Smernica o inventarizácii majetku, záväzkov a ich rozdielov - s príkazom štatutára (starosta/riaditeľ) na vyhotovenie inventarizácie k 31. 12. účtovného roka

Článok I

Všeobecné ustanovenia

1. Inventarizáciou sa overuje, či stav majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti a zisťuje sa ich rozdiel. Zaisťuje sa ďalej preukaznosť účtovníctva, ochrana majetku a zodpovednosť za majetok. Štatutár organizácie (starosta alebo riaditeľ) je povinný zabezpečiť inventarizáciu majetku a záväzkov a zodpovedá za ich správnu a včasnú kontrolu.
2. Každoročne sa riadne zostaví Príkaz štatutára k inventarizácii s menovaním členov. Tieto komisie budú zásadne nepárne. Ich povinnosti upraví priamo Príkaz a riadia sa ustanoveniami § 29 a § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a touto smernicou a jej prílohovou časťou do praxe.
3. Na príprave inventarizácie sa spravidla zúčastňujú zamestnanci:

a)     menovaní do ústrednej inventarizačnej komisie (UIK)

b)     menovaní do dielčích inventarizačných komisií (DIK),

c)     ostatní, ktorí sú priamo zodpovední za majetok podľa hmotnej zodpovednosti v zmysle prílohovej časti k tejto Smernici.

1. Zamestnanci, ktorí sa budú podieľať na priamom zabezpečení inventarizácie, musia byť preškolení vedúcim UIK o spôsobe a cieľoch inventarizácie, o kompetenciách a zodpovednostiach pracovníkov DIK. Pracovník hmotne zodpovedný za inventarizovaný majetok a záväzky môže byť členom inventarizačnej komisie, nie však jej predsedom.

Článok II

Metódy uskutočnenia inventarizácie

1. V podmienkach našej účtovnej jednotky ......... sa využívaná inventúra, a to:

a)     fyzická inventúra (počítaním, vážením, meraním a podobne):

-       dlhodobého hmotného majetku,

-       zásob, kníh, publikácií, posypovej soli, pohonných látok,

-       finančného majetku,

b)     dokladová inventúra (prostredníctvom účtovných dokladov, pomocou rôznych písomností, spisov, zmlúv, dohôd a podobne):

-       dlhodobého nehmotného majetku,

-       cenných papierov a vkladov na bankových účtoch, peňazí na ceste,

-       tovaru a materiálu na ceste,

-       pohľadávok a záväzkov,

-       poskytnutých záloh,

-       rezerv,

-       účtov časového rozlíšenia a podobne.

c)     kombinácia oboch spôsobov.

1. Inventarizácia dlhodobého nehmotného a hmotného majetku, drobného majetku, zásob, pohľadávok, záväzkov  a podobne sa vykonáva jedenkrát za rok, a to na základe Príkazu štatutára vydaného v mesiaci ....... (pozn. autora: odporúčam uviesť mesiac november, resp. december daného účtovného roka).

1. Pri peňažných prostriedkoch v hotovosti sa vykonáva inventarizácia jedenkrát ročne formou inventúrneho súpisu za pokladnicu a pokladničnú agendu.
2. Stavy jednotlivých druhov majetku a zdrojov jeho krytia sa zaznamenávajú v inventúrnych súpisoch, ktoré sú ako vzory do praxe uvedené v prílohovej časti smernice.  Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise v zmysle prílohovej časti k smernici.
3. Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje organizácia, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.
4. Fyzickú inventúru zásob sa môže vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
5. Drobný majetok sa inventarizuje povinne raz ročne k stavu 31. 12. príslušného účtovného obdobia s preukázaním stavu fyzického a dokladového  (pozn. autora: posledná novelizácia zákona o účtovníctve).

Článok III

Druhy inventarizačných rozdielov a ich účtovanie

1. Inventarizačný rozdiel predstavuje:

a)      manko – ak je skutočný stav majetku a záväzkov nižší než evidovaný stav v účtovníctve a tento rozdiel medzi týmito stavmi nemožno doložiť účtovným dokladom, resp. preukázať iným spôsobom,

b)      schodok – špecifický prípad manka, teda prípad nesúladu skutočného stavu pokladničnej hotovosti a cenín oproti stavu evidovanému v účtovníctve,

c)      prebytok – ak je skutočný stav majetku a záväzkov vyšší než evidovaný stav v účtovníctve a tento rozdiel medzi týmito stavmi nemožno doložiť účtovným dokladom, resp. preukázať iným spôsobom.

1. Prípadné inventarizačné rozdiely budú zaúčtované v účtovnom období, v ktorom sa inventarizáciou overuje stav majetku a záväzkov. Pri všetkých mankách, schodku a prebytkoch sa musia pracovníci zodpovední za majetok vyjadriť k ich vzniku. V prípade schodku sa účtuje prípadný rozdiel vždy ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.
2. V prípade manka zásob, resp. manka a škody na inom druhu majetku do nákladov sa účtuje tento rozdiel na stranu MD účtu 549 – Manká a škody so súvzťažným zápisom na strane Dal majetkového účtu spolu so základnou finančnou kontrolou.
3. V prípade prebytku zásob sa účtuje rozdiel  na stranu Dal účtu 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti, resp. Dal účtu 501 –Spotreba materiálu so súvzťažným zápisom na strane MD majetkového účtu a v prípade prebytku dlhodobého odpisovaného majetku na stranu MD majetkového účtu so súvzťažným zápisom na strane Dal účtu 384 – Výnosy budúcich období. V prípade schodku pri pokladničnej hotovosti a ceninách – bude sa účtovať ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.

Článok IV

Postup pri oceňovaní majetku a záväzkov

na základe výsledkov inventarizácie

1. Inventarizáciou sa zisťuje aj reálnosť ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve a zohľadňuje v účtovníctve a účtovnej závierke zásadu opatrnosti.
2. Na základe inventarizácie majetku má organizácia povinnosť v