Príkaz štatutára na určenie vybraných dokladov

Príkaz č. ....../202x k používaniu určených účtovných a neúčtovných dokladov v subjekte .........

Článok 1

Úvodné ustanovenie 

Týmto príkazom štatutár pre podmienky subjektu územnej samosprávy ........ (určí sa interne) určuje  účtovné a neúčtovné doklady do dennej praxe pre zodpovedných zamestnancov podľa prílohovej časti, ktorá predstavuje neoddeliteľnú a záväznú časť tohto príkazu ako interného aktu riadenia. Príkaz štatutára nadväzuje na smernicu  o vedení účtovníctva č. ................. zo dňa ...... a smernicu o obehu dokladov č. ........ alebo kompetenčný poriadok .......( určí sa interne) 

Článok 2

Postup pri uvádzaní dokladov do praxe a ich obeh

1.  Zamestnanec učtárne ........... poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.

2. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.

3. K faktúre musia byť priložené najmä:

a)     objednávka (ak je vyhotovená),

b)     odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),

c)     dodací list, príjemka, výdajka,

d)     pečiatka/krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly alebo

e)     prílohy k faktúre (napr. súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a pod.).

4. Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive (v zmysle zásady jednotnosti). V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa. Ak je vyhotovený k objednávke prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky. Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky. Zodpovedný zamestnanec zároveň:

a)     vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,

b)     originál objednávky zasiela organizácií, v ktorej daný výkon objednáva,

c)     druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie a tiež

d)     uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa viaže objednávka na účinnú zmluvu (rámcové zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, revízne zmluvy a podobne).

5. Objednávka (emailová, kamenný obchod, e-shopová, písomne alebo elektronicky vystavená) sa riadne zverejňuje na webovom sídle do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia (fyzického alebo emailového vystavenia). Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec. 

6. Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe (číselný rad môže byť prílohou vlastného príkazu štatutára alebo internej smernice). Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v zmysle tohto príkazu v pokladničnej knihe, formou ............... (napríklad v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti). Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu.

7.  Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola v zmysle tohto príkazu štatutára spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom účtovníčky/účtovníka a dátumom zaúčtovania a náležitosťami účtovného dokladu.

8. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/riaditeľom/starostom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu.  Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu. Pred úhradou je doklad podpísaný (spolu s výkonom základnej finančnej kontroly zodpovedným vedúcim zamestnancom).

9.  V prípade zakúpenia tovaru a podobne bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku ........ zamestnancovi pokladnice na preplatenie výdavkový doklad. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly.  Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo riaditeľ. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa realizuje v hotovosti na základe zálohy v maximálnej určenej sume.  Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a pod.) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.

10. Pri výkone pracovnej činnosti môže vzniknúť situácia, že zamestnanec potrebuje k zabezpečeniu pracovných úloh určitú finančnú čiastku v hotovosti skôr, ako by mohol predložiť doklady  na zúčtovanie výdavkov. V určitých odôvodnených prípadoch je príslušnými zákonnými ustanoveniami daná možnosť poskytnúť zamestnancovi zálohu na vyúčtovanie. Zodpovedný zamestnanec za úsek pokladnice má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladnice bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu, a uviesť na ňom dôvod.

Poskytovanie záloh sa v organizácii uskutočňuje na cestovné, preddavky a jednorazové preddavky, a to na základe odsúhlasenia príslušným vedúcim/štatutárom. Pred poskytnutím záloh je vykonaná základná finančná kontrola. Záloha sa poskytuje maximálne v sume ..... eur.

11.  Každý dobropis súvisí s predchádzajúcou dodávateľskou faktúrou. Pracovné postupy pri jeho účtovnom spracovaní sú v zásade rovnaké ako postup určený pre spracovanie došlých faktúr. Zodpovedný zamestnanec za vecnú správnosť faktúry, na ktorú dobropis zaeviduje, si vo svojej operatívnej evidencii doplní údaje dobropisu s cieľom sledovania limitov stanovených k čerpaniu finančných prostriedkov.  Okrem týchto účtovných dokladov zodpovedá úsek učtárne za bankové účty a ich evidenciu a zber z podateľne a úsek miezd za interné doklady súvisiace so mzdovými záležitosťami (rekapitulácie miezd, podklady ku mzdám a pod.).

Článok 3

Zásady vyraďovania majetku 

1.   Subjekt......... prostredníctvom zamestnanca/úseku/sekcie ........... je povinný  s prebytočným majetkom naložiť bez zbytočného odkladu, účelne
a s maximálnou hospodárnosťou v súlade s týmto predpisom a všeobecne záväznými
právnymi predpismi.

2. Komisia navrhne spôsob naloženia s prebytočným majetkom, zabezpečí vykonanie
ocenenia majetku a predloží tento návrh štatutárovi v lehote ............... . Vedúci zamestnanci sú bezodkladne povinní oboznámiť s ponukou svojich zamestnancov.

3. Komisia je oprávnená pri predmetoch predaja špecifickej povahy, a to strojov,
zariadení, motorových vozidiel, výpočtovej a kancelárskej techniky, s prihliadnutím
k dopytu zamestnancov po týchto predmetoch predaja navrhnúť maximálny počet
kusov, o ktorých odkúpenie je jeden záujemca oprávnený požiadať, ako i maximálny
počet kusov, ktoré môže získať. 

Článok 4

Záverečné ustanovenia, účinnosť príkazu štatutára

1. Príkaz štatutára je záväzný pre všetkých zamestnancov subjektu ......... .Tento príkaz môže byť menený a aktualizovaný formou dodatkovania, respektíve novým príkazom štatutára.  
2. Tento príkaz štatutára je nadväzuje na smernicu  o vedení účtovníctva č. .......... zo dňa ...... a smernicu o obehu dokladov č. ........ (určí sa interne).
3. Príkaz nadobúda účinnosť dňa ........... .

          ........................................

              štatutárny orgán   

Príloha č. 1: Rozhodnutie o neupotrebiteľnosti/prebytočnosti  majetku

Účtovná jednotka – subjekt územnej samosprávy ........ so sídlom ............

Rozhodnutie štatutára o neupotrebiteľnosti/prebytočnosti* majetku č. ........... 

Štatutárny orgán ................. subjektu .................. so sídlom .................

rozhoduje v zmysle  interného aktu ................ (napríklad zásad hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ......., smernice o majetku č. ......... zo dňa .......... a podobne), že tieto druhy majetku:

.................................................................... (určí sa interne)

sú neupotrebiteľné/prebytočné*bez možnosti ich opravy, respektíve s neefektívnym nákladom, a to z dôvodu .....................

Na základe uvedeného budú tieto druhy dlhodobého majetku vyradené vyraďovacou komisiu a následne zlikvidované. O tejto skutočnosti bude spracovaný zápis členmi likvidačnej komisie ............. .

Spôsob likvidácie:

Likvidácia bude realizovaná ......................... (napríklad: odvozom neupotrebiteľných/prebytočných* druhov majetku zodpovednou osobou) s riadnym dokladom o tejto skutočnosti.

V ............................... dňa .............

*zadefinuje sa interne

        .........................................

                                                                                                                    štatutárny orgán

Základná finančná kontrola  –  Rozhodnutie o prebytočnosti/neupotrebiteľnosti