_____________________________
Upozornenie:
Odstúpenie sa musí oznámiť zamestnávateľovi písomne.
_____________________________
Otázka č. 6:
Pokladníčka bola preradená na prácu účtovníčky. Zanikla jej automaticky dňom preradenia dohoda o hmotnej zodpovednosti, ktorú mala uzatvorenú ako pokladníčka?
Na základe § 183 ods. 1 Zákonníka práce pokladníčka mala možnosť odstúpiť od dohody o hmotnej zodpovednosti na základe jej preradenia na prácu účtovníčky. Podľa Zákonníka práce sa odstúpenie musí oznámiť zamestnávateľovi písomne, teda sa predpokladá, že zamestnanec urobí úkon, ktorým odstúpi od uzatvorenej dohody o hmotnej zodpovednosti. Ide o právo zamestnanca odstúpiť od dohody, teda nejde o automatický zánik dohody preradením na inú prácu. Podľa § 183 ods. 2 Zákonníka práce dohoda o hmotnej zodpovednosti zaniká dňom odstúpenia od tejto dohody. Z uvedeného vyplýva, že pokladníčke automaticky dňom preradenia nezanikla dohoda o hmotnej zodpovednosti, ktorú mala uzatvorenú ako pokladníčka.
Otázka č. 7:
Pokladníčka pri preložení na iné pracovisko ústne oznámila riaditeľovi školy, že odstupuje od dohody o hmotnej zodpovednosti. Ide o platné alebo neplatné odstúpenie?
Podľa § 183 ods. 1 posledná veta Zákonníka práce odstúpenie od dohody musí byť písomné. Je pravda, že ak odstúpenie nie je písomné, ale ústne podané, nemá to za následok neplatnosť právneho úkonu (v ustanovení nie je použitá doložka "inak je neplatný"). Podľa rozhodovania súdov k odstúpeniu môže dôjsť aj ústne, avšak zamestnanec musí dôkaznými prostriedkami dokazovať, že došlo k odstúpeniu od dohody o hmotnej zodpovednosti.
Otázka č. 8:
Pokladníčka má uzatvorenú dohodu o hmotnej zodpovednosti za peňažné prostriedky v hotovosti a ceniny, ktoré je povinná vyúčtovať. Opakovane upozorňovala starostu, že nemá vytvorené vyhovujúce pracovné podmienky, aby mohla byť zodpovedná za peňažnú hotovosť v pokladnici. Dôvodila to skutočnosťou, že miestnosť, v ktorej je umiestnená pokladnica, má obyčajný zámok a nemá trezor, do ktorého by odkladala zostatok pokladničnej hotovosti. Zodpovedala by pokladníčka za vzniknutú škodu v prípade vzniku schodku?
Podľa § 183 ods. 1 Zákonníka práce zamestnanec, ktorý uzatvoril dohodu o hmotnej zodpovednosti, môže od nej odstúpiť, ak zamestnávateľ v čase do jedného mesiaca po tom, čo dostal jeho písomné upozornenie, neodstránil nedostatky v pracovných podmienkach, ktoré bránia riadnemu hospodáreniu so zverenými hodnotami. Odstúpenie sa musí oznámiť zamestnávateľovi písomne. Pri vzniku škody by sa pokladníčka zbavila zodpovednosti celkom, ak by preukázala, že napriek jej opakovaným písomným upozorneniam obec nevytvorila vhodné pracovné podmienky na vykonávanie práce pokladníčky a neumožnila jej riadne a po celý čas sa o zverené hodnoty starať.
_____________________________
Upozornenie:
Podľa § 183 ods. 2 Zákonníka práce dohoda o hmotnej zodpovednosti zaniká dňom skončenia pracovného pomeru alebo dňom odstúpenia od tejto dohody.
_____________________________
Dohoda o hmotnej zodpovednosti a inventarizácia pokladnice
Zákonník práce v súvislosti s hmotnou zodpovednosťou zamestnancov ukladá povinnosť vykonať inventarizáciu podľa § 184 Zákonníka práce:
-
pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,
-
pri jej zániku,
-
pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko,
-
pri jeho preložení
-
a pri skončení pracovného pomeru.
Na pracoviskách, kde pracujú zamestnanci so spoločnou hmotnou zodpovednosťou, sa musí inventarizácia vykonať:
-
pri uzatvorení dohôd o hmotnej zodpovednosti so všetkými spoločne zodpovednými zamestnancami,
-
pri skončení všetkých týchto dohôd,
-
pri preradení na inú prácu alebo preložení všetkých spoločne zodpovedných zamestnancov
-
pri zmene vo funkcii vedúceho alebo jeho zástupcu,
-
na žiadosť ktoréhokoľvek zo spoločne zodpovedných zamestnancov pri zmene v ich kolektíve,
-
pri odstúpení niektorého z nich od dohody o hmotnej zodpovednosti.
_____________________________
Upozornenie:
Ku dňu podpísania dohody o hmotnej zodpovednosti zo strany pokladníka musí byť vykonaná inventarizácia hodnôt zverených na vyúčtovanie.
_____________________________


Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Seriály