Povinnosti v mzdovej učtárni pri ročnej uzávierke za rok 2017

Povinnosti vykonávané v ročnej uzávierke v mzdovej učtárni sú ustanovené predovšetkým v uvedených zákonoch:

• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „zákon dani z príjmov“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie vo forme ročných mzdových listov, povinnosť vykonať úkony k uzatvoreniu zdaňovacieho obdobia a otvoreniu nového zdaňovacieho obdobia a povinnosť pripraviť podklady na vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti,
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia,
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v z. n. p. (ďalej len „zákon o o sociálnom poistení“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely sociálneho poistenia,
• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“), z ktorého vyplýva povinnosť vedenia evidencie o zamestnanoch, dodržať v súvislosti s odmeňovaním zamestnancov zákon o minimálnej mzde a výšku mzdových zvýhodnení (príplatkov) za prácu nadčas, za prácu vo sviatok, za prácu v noci a za prácu v škodlivom prostredí,
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), z ktorého vyplýva pre účtovné jednotky, ktoré majú účtovné obdobie kalendárny rok, povinnosť vykonať inventarizáciu pohľadávok a záväzkov voči ich zamestnancom, voči zdravotnej poisťovni, voči sociálnej poisťovni a správcovi dane,
• zákon č. 152/1994 Z. z o sociálnom fonde v z. n. p. (ďalej len „zákon o sociálnom fonde“), z ktorého vyplýva povinnosť zúčtovať prostriedky sociálneho fondu za príslušný kalendárny rok,
• zákon č. 540/2001 Z. z. o štátnej štatistike v z. n. p., z ktorého vyplýva povinnosť spracovať a zaslať za sledované obdobie kalendárneho roka štatistické zisťovania,
• ďalšie právne normy, napr. zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“), z ktorého vyplýva povinnosť uchovávať dokumenty personálnej a mzdovej agendy.

Pri uzatváraní kalendárneho roka je zamestnávateľ povinný v oblasti mzdového účtovníctva každoročne vykonať úkony smerujúce k príprave ročnej mzdovej uzávierky a k príprave ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti. Ide predovšetkým o doplnenie zákonom predpísaných evidencií a zabezpečenie ich archivácie a vystavenie potvrdení pre zamestnancov, ktoré obsahujú údaje o poskytnutom príjme zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach potrebných na vysporiadanie ich celoročnej daňovej povinnosti.

Povinnosť vedenia evidencie na daňové účely

V súlade s § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie. Za zamestnanca sa na daňové účely rozumie daňovník s príjmami podľa § 5 zákona o dani z príjmov prijatými od zamestnávateľa ako platiteľa týchto príjmov (§ 2aa zákona o dani z príjmov).

Mzdový list sa považuje v mzdovej učtárni za najdôležitejší dokument a tvorí základný účtovný doklad na správne zaúčtovanie a vyplatenie príjmov jednotlivým zamestnancom. Zamestnávateľ má povinnosť viesť mzdový list pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov. Ide o príjmy, ktoré sú vyplácané:

• súčasným zamestnancom, ktorí stále pracujú u zamesnávateľa v pracovnoprávnom vzťahu, t. j. v pracovnom pomere alebo v právnom vzťahu dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru,
• bývalým zamestnancom, keď ide o príjmy vyplácané už po skončení pracovnoprávneho vzťahu, napr. príjmy zo sociálneho fondu vyplácané už vystúpeným zamestnancom (dôchodcom), doplatky príjmu po skončení pracovného pomeru,
• fyzickým osobám na základe príkaznej alebo mandátnej zmluvy; príjmy sa považujú v súlade s § 5 zákona o dani z príjmov za zdaniteľný príjem zo závislej činnosti, ďalej aj príjmy poslancov obecného (mestského) zastupiteľstva za výkon funkcie poslanca podľa zákona č. 369/1990 Zb. oobecnom zriadení v z. n. p. a iné druhy príjmov zo závislej činnosti podľa § 5 zákonaodani príjmov.

Povinné náležitosti výplatných listín vrátane ich rekapitulácie neustanovuje žiaden právny predpis, ale v praxi sa používajú tie, ktoré sú zákonom o dani z príjmov ustanovené ako povinné náležitosti mzdového listu. Mzdový list musí v súlade s § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov na daňové účely obsahovať:

1. meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
2. rodné číslo zamestnanca,
3. adresu trvalého pobytu zamestnanca,
4. mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (§ 11 ods. 3 zákona o dani z príjmov) a daňový bonus,
5. výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
6. za každý kalendárny mesiac zákonom predpísané náležitosti.

Údaje uvedené pod ­písmenkami a) až d) sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, Slovenskej informačnej služby, Zboru väzenskej a justičnej stráže Slovenskej republiky a Železničnej polície.

Ak zamestnanec poberá u zamestnávateľa len nepeňažné príjmy uvedené v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov, napr. nepeňažný príjem za používanie vozidla zamestnávateľa na služobné a súkromné účely, prípadne ak zamestnanec prijme cenu či výhru zo súťaže vyhlásenej zamestnávateľom, má možnosť namiesto mzdových listov, viesť zjednodušenú evidenciu, a to tzv. zoznam zamestnancov, ktorý musí obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca (a to aj predchádzajúce),
• jeho rodné číslo,
• adresu trvalého pobytu,
• údaj o trvaní pracovnej činnosti,
• úhrn nepeňažných príjmov (­napr. suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla podľa § 25 zákona o dani z príjmov za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia motorového vozidla zamestnávateľa na používanie na služobné a súkromné účely).

♦ Príklad č. 1:

Je zamestnávateľ povinný uviesť do mzdového listu aj zmeny osobných údajov zamestnanca, napr. údaje o zmene priezviska, trvalého pobytu a podobne?

Riešenie

Ak sa zmení náležitosť podpísaného vyhlásenia na zdanenie príjmov v časti „identifikačné údaje o zamestnancovi“, napr. priezvisko daňovníka, rodinný stav daňovníka, titul alebo adresa trvalého pobytu, zmenu je zamestnanec povinný uviesť v pôvodne podpísanom tlačive „Vyhlásenie na zdanenie príjmov“. Následne zamestnávateľ vyznačí zmenu osobných údajov zamestnanca aj do mzdového listu, prípadne do mzdovej evidencie.

Za správnosť údajov uvedených na mzdovom liste zodpovedá v zastúpení zamestnávateľa mzdová účtovníčka. Jej povinnosťou je skontrolovať a odsúhlasiť údaje na mzdovom liste a následne mzdový list uzatvoriť a následne otvoriť mzdový list pre nasledujúce zdaňovacie obdobie. V prípade, že by zamestnanec ukončil pracovnoprávny vzťah u zamestnávateľa v priebehu kalendárneho roka (t. j. pred 31. decembrom 2017), zamestnávateľ uzatvorí mzdový list ku dňu skončenia pracovnoprávneho vzťahu. V súvislosti s vykonaním ročnej mzdovej uzávierky uvedie zamestnávateľ za každého zamestnanca súčty jednotlivých položiek vykázaných na mzdovom liste nasledovne:

• súčet dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,
• súčet vyplatených zdaniteľných miezd (peňažné aj nepeňažné plne­nia),
• súčet súm oslobodených od dane,
• súčet súm poistného a príspevkov, ktoré bol povinný platiť zamestnanec,
• súčet súm základu dane,
• súčet súm uplatnených nezdaniteľných častí základu dane,
• súčet súm zdaniteľnej mzdy,
• súčet súm preddavkov na daň,
• súčet súm priznaného daňového bonusu,
• súčet súm dobrovoľného prís­pevku na starobné dôchodkové sporenie (II. pilier), ktoré odvádza zamestnávateľ a súčet súm na doplnkové dôchodkové sporenie (III. pilier), ktoré za zamestnanca odvádza zamestnávateľ.

Mzdový list zamestnanca je najdôležitejší doklad v mzdovom účtovníctve, na ktorom sú zaznamenané údaje súvisiace s výkonom závislej činnosti zamestnanca. Údaje zo mzdového listu sú dôležitým zdrojom informácií, ktoré mzdová účtáreň čerpá pri vystavovaní rôznych potvrdení a vypĺňaní množstva hlásení, výkazov a iných tlačív, ako aj pri zúčtovaní platených preddavkov na daň a platených preddavkov na verejné zdravotné poistenie. Údaje zo mzdového listu sú tiež dôležité pri posudzovaní mzdových nárokov a iných ­plnení patriacich zamestnancovi, ako aj pri posudzovaní nárokov na rôzne dávky vyplývajúce z osobitných predpisov (napr. nárok na starobný dôchodok). Preto by mzdová účtáreň mala venovať kontrole údajov vykazovaných na mzdovom liste náležitú pozornosť a takisto zabezpečiť aj uchovanie tohto dôležitého účtovného dokladu. Vo veci uchovávania mzdového listu (ale aj ďalších kópií daňových dokladov – mzdové zoznamy, výplatné listiny, rekapitulácia, potvrdenie o zdaniteľných príjmoch, doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní) sa zákon o dani z príjmov odvoláva na zákon o účtovníctve, ktorý ustanovuje lehotu uloženia najmenej 5 rokov. Vzhľadom na „vážnosť dokumentu“ ide o pomerne krátku lehotu uloženia. V praxi sa preto odporúča ustanoviť v prípade uchovávania mzdového listu dlhšiu lehotu uloženia a určiť ju v internej smernici zamestnávateľa (v tzv. registratúrnom pláne).

Poznámka: Od 1. januára 2018 sa navrhuje zosúladiť dobu archivácie účtovných dokladov s dobou archivácie účtovnej závierky ako podkladov na jej zostavenie. Pre účtovné jednotky vrátane zamestnávateľov to znamená predĺženie doby archivácie účtovných dokladov z 5 na 10 rokov. Dlhšia lehota archivácie by sa mala vzťahovať aj na už uzavreté účtovné roky a tie doklady, ktorým do konca roka 2017 neuplynie 5-ročná archivačná lehota. Naďalej bude platiť, že je možné archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme, a to podľa vlastného rozhodnutia účtovnej jednotky.

Na základe údajov uvedených na mzdovom liste, prípadne v zozname zamestnancov, je zamestnávateľ povinný za obdobie roku 2017, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľný príjem, vystaviť a doručiť zamestnancovi najneskôr do 10. marca 2018:

• potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti. Zamestnávateľ vystaví na tlačive predpísanom finan­čným riaditeľstvom údaje, ktoré sú rozhodujúce na výpočet zá­kladu dane, preddavkov na daň, dane na priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie.

Po vykonaní ročnej mzdovej uzávie