Smernica o vedení pokladnice a pokladničnom limite

Čl. I

Úvodné ustanovenia

1.1.Táto smernica je spracovaná na základe zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve  v z. n. p. v spojení so zákonom č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.

1.2.Záznamy v pokladničnej knihe sa realizujú spôsobom ........ (pozn.: napr. v počítači v elektronickej verzii a následne sa vytlačia alebo manuálne). V pokladničnej knihe sa musí denne vykazovať zostatok pokladničnej hotovosti, s ktorým zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice odsúhlasí fyzický stav hotovosti v pokladni. Všetky doklady spolu s pokladničnou knihou odovzdá zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice zamestnancovi ......... (pozn.: vhodné je určiť podľa vlastného výberu, napr. ekonómka, účtovníčka alebo vedúci zamestnanec), ktorý vykoná kontrolu a zabezpečí zaúčtovanie pokladničných operácií.

1.3.Originál denných záznamov o pokladničných operáciách zostáva v pokladničnej knihe. Denné záznamy sa archivujú počas celej doby archivovania účtovných dokladov, ku ktorým tvoria prílohu.

1.4.Prvotným dokladom, ktorý musí byť priložený k výdavkovému pokladničnému dokladu je potvrdenie o nákupe, ktoré musí byť vo forme pokladničného bloku.

1.5.Zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice zabezpečuje výber peňazí na dotáciu pokladne v súlade s pokynmi peňažného ústavu  a v rozsahu ustanovení tejto smernice.

1.6.V účtovnej jednotke ....... (pozn.: určí sa interne) sa inventarizuje pokladničná hotovosť v týchto prípadoch:

-        pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,

-        pri jej zániku,

-        pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, a tiež

-        pri skončení pracovného pomeru.

Čl. II

Zásady vedenia pokladnice, náležitosti, zastupovanie a opravy

2.1. Stav, príjem a výdavok peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov sa eviduje v pokladničnej knihe na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov spolu s vykonaním základnej finančnej kontroly. Pokladníčka zabezpečí chronologické číslovanie pokladničných dokladov podľa poradia ich zápisu do pokladničnej knihy.

2.2.Pokladničná kniha – pre každú menu sa vedie samostatná pokladničná kniha. Obsahom pokladničnej knihy sú tieto údaje:

a)     označenie, že ide o pokladničnú knihu,

b)     názov organizácie,

c)     obdobie, ktorého sa týka – mesiac/rok,

d)     zápis v pokladničnej knihe má nasledujúcu štruktúru:

-        dátum uskutočnenia pokladničnej operácie,

-        číslo pokladničného dokladu,

-        stručný opis pokladničnej operácie,

-        suma prijatej alebo vydanej hotovosti,

-        aktuálny zostatok pokladničnej hotovosti po uskutočnenom pohybe peňažných prostriedkov.

2.3. Ak sa vedie pokladničná kniha ručne, musí byť zviazaná a jednotlivé stránky musia byť očíslované.

2.4. Číslovanie pokladničných dokladov sa vykonáva narastajúcim spôsobom od začiatku roka v jednom rade za sebou.

2.5. Opravy je možné vykonávať tak, aby bolo možné vždy určiť osobu, ktorá opravu vykonala, dátum opravy a aby z vykonanej opravy bol zrejmý obsah pôvodného účtovného dokladu. Nesmie sa použiť tekutý korekčný lak alebo prelepenie pôvodného zápisu. Ak sa opravuje účtovný zápis, pôvodný zápis sa prečiarkne a pripojí sa nový opravený účtovný doklad.                       K opravenému údaju sa pripojí podpis osoby, ktorá opravu vykonala. V prípade, že je chybný iba jeden údaj, možno tento prečiarknuť a nad neho napísať nový správny údaj s poznámkou, kto a kedy opravu vykonal.

2.6. Zamestnávateľ ako účtovná jednotka má uzavretú dohodu o hmotnej zodpovednosti s osobou hmotne zodpovednou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti (pokladníkom), ceninami a prísne zúčtovateľnými tlačivami (pokladník, resp. zamestnanec zodpovedný za úsek pokladnice). Príloha k smernici upravuje vzor fyzickej inventúry v pokladnici. Pokladničná hotovosť sa inventarizuje aspoň raz ročne, a to k času 31.12.202x formou inventúrneho súpisu s podložením pokladničnej knihy.

2.7. Zamestnanec zodpoved