Likvidačné listy a pokladničné doklady

V zmysle zákona č. 395/2002 Z. z.  o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov  v z. n. p. pôvodca registratúry je povinný evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy.  Dodávateľská faktúra je došlou faktúrou v okamihu jej doručenia (prijatia) v subjekte verejnej správy, a tým je spravidla v knihe došlej pošty.

V praxi je evidovaná došlá faktúra priamo cez knihu došlej pošty a následne i v knihe faktúr. V prípade pochybností možno uvedené číslovanie zjednotiť. Podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve musí účtovný doklad (t. j. platobný poukaz k došlej faktúre) tiež obsahovať číslo a názov dokladu, čo je teda už ďalším číslovaním, no zo zákona povinným.

Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. v ustanovení § 5b ods. 1 písm. b) bod 6  požaduje, aby zverejnený prehľad o dodávateľskej faktúre obsahoval aj dátum jej doručenia. Tento dátum vyplýva práve z evidencie z knihy došlej pošty.

Otázka č. 1:

Pri osobách vykonávajúcich formálnu a vecnú stánku kontroly musí byť uvedená formulácia, či je to vecná alebo formálna kontrola alebo stačí len zadefinovaný ich podpis a dátum?

V rámci overovania správnosti a úplnosti účtovného dokladu v zmysle ustanovení § 10 zákona o účtovníctve sa vykonáva povinne vecná a formálna kontrola. Vecná a formálna kontrola obsahuje dátum a podpis vecne zodpovednej osoby. Ďalšie náležitosti  vyplývajú z interných smerníc účtovnej jednotky.

Otázka č. 2:

Je aj  výpis z banky účtovným dokladom (úhrady faktúr)? Má byť aj na výpise z predmetného účtu uvedená predkontácia?