Na čo nezabudnúť pri vedení pokladnice v samospráve

Lehota na vykonanie inventarizácie zásob a pokladničnej hotovosti je stanovená v zákone o účtovníctve obligatórne, a to v termíne minimálne raz za účtovný rok (k termínu 31. 12.). Frekventovanejšie inventarizácie a inventúry v pokladnici sa realizujú v praxi:

• na základe mimoriadnej inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov,
• na základe požiadavky kontrolného orgánu alebo podľa prijatého opatrenia na nápravu nedostatkov zistených kontrolou,
• v zmysle príkazu štatutára účtovnej jednotky v územnej samospráve (starosta, riaditeľ alebo primátor a podobne).

V praxi treba dodržiavať aj pravidlá definované v osobitnom predpise - zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“).Podľa Zákonníka práce sa teda inventarizuje pokladničná hotovosť (teda finančný majetok určený na obeh alebo obrat) v týchto prípadoch:

1. pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,
2. pri jej zániku,
3. pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, a tiež
4. pri skončení pracovného pomeru.

Spôsob takejto inventarizácie môže byť realizovaný:

1. zápisom v pokladničnej knihe (s uvedením dátumu a zostatku),
2. evidovaním v elektronickej pokladničnej knihe,
3. písomným zápisom (spolu s mincovkou).

Kontrola pokladničnej hotovosti (súlad fyzického a účtovného stavu)

Vzor: SPRÁVA o kontrole pokladničnej hotovosti – tematická kontrola

Podľa zámeru vykonania námatkovej kontroly vykonal hlavný kontrolór ...... kontrolu pokladničnej hotovosti ako pravidelnú kontrolu, a to v náhodne vybraný pracovný deň v mieste sídla subjektu .......... (pokladnice v hlavnej pokladnici ...., lístkové pokladnice) dňa ...... k evidenčnému stavu .....

Cieľom kontroly bolo preverenie dodržania ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov vzhľadom na dodržanie zásady súladu účtovného a skutočného stavu pokladničnej hotovosti podľa hlavnej knihy, pokladničnej knihy v predmetný deň a zostatku pokladničnej hotovosti (bankoviek a mincí vo fyzickej forme). Ku kontrole bola vyžiadaná súčinnosť účtovného úseku v rámci zistenia účtovného stavu pokladničnej hotovosti – konto účtu 211 01 00.

Bolo zistené, že pokladničnú agendu spravujú zamestnankyne podľa vopred podpísanej dohody o hmotnej zodpovednosti, čo je v súlade s ustanoveniami § 182 a nasl. zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.

Predmetná kontrola bola vykonaná s použitím mincovky a to nasledovne:

Pokladnica č. 1: