Každý zamestnávateľ vedie o svojom zamestnancovi dokumentáciu, ktorá obsahuje všetky informácie súvisiace s pracovnoprávnym vzťahom tohto zamestnanca. Súbor takýchto dokumentov označujeme v praxi ako „osobný spis zamestnanca“. Pracovnoprávnym vzťahom je nielen vzťah založený pracovnou zmluvou, ale aj vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ktorý je založený niektorou z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca – dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty – napr. doklady preukazujúce dosiahnutý stupeň štúdia, potvrdenia o absolvovaní rozličných kurzov/školení, prípadne potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti, výpis z registra trestov a pod.
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“) neobsahuje legálnu definíciu pojmu osobný spis, ani výslovne neupravuje (nevymenúva), čo má, alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca. Avšak z praxe, z ustanovení Zákonníka práce a zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) možno okruh týchto dokumentov identifikovať.
Tento článok pojednáva o tom, aké dokumenty a doklady by mali tvoriť osobný spis zamestnanca a poukazuje na právnu úpravu s tým súvisiacu.
Dokumenty v čase predzmluvných vzťahov
Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t. j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.
Účelom predzmluvných vzťahov podľa § 41 Zákonníka práce je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.
V súlade s ustanovením § 41 ods. 5 Zákonníka práce môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov). Od uchádzača o zamestnanie, k