Majú samosprávy povinnosť určiť zodpovednú osobu za oblasť GDPR?

Povinnosť určiť zodpovednú osobu

Podľa článku 37 GDPR povinnosť určiť zodpovednú osobu má prevádzkovateľ, keď „spracúvanie vykonáva orgán verejnej moci alebo verejnoprávny subjekt s výnimkou súdov pri výkone ich súdnej právomoci“. Každá obec, mesto, alebo mestská časť tak musí mať určenú zodpovednú osobu za oblasť ochrany osobných údajov. Za nesplnenie tejto povinnosti môže samospráve uložiť pokutu Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky a to až do výšky 10.000.000,-EUR.

Ako si správne vybrať zodpovednú osobu?

V podmienkach obcí a miest môže byť zodpovednou osobou zamestnanec ako aj externá spolupracujúca osoba. Je pritom potrebné dbať na výber tejto osoby. Pracovná skupina WP 29 (pracovná skupina, ktorá na úrovni EÚ vydávala usmernenia k GDPR) vo svojom usmernení zo dňa 13. decembra 2016 kladie veľký dôraz na nezávislé postavenie zodpovednej osoby. V prípadoch, kedy sa samospráva rozhodne určiť zodpovednú osobu z radu zamestnancov, musí myslieť na to, že úlohy a povinnosti, ktorými zodpovednú osobu poverí, nesmú viesť ku konfliktu záujmov. V praxi to znamená, že zodpovedná osoba tak nesmie zastávať pozíciu štatutára, poslanca, zamestnanca pracujúceho na úseku miezd, účtovníctva, personalistiky, prípadne konkrétneho referátu, nakoľko takáto osoba spracúva osobné údaje a určuje konkrétne účely spracúvania údajov. Zodpovedná osoba musí vykonávať svoju činnosť nezávisle. To znamená, že pri výkone svojej činnosti nemôže dostávať žiadne pokyny a nemôže byť priamo podriadená starostovi, primátorovi, prípadne inému riadiacemu orgánu. V ideálnom prípade by tak zamestnanec nemal vykonávať žiadnu inú prácu ako oblasť ochrany osobných údajov. V prípade, ak bude zodpovednou osobu zamestnanec samosprávy, musí samospráva myslieť na to, že prípadnú pokutu v oblasti ochrany osobných údajov nemá na koho preniesť a bude ju tak musieť znášať zo svojho rozpočtu.

Externá zodpovedná osoba

Samospráva môže určiť aj externú zodpovednú osobu. V prípade voľby externej spoločnosti je veľmi dôležité vybrať si takého partnera, ktorý samospráve dokáže deklarovať zmluvné poistné krytie, plniť si svoje úlohy odborne, zodpovedne a kvalitne, nakoľko za porušenie niektorých povinností môže Úrad na ochranu osobných údajov uložiť pokutu až do výšky 20.000.000,-EUR.

Ak ste sa aj Vy rozhodli zazmluvniť externú zodpovednú osobu, buďte mimoriadne obozretní pri jej výbere. Na trhu pôsobí viacero subjektov či už podnikateľov alebo firiem, ktoré lákajú samosprávy na ,,bezkonkurenčnú“ ponuku. Žiaľ, čoraz častejšie sa stretávame s tým, že sa takéto osoby alebo spoločnosti vydávajú za spolupracovníkov alebo partnerov ZMOS-u.

Na tomto mieste si Vám dovoľujeme dať do pozornosti, že jediným partnerom ZMOS-u v oblasti ochrany osobných údajov je už niekoľko rokov spoločnosť Osobnyudaj.sk, s.r.o., ktorá poskytuje odborné, kvalitné a stabilné služby pre samosprávy.

Pri výbere zmluvného partnera si vždy vopred spoľahlivo overte, či sú tvrdenia spoločnosti pravdivé a či Vám tak naozaj môžu dodať kvalitné služby. Na záver nám neostáva nič iné len Vám popriať veľa šťastia pri voľbe zmluvných partnerov a odporučiť Vám, aby ste boli naozaj obozretní pri ich výbere. Nízka cena poskytovanej služby nie je vždy zárukou kvality.

Zdroj: ZMOS.