V príspevku sa venujeme pokladničnej agende, zameriavame sa na obeh pokladničných operácií a na základnú finančnú kontrolu pokladničných operácií na pokladničných dokladoch. Cieľom príspevku je upozorniť na povinnosti zamestnanca zodpovedného za vedenie pokladnice a na povinnosti štatutárneho orgánu obce a rozpočtových a príspevkových organizácií (ďalej len „ROPO“) vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov vrátane peňažných prostriedkov v hotovosti.
Najlepším spôsobom, ako vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti, je vydať „Smernicu pre vedenie pokladnice, obeh pokladničných dokladov a vykonávanie finančných operácií“ (ďalej len „smernica“), ktorá bude zabezpečovať jednotnosť pri vedení pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávaní pokladničných operácií v účtovnej jednotke.
Táto smernica tak bude súčasťou celého systému finančného riadenia, ktorý tvoria jednotlivé vnútorné smernice a rozhodnutia štatutárneho orgánu obce a ROPO ako vnútorné riadiace akty finančného riadenia, ktoré upravujú prípravu a realizáciu finančných operácií, povinnosti a postupy vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za výkon finančnej kontroly na úsekoch rozpočtu, verejného obstarávania, správy majetku, účtovníctva, výkazníctva a ďalších odborných úsekov činností pri hospodárnom, efektívnom a účinnom vynakladaní verejných prostriedkov.
Zásady obehu pokladničných dokladov
Obeh pokladničných dokladov by mal upravovať postup spracovania a preskúmavania pokladničných dokladov od ich vyhotovenia až po ich likvidáciu a odovzdanie na zúčtovanie, mal by vymedzovať práva a zodpovednosť jednotlivých zamestnancov za overenie vecnej a formálnej správnosti a uvádzať nadväznosť pracovných postupov vrátane lehôt podávania pokladničných dokladov medzi zamestnancami.
Zásady obehu pokladničných dokladov bývajú obvykle súčasťou obehu účtovných dokladov a sú tak určené vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie účtovníctva. Obeh pokladničných dokladov býva upravený aj vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie pokladnice. Vždy je to na slobodnom rozhodnutí obce a ROPO, aký postup zvolí.
Vždy však platia rovnaké zásady obehu pokladničných dokladov:
- Zamestnanec zodpovedný za vedenie pokladnice (pokladník) je povinný vyhotoviť pokladničný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje.
- Pokladník overuje pokladničné doklady jednak z vecného a číselného hľadiska, a jednak z formálneho hľadiska.
- Pokladník nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej a číselnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého sa pokladničný doklad vystavuje.
- Pred predložením pokladničného dokladu na zúčtovanie sa musí vykonať preskúmanie a schválenie pokladničného dokladu.