Vedenie pokladnice a základná finančná kontrola

V príspevku sa venujeme problematike vedenia a účtovania pokladnice. Naším cieľom je upozorniť na povinnosti zamestnanca zodpovedného za vedenie pokladnice a na povinnosti štatutárneho orgánu obce a ROPO vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov vrátane peňažných prostriedkov v hotovosti.

Za vedenie pokladnice, t. j. evidovanie peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív je zodpovedný zamestnanec obce a ROPO, ktorého náplňou práce obvykle bývajú okrem vedenia pokladnice aj tieto činnosti:

• zabezpečenie príjmu a výdaja peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
• vedenie evidencie o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
• vyhotovovanie pokladničných dokladov a vedenie pokladničnej knihy,
• dopĺňanie peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
• sledovanie limitu pokladničnej hotovosti a následne zabezpečovanie odvodu pokladničnej hotovosti do banky,
• vykonávanie základnej finančnej kontroly finančných operácií,
• odovzdávanie pokladničných do­kladov a účtovných záznamov z pokladničných kníh na zaúčtovanie.

Dohoda o hmotnej zodpovednosti pokladníka

Obec a ROPO musí so zamestnancom zodpovedným za vedenie pokladnice (pokladník) uzatvoriť písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Podľa § 182 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“), ak pokladník prevzal na zá­klade dohody o hmotnej zodpovednosti zodpovednosť za zverené hotovosti a ceniny alebo iné hodnoty, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok. Dohoda o hmotnej zodpovednosti sa musí uzatvoriť písomne, inak je neplatná.

Vzor Dohoda o hmotnej zodpovednosti

Dohoda o hmotnej zodpovednosti

Zamestnávateľ:

Zamestnanec:

Článok I.

Zamestnávateľ a zamestnanec uzatvorili dňa _______ pracovnú zmluvu, na základe ktorej vykonáva zamestnanec prácu pokladníka na pracovisku ___________________ (uviesť miesto výkonu práce).

Článok II.

Predmetom tejto dohody je prevzatie hmotnej zodpovednosti zamestnanca za schodok na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať v zmysle § 182 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.

Článok III.

Zamestnanec sa so zamestnávateľom dohodol, že odo dňa ________ preberá hmotnú zodpovednosť za __________________________________ (uviesť, čo je predmetom dohody, napr. zverené peňažné prostriedky, ceniny), ­nachádzajúce sa v _______________________________ (spresniť miesto) podľa inventúrneho súpisu vyhotoveného dňa _______. Inventarizácia hodnôt zverených na vyúčtovanie bola vykonaná ku dňu podpísania tejto dohody.

Článok IV.

Zamestnanec písomne upozorní svojho nadriadeného na všetky nedostatky, ktoré by mu znemožnili správne a zodpovedne vykonávať funkciu pokladníka. Zamestnanec je povinný vyúčtovať uvedené zverené hodnoty a v prípade schodku, pokiaľ by nepreukázal, že tento schodok nezavinil, uhradiť vzniknutú škodu v plnej výške.

Článok V.

Zamestnávateľ sa zaväzuje vytvoriť a udržiavať také pracovné podmienky, ktoré by zamestnancovi umožňovali riadny výkon funkcie spojenej s hmotnou zodpovednosťou.

Článok VI.

Táto dohoda je platná počas celého trvania pracovného pomeru. Zaniká v prípade skončenia pracovného pomeru zamestnanca, resp. dňom odstúpenia od tejto dohody z dôvodov uvedených v § 183 ods. 1 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.

Článok VII.

Dohoda o hmotnej zodpovednosti sa vyhotovuje v dvoch exemplároch, z ktorých každá zmluvná strana dostane jeden. Zamestnávateľ a zamestnanec svojím podpisom vyjadrujú, že si dohodu pozorne prečítali, jej obsahu porozumeli a na znak súhlasu ju podpísali.

V _______________________ dňa ______________

      ____________________________                                                                                                                 _____________________________

                Zamestnávateľ                                                                                                                                                  Zamestnanec

Uzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti s pokladníkom je finančná operácia, ktorá musí byť overená základnou finančnou kontrolou v súlade so zákonom č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o finančnej kontrole“).

Podľa § 7 ods. 1 zákona o finančnej kontrole je obec a ROPO povinná základnou finančnou kontrolou overovať vždy súlad každej finančnej operácie alebo jej časti s: