S pokladničnou agendou sa stretávame v každej obci, v každej rozpočtovej a príspevkovej organizácii (ďalej len „ROPO“). Ide o rozsiahlu a v mnohých smeroch špecifickú pracovnú činnosť, ktorú najmä v malých obciach a ROPO najčastejšie vykonáva jediná osoba zodpovedná za ekonomickú agendu v kumulovanej funkcii.
V príspevku sa venujeme problematike vedenia a účtovania pokladnice. Naším cieľom je upozorniť na povinnosti zamestnanca zodpovedného za vedenie pokladnice a na povinnosti štatutárneho orgánu obce a ROPO vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov vrátane peňažných prostriedkov v hotovosti.
Za vedenie pokladnice, t. j. evidovanie peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív je zodpovedný zamestnanec obce a ROPO, ktorého náplňou práce obvykle bývajú okrem vedenia pokladnice aj tieto činnosti:
- zabezpečenie príjmu a výdaja peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
- vedenie evidencie o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
- vyhotovovanie pokladničných dokladov a vedenie pokladničnej knihy,
- dopĺňanie peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín,
- sledovanie limitu pokladničnej hotovosti a následne zabezpečovanie odvodu pokladničnej hotovosti do banky,
- vykonávanie základnej finančnej kontroly finančných operácií,
- odovzdávanie pokladničných dokladov a účtovných záznamov z pokladničných kníh na zaúčtovanie.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti pokladníka
Obec a ROPO musí so zamestnancom zodpovedným za vedenie pokladnice (pokladník) uzatvoriť písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Podľa § 182 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p. (ďalej len „Zákonník práce“), ak pokladník prevzal na základe dohody o hmotnej zodpovednosti zodpovednosť za zverené hotovosti a ceniny alebo iné hodnoty, ktoré je povinný vyúčtovať, zodpovedá za vzniknutý schodok. Dohoda o hmotnej zodpovednosti sa musí uzatvoriť písomne, inak je neplatná.
Vzor Dohoda o hmotnej zodpovednosti
Dohoda o hmotnej zodpovednosti
Zamestnávateľ:
Zamestnanec:
Článok I.
Zamestnávateľ a zamestnanec uzatvorili dňa _______ pracovnú zmluvu, na základe ktorej vykonáva zamestnanec prácu pokladníka na pracovisku ___________________ (uviesť miesto výkonu práce).
Článok II.
Predmetom tejto dohody je prevzatie hmotnej zodpovednosti zamestnanca za schodok na zverených hodnotách, ktoré je povinný vyúčtovať v zmysle § 182 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p.