Portál pre obce,
rozpočtové a príspevkové organizácie

Online časopis

Archivácia personálnej a mzdovej agendy v roku 2022

Dátum: Autor/i: JUDr. Tatiana Mičudová, PhD. Rubrika: Pracovné právo a mzdy

Každý zamestnávateľ uchováva osobné údaje svojich zamestnancov dovtedy, kým je to potrebné, na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.

Údaje zamestnancov pracujúcich, či už v pracovnom pomere alebo na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, vedie zamestnávateľ spravidla v tzv. osobnom spise alebo v rámci mzdovej agendy.
Súčasťou personálnej agendy je najmä osobný spis zamestnanca. Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len "ZP") neobsahuje legálnu definíciu pojmu osobný spis, ani výslovne neupravuje (nevymenúva), čo má alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca.
Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca - dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty, napr. lekárske potvrdenie o gravidite, ktoré predložila zamestnávateľovi tehotná zamestnankyňa (§ 40 ods. 6 ZP), písomné oznámenie o dojčení, ktoré zamestnávateľovi predložila dojčiaca zamestnankyňa (§ 40 ods. 7 ZP), rozhodnutie o invalidnom dôchodku predložené zamestnancom so zdravotným postihnutím (§ 40 ods. 8 ZP) a pod.
Tento článok pojednáva o povinnosti zamestnávateľa archivovať personálnu a mzdovú agendu, ako aj o jeho povinnosti chrániť údaje obsiahnuté v tejto agende.
Personálna agenda - osobný spis
Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t.j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.
Cieľom predzmluvných vzťahov podľa § 41 ZP je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.
V súlade s ustanovením § 41 ods. 5 ZP môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov a pod.). Od uchádzača o zamestnanie, ktorý už bol zamestnávaný, môže zamestnávateľ požadovať aj predloženie pracovného posudku a potvrdenia o zamestnaní. Predloženie týchto dokladov nemôže zamestnávateľ žiadať od bývalého zamestnávateľa uchádzača o zamestnanie.
V rámci pracovného pohovoru sa zamestnávatelia často dopúšťajú chýb. Tieto chyby spočívajú v získavaní takých informácií od uchádzačov o zamestnanie, ktoré zamestnávateľ podľa § 41 ods. 6 ZP nesmie vyžadovať.
V súlade s § 41 ods. 6 ZP nesmie zamestnávateľ vyžadovať od uchádzača o zamestnanie informácie:
a)
o tehotenstve,
b)
o rodinných pomeroch,
c)
o bezúhonnosti s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať,
d)
o politickej príslušnosti, odborovej príslušnosti a náboženskej príslušnosti.
V súvislosti s informáciou o tehotenstve zamestnávateľov často trápi otázka, či zákaz vyžadovať od uchádzačky o zamestnanie informácie o tehotenstve platí aj vtedy, ak ide o prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná.
Odpoveď znie, že zákaz vyžadovať tieto informácie platí v predzmluvných vzťahoch. Ak zamestnávateľ zamestná tehotnú uchádzačku o zamestnanie na prácu, ktorá je tehotným ženám zakázaná, tak je následne (počas trvania pracovného pomeru) povinný preradiť ju na inú prácu, ak sa dozvie, že je tehotná. Za tehotnú zamestnankyňu sa na účely ZP totiž považuje iba taká zamestnankyňa, ktorá svojho zamestnávateľa písomne informovala o svojom stave a predložila o tom lekárske potvrdenie.
Podľa ustanovenia § 41 ods. 6 písm. b) ZP sú neprípustné aj otázky zamestnávateľa v súvislosti s rodinnými pomermi uchádzača o zamestnanie. Keďže ZP nedefinuje pojem rodinné pomery, zamestnávateľom nie je úplne zrejmé, ktorých otázok sa zákaz týka.
Pojem rodinné pomery zahŕňa široký okruh príbuzenských vzťahov i vzťahov, ktoré ich napodobňujú. Preto je neprípustné, aby zamestnávateľ kládol uchádzačovi otázky typu, či si plánuje v najbližšom čase založiť rodinu, alebo či už rodinu má, koľko má detí, či sa
Pre zobrazenie článku nemáte dostatočné oprávnenia.

Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.

Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).



Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Seriály