Otázka č. 1: Aký rozsah dokladov v praxi najčastejšie definujeme pojmom účtovné doklady?
V praxi ide spravidla o príjmové a výdavkové pokladničné doklady, interné doklady, preúčtovania a opravné doklady, likvidačné listy (platobné poukazy, kontrolné alebo krycie listy) k došlým faktúram, odberateľské faktúry, cestovné príkazy a tiež zaraďovacie a vyraďovacie protokoly.
Otázka č. 2: Je aj výpis z banky účtovným dokladom? Má byť na výpise z banky účtovná predkontácia?
Na bankových výpisoch netreba mať uvedené účtovné predkontácie. Úplne postačuje, ak po zaúčtovaní jednotlivých bankových transakcií z bankového výpisu účtovník vytlačí podrobný zoznam zaúčtovaných bankových transakcií, kde sú uvedené všetky zodpovedajúce údaje o uskutočnenej bankovej transakcii (dátum, finančná suma, opis transakcie, variabilný symbol, prípadne osobitná krátka poznámka) a tento vytlačený zoznam zaúčtovaných transakcií účtovník aj podpíše.
Otázka č. 3: V našej príspevkovej organizácii číslujú faktúry samostatnou číselnou radou v každom mesiaci (napr. 2020-06-01, 2020-06-02... a potom 2020-07-01...). Je to z hľadiska kontroly v poriadku?
Áno, uvedené číslovanie je interným spôsobom označenia účtovných dokladov a kontrola v tomto prípade často požaduje aj úpravu v internej smernici (najmä v smernici o obehu účtovných dokladov alebo v smernici o účtovníctve v organizácii).
Otázka č. 4: Ako má rozpočtová organizácia disponovať s faktúrami od dodávateľa, ktoré sú v cudzom jazyku? Môžeme také prijať?
Áno, faktúry možno prijať aj v cudzom jazyku, pričom ich preklad nemusí byť zabezpečený dodávateľom, no môže byť vyžadovaný rozpočtovou organizáciou, a to aj vzhľadom na dikciu ustanovenia § 4 ods. 8 zákona o účtovníctve, podľa ktorého účtovný doklad vyhotovený v inom ako štátnom jazyku musí spĺňať podmienku zrozumiteľnosti. Tým je myslené, že účtovný doklad musí umožniť jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady.
Otázka č. 5:Je možné likvidačné listy hromadne uložiť na začiatok prijatých faktúr na konci roka, a teda nie ku každej faktúre osobitne?
Uvedený prípad nie je rešpektovaný v praxi (aj s vzhľadom na kontroly Najvyšším kontrolným úradom SR) a je potrebné, aby každá faktúra obsahovala svoj platobný poukaz (likvidačný list), ktorý je jej účtovným dokladom a tak má byť k dispozícii pri účtovnom zápise a samotnej úhrade došlej faktúry od dodávateľa.
Dodatok do praxe: V praxi sa vyskytuje i prípad, keď je hromadne vyhotovený likvidačný list s uvedením jeho čísla (napr. LL č. 43/2020) a vzťahuje sa hromadne k trom faktúram od rovnakého dodávateľa v rovnakom čase a na iný predmet činnosti, tovaru alebo služby. Tým je zľahčený i výkon základnej finančnej kontroly, ktorá sa povinne vykonáva pri úhrade faktúry od dodávateľa.
Otázka č. 6: Je možné na dodávateľskú došlú faktúru napríklad za energie ceruzkou si rozpísať sumu na úhradu rozdelenú na jednotlivé strediská podľa nami stanovených percent a podľa toho ďalej účtovať, čo je zreteľne viditeľné na vytlačenom účtovnom doklade - likvidačnom liste?
Áno, uvedený spôsob nie je zákonom zakázaný, ak nemení charakter účtovného dokladu alebo je po tejto úprave nečitateľný alebo nerelevantný.
Otázka č. 7: Môže byť podpis zodpovedných osôb nahradený vytlačeným menom a priezviskom, titulom týchto osôb na zaúčtovanom doklade?
Podpis je povinnou súčasťou účtovného dokladu podľa ustanovení
§ 10 zákona o účtovníctve(
pozn. autora: podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie
). Z uvedeného vyplýva, že nemožno podpis nahradiť menom a priezviskom alebo iným údajom, ktorý nie je podpisom. Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
Otázka č. 8: Musí sa v obci spracovať vždy k úhrade faktúry likvidačný list? Môže byť nazvaný aj iným spôsobom?
V praxi je možné likvidačný list (ako účtovný doklad) nazvať aj iným spôsobom, a to napríklad platobný poukaz, či krycí list alebo aj kontrolný list k došlej faktúre. Uvedený spôsob si volí vždy subjekt územnej samosprávy samostatne a to v intenciách svojej internej smernice, ktorá by mala obsahovať aj vzor tohto likvidačného listu (krycieho, platobného alebo kontrolného listu) v prílohovej časti k vlastnej internej smernici.
Otázka č. 9: Čo všetko sa v rámci úhrady faktúry overí základnou finančnou kontrolou?
Základnou finančnou kontrolou (vykonávanou podľa ustanovení § 7 v nadväznosti na § 6 ods. 4
zákona č. 357/2015 Z.z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.) sa overí z vecnej stránky súlad so zmluvou alebo vystaveným rozhodnutím (ak predchádza fakturácii) alebo objednávkou a tiež súlad s internou smernicou (najmä so smernicou o obehu účtovných dokladov, ak je k dispozícii). Vo finančnej oblasti sa overí úhrada s rozpočtom subjektu. Treba dodať, že nie je povinné uvádzať pri základnej finančnej kontrole konkrétne čísla smernice, zmluvy a pod. (ak tak nestanoví interná smernica o finančnej kontrole).
Otázka č. 10: Čo v praxi obcí znamená ustanovenie § 10 ods. 1 písm. g) zákona o účtovníctve, podľa ktorého vyplýva, že účtovný doklad nemusí obsahovať označenie účtov, na ktorých je zaúčtovaný, ak zaúčtovanie dokladu vyplýva z programového vybavenia?
V praxi uvedené znamená, že ak programové vybavenie (softvér účtovnej jednotky používaný v účtovnej agende) priamo zadefinuje účty Má dať a Dal (účtovnú predkontáciu), nemusí ich ešte manuálne dopĺňať osoba zodpovedná za účtovanie. Druhou alternatívou je prípad, keď vôbec nie je viditeľné na vytlačenom (či elektronickom) účtovnom doklade - likvidačnom liste, internom doklade, cestovnom príkaze a pod. predkontovanie formou účtovného zápisu, no takýto účtovný zápis je riadne zachytený v programovom vybavení (napríklad priamo v denníku).
Otázka č. 11: Musí obec pokladničný doklad z Nemecka (v mene EUR) viesť v evidencii zahraničných pokladničných dokladov alebo ho môže zaradiť do číselnej rady tuzemských pokladničných dokladov v mene EUR?
Uvedený spôsob číslovania si volí účtovná jednotka sama, a to v intenciách internej smernice, ktorá má zadefinovať na vlastné podmienky formu číslovania (jednotlivého alebo špeciálneho).
Zákon o účtovníctve túto skutočnosť bližšie neupravuje.
Otázka č. 12: Pri došlých faktúrach v rozpočtovej organizácii vystavujeme krycí list. Musíme vystaviť k nemu aj likvidačný list?
Nie, krycí list je účtovný doklad v prípade, že má všetky náležitosti ustanovenia
§ 10 zákona o účtovníctve (t.j. slovné a číselné označenie účtovného dokladu, obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, dátumy, podpisy a predkontáciu). Ak krycí list k došlej faktúre tieto údaje neobsahuje, je potrebné ich doplniť alebo vystaviť k nemu likvidačný list (či platobný poukaz). Následne je však na zvážení účtovnej jednotky, či je potrebné vystavovať krycí list k došlej faktúre, ak nemá náležitosti a obsahový význam podľa zákona o účtovníctve.
Otázka č. 13: Je potrebné uviesť na každej odberateľskej faktúre aj predkontáciu alebo stačí, ak sa na konci mesiaca zaúčtujú tieto faktúry a priloží sa k nim hromadný doklad za celý mesiac, kde sú jednotlivé faktúry predkontované?
Je potrebné, aby každý účtovný doklad obsahova
