Učtovná jednotka verejnej správy (ďalej len „ÚJ VS“) prostredníctvom účtovníctva dokumentuje svoju činnosť zaúčtovaním všetkých účtovných prípadov za účtovné obdobie. Ide o skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva ÚJ VS. Ide o účtovanie stavu a pohybu majetku, stavu a pohybu záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, výnosov, nákladov, príjmov, výdavkov, výsledku hospodárenia. Účtujú sa len tie skutočnosti, ktoré sa vedia oceniť (vyjadriť v peňažných jednotkách).
ÚJ VS je zodpovedná, aby jej doklady obsahovali všetky zákonné náležitosti podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Účtovný doklad sa buď vyhotovuje, alebo dopĺňa a podľa neho sa účtuje účtovný prípad v ÚJ VS. Doklad prijatý ÚJ VS sa nemôže považovať za jej účtovný doklad, pretože neobsahuje náležitosti účtovného dokladu (napr. faktúra – daňový doklad). Účtovným dokladom sa stane až po doplnení náležitostí určených v § 10 zákona o účtovníctve.
Dátum účtovného prípadu sa uvádza povinne na účtovnom doklade vrátane dátumu vyhotovenia účtovného prípadu.
Dátumom účtovného prípadu sa myslí deň, keď nastanú právne účinky daného vzťahu. Za deň účtovného prípadu sa nepovažuje deň, keď sa ÚJ VS dozvedela o týchto skutočnostiach. Deň účtovného prípadu môže byť aj iný, ako je dátum vyhotovenia účtovného dokladu.