Smernica Registratúrny poriadok a registratúrny plán subjektu územnej samosprávy

Registratúrny poriadok a registratúrny plán subjektu územnej samosprávy ....

PRVÁ ČASŤ

Úvodné ustanovenia a základné pojmy

Článok 1

(1)   Registratúrny poriadok ...... (ďalej len „registratúrny poriadok“) je vypracovaný na základe osobitného predpisu^[1]. Organizačným útvarom je ...... (je potrebné doplniť).

(2)   Registratúrny poriadok upravuje jednotný postup pre všetky organizačné útvary organizácie v zmysle Organizačného poriadku ........ č. ....... (pozn.: uvedie sa názov subjektu a číslo poriadku) pri správe registratúry a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov.

Článok 2

Základné pojmy

1. Záznam je písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti subjektu alebo bola organizácii doručená.
2. Registratúrny záznam je informácia evidovaná subjektom .... .
3. Spis je registratúrny záznam, alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.
4. Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.
5. Spisový zväzok je súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia.
6. Interný záznam je registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých orgánov alebo organizačných útvarov/oddelení.
7. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných subjektom.
8. Registratúra organizačného útvaru je registratúra príslušného orgánu alebo jej organizačného útvaru.
9. Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry.
10. Evidenčné pomôcky sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci jednotlivých agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených v subjekte.
11. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.
12. Zásielka je záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi.
13. Spracovateľ je zamestnanec ......., ktorým bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorí zodpovedajú za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu.
14. Podateľňa je miesto, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie orgánom ako aj organizačným útvarom, ako aj odosielanie zásielok.
15. Správca registratúry je zamestnanec ......., ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 17 ods. 4 a nasl. tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry vrátane činnosti registratúrneho strediska.
16. Osobitná systematická evidencia je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom. Na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.
17. Denný zoznam záznamov je evidenčná pomôcka organizačného útvaru, v ktorej správca registratúry alebo iný poverený pracovník ..... (pozn.: napr. ekonóm) eviduje došlé záznamy a v ktorej spracovateľ svojim podpisom potvrdzuje prevzatie doručeného záznamu.

Článok 3

Organizácia správy registratúry

(1)   Správu registratúry v subjekte zabezpečuje:

a)     Podateľňa v sídle ........ , je organizačne začlenená na administrácií subjektu, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“),

b)     organizačné útvary a to ......  a podobne (ďalej len „organizačné útvary“),

c)     registratúrne stredisko je organizačne začlenené na administrácii a to ....... (ďalej len „registratúrne stredisko“).

(2)   Registratúrny poriadok upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správy registratúry. V podateľni ako aj na niektorých organizačných útvaroch sa prostredníctvom elektronického systému na správu registratúry vedie jeden centrálny registratúrny denník.

(3)   Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (pozn.: napr. sťažnosti, zmluvy, interné predpisy, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy, agenda protispoločenskej činností, či žiadostí o prístup k informáciám) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.^[2]Zoznam špeciálnych druhov registratúrnych záznamov a ich charakteristiku tvorí príloha č. 2 tohto registratúrneho poriadku.

(4)   Podateľňa a registratúrne stredisko sú organizačne začlenené do administrácie v súlade s organizačným poriadkom.

(5)   Za dodržiavanie ustanovení tohto registratúrneho poriadku v rámci nášho subjektu zodpovedá zamestnanec ....... (a riaditeľ školy/starosta obce/riaditeľ organizácie) ..... .

(6)   Každý vedúci zamestnanec dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojím pracovným povinnostiam.

(7)   Subjekt .... spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci zamestnanec – ....... (pozn.: uvedenie sa interne) . V prípade potreby zamestnanec ...... pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.^[3].

(8)   Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené.

Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu vykonáva príslušný archívny orgán  (pozn.: pre jednotku územnej samosprávy štátny archív s regionálnou územnou pôsobnosťou, resp. Slovenský národný archív.^[4]).

(9)   Subjekt územnej samosprávy vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky.[5]

DRUHÁ ČASŤ

ZÁSIELKY

Článok 4

Prijímanie elektronických zásielok

(1)   Subjekt prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú všetky organizačné útvary na adrese ......@..... .sk

(2)   Podateľňa skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, podateľňa o tom odosielateľa včas informuje.

(3)   Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka, overí sa bezprostredne ich platnosť pomocou elektronického systému na správu registratúry alebo cez ústredný portál verejnej správy.

(4)   Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.

(5)   Ak výsledok overenia preukázal neplatnosť kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky, podateľňa o t