Pokladničná agenda je jednou z najfrekventovanejších oblastí kontrol v územnej samospráve. Tento článok sumarizuje legislatívne požiadavky podľa zákona o účtovníctve, zákona o finančnej kontrole, archivačných predpisov aj zákona o slobodnom prístupe k informáciám. Zameriava sa na praktické vedenie pokladničnej knihy, vyhotovovanie dokladov, limity hotovosti, evidenciu faktúr a riešenie škodových udalostí. Súčasťou príspevku je aj vzor škodového protokolu.
Zodpovednosť a základné náležitosti pokladničnej agendy
So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti. Táto dohoda podlieha overeniu základnou finančnou kontrolou, avšak nie je potrebné ju zverejňovať.
Podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z.z. účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), ktorý upravuje náležitosti účtovného dokladu, musí každý pokladničný doklad (príjmový alebo výdavkový) spĺňať požiadavky podľa uvedeného zákona. Doklad musí obsahovať číslo a názov. Okrem interného označenia môže byť priradené aj ďalšie číslovanie, napríklad pri platobných poukazoch k došlej faktúre.
Evidencia dokladov a kontrolné mechanizmy
V praxi je evidovaná došlá faktúra priamo v knihe došlej pošty a následne i v knihe faktúr. V prípade pochybností možno uvedené číslovanie zjednotiť. Podľa § 5b písm. b) bodu 6 zákona č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov sa vyžaduje, aby zverejnený prehľad o dodávateľskej faktúre obsahoval aj dátum jej doručenia. Tento dátum predstavuje deň prijatia dokladu na účely účtovníctva a zároveň počiatočný deň jeho úschovy podľa interných predpisov.
Správnosť účtovných dokladov sa posudzuje z časového, vecného a formálneho hľadiska. Osobitná pozornosť sa venuje pokladničným dokladom, došlým faktúram a odberateľským faktúram. V súlade s § 7 zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov je každý subjekt verejnej správy povinný viesť evidenciu všetkých záznamov vzniknutých z jeho činnosti vrátane došlých dokumentov. Kniha došlej pošty je jedným z prostriedkov na plnenie tejto povinnosti.
Postup pri pokladničných výdavkoch
V prípade zakúpenia tovaru bez zálohovej platby (napr. na základe došlej faktúry) predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly. Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec, respektíve štatutárny orgán.
Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, výdavkový pokladničný doklad, došlá dodávateľská faktúra, vystavená faktúra, cestovný príkaz zamestnanca, interný doklad k účtovaniu, preúčtovaniu alebo opravnému účtovnému zápisu a pod.) na základe súhlasu príslušného vedúceho zamestnanca/štatutára.
Pokladník vytláča evidenčné knihy vo vopred určenej frekvencii (mesačne, týždenne alebo denne), ktoré odovzdáva do učtárne na zaúčtovanie. Ak v priebehu daného obdobia nie sú uskutočnené pokladničné pohyby či zmeny stavu zásob cenín, pokladník nemá povinnosť vytláčať príslušnú knihu za dané obdobie.
Špecifiká pokladničnej evidencie
-
Pokladničný doklad musí obsahovať náležitosti účtovného dokladu, pričom medzi povinné formálne náležitosti už nemusí patriť účtovná predkontácia (definovanie strán MD a D, ak to je možné relevantne skontrolovať cez programové vybavenie alebo iný účtovný/ekonomický softvér).
-
Pokladník overuje formálnou kontrolou zákonom stanovené náležitosti dokladu a zároveň sumu/výšku hodnoty cenín a zodpovedá za riadne informovanie nadriadeného zamestnanca.
-
Ak sa v pokladnici nenachádzajú valuty cudzích mien, nemá pokladník povinnosť viesť knihu valút osobitne.
-
V prípade vyplácania preddavkov z pokladnice overuje pokladník žiadosť zamestnanca o poskytnutie preddavku, ktorá musí byť vopred schválená zamestnancom/štatutárom. Preddavok sa vypláca len v prípade schválenej žiadosti.
-
Pokladník má právo vyplatiť zamestnancovi mzdu v hotovosti, ak je táto žiadosť vyplnená a podpísaná zamestnancom, vedúcim zamestnancom a obsahuje stanovisko personálneho oddelenia, a to všetko v rámci riadne vykonanej základnej finančnej kontroly.
Kontrola pokladničnej agendy
V praxi verejnej správy je realizovaný spravidla náhodný (tematický) výber kontrolnej vzorky a vykonávaný v zmysle plánu kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra ako riadna kontrola (podľa schváleného plánu kontrolnej činnosti na predmetný polrok účtovného roka) alebo oddelenia kontroly či poverených zamestnancov. Alternatívu predstavuje využitie inštitútu finančnej kontroly na mieste v zmysle ustanovení § 9 zákona č. 357/2015 Z.z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon č. 357/2015 Z.z.“).
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
Od 1. januára 2026 má byť účinná významnejšia novelizácia zákona č. 357/2015 Z.z., ktorá má meniť aj názvoslovia v rámci jednotlivých typov finančných kontrol.
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
Škodové udalosti a pokladnica
Ak sa pri objasňovaní škodovej udalosti zistí, že za jej vznik zodpovedá celkom alebo sčasti vedúci zamestnanec organizačného útvaru, v súvislosti s činnosťou ktorého škoda vznikla, protokol vypracuje jemu nadriadený vedúci zamestnanec. V prípade sporu o povinnosť vypracovať protokol rozhodne štatutárny orgán alebo interne určený zamestnanec, či príslušný organizačný úsek. Tento protokol sa overí základnou finančnou kontrolou.
V prípade škody v pokladničnej hotovosti sa takýto mínusový stav nazýva schodkom. Schodok predstavujú finančnú operáciu - iný úkon majetkovej povahy a riadne sa overí základnou finančnou kontrolou v zmysle ustanovení § 7 v nadväznosti na § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z.z.
Protokol obsahuje všetky zistené skutočnosti, ktoré sú zrejmé už pri oznámení škody, najmä dátum a miesto vzniku škody, druh škody, skutočnú alebo pravdepodobnú príčinu škody, stručný popis škodovej udalosti, meno a priezvisko prípadného svedka škodovej udalosti. Tiež má riadne obsahovať všetky skutočnosti zistené z vyšetrenia škodovej udalosti, najmä určenie osoby zodpovednej za vzniknutú škodu, prípadne stanovenie podielu spoluzodpovednosti iných osôb alebo zamestnávateľa, formu zavinenia (úmysel, nedbanlivosť) alebo vznik škody bez zavinenia, doklad o skutočnej výške spôsobenej škody.
Súčasne má obsahovať návrh záverov zo zistenia škody a návrh na postih zodpovedného zamestnanca, prípadne aj odôvodnenie návrhu na zníženie náhrady škody. Tento návrh má prejsť členmi škodovej komisie, ktorú menuje (ustanovuje) zásadne štatutárny orgán subjektu/zamestnávateľa.
Skutočnosti uvedené v protokole musia byť doložené návrhmi dôkazných prostriedkov nevyhnutných na objasnenie skutkového stavu, najmä uvedenie svedkov, doklad o výške škody alebo iné dôkazné prostriedky podľa povahy vzniknutej škodovej udalosti. Škodovú komisiu (ďalej len „komisia“) zriaďuje štatutárny orgán ako svoj poradný orgán pre posudzovanie škôd a pre prípravu návrhov na rozhodnutie o uplatňovaní zodpovednosti za škodu.
Komisia nemá rozhodovaciu právomoc. Závery jej rokovania majú charakter odporúčaní pre rozhodnutie štatutárneho orgánu subjektu. Je vhodné dodať, že o procese riešenia škody má v subjektoch verejnej správy byť spracovaný interný akt riadenia (smernica, zásady či príkaz štatutára).
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
Protokol o škode má byť overený základnou finančnou kontrolou v zmysle ustanovení § 7 zákona č. 357/2015 Z.z.
*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
Inventarizácia pokladničnej hotovosti
Inventarizáciu upravuje § 29 zákona o účtovníctve a § 182 Zákonníka práce. Podľa zákona o účtovníctve sa vykonáva minimálne jedenkrát za rok, a to vždy k 31. 12. daného roka.
(Pozn. autora: Môže byť vyhotovená aj polročne či štvrťročne, ak tak určí štatutár, interná smernica alebo interný akt zriaďovateľa, či výnimočnejšie i uznesenie zastupiteľstva.)
Okrem toho musí účtovná jednotka a zodpovední zamestnanci uplatňovať princíp a povinnosť inventarizovania pokladničnej hotovosti v zmysle zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“). Podľa Zákonníka práce sa inventarizuje pokladnica aj pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti a tiež pri skončení pracovného pomeru alebo pri odovzdaní pokladnice inému zamestnancovi.
Spôsob takejto inventarizácie sa spravidla vykonáva v samospráve zápisom v pokladničnej knihe (pozn.: s uvedením dátumu a zostatku), evidovaním v elektronickej pokladničnej knihe a tiež zápisom písomným (spolu s mincovkou).
V praxi sa vykonáva i inventarizácia pokladničnej hotovosti pri odovzdaní pokladnice zastupujúcemu zamestnancovi (postačí zápis v pokladničnej knihe, t.j. s akým zostatkom sa pokladnica odovzdáva). Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe. Číselný rad býva spravidla prílohou smernice.
Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v pokladničnej knihe v ručnej/elektronickej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu.
Odporúčania k pokladničnej agende:
1.
Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby spravidla dvojmo.
2.
Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou.
3.
Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola spolu so zamestnancom úseku rozpočtu.
4.
Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom a náležitosťami účtovného dokladu (§ 10 zákona o účtovníctve).
5.
Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu.
6.
Riadne sa archivuje účtovný doklad - pokladničný doklad a preukázateľný doklad o výdavku z pokladnice po dobu desiatich rokov od jeho vzniku v nadväznosti na zákon o účtovníctve v spojitosti s vlastným registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom.
Inventarizácia zásob
Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.
Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
Záver
Pokladničná agenda si vyžaduje vysokú mieru presnosti, právneho vedomia a pravidelnej kontroly. Včasné riešenie nezrovnalostí a kvalitne vedená dokumentácia sú základom správneho hospodárenia. Dodržiavaním uvedených postupov samosprávy predchádzajú zodpovednostným dôsledkom a zároveň posilňujú dôveru v transparentné nakladanie s verejnými prostriedkami.
Vzor protokolu o škode a zápisnica k riešeniu (zaznamenaniu) škodovej udalosti
Protokol o škode č. .... /202x
Dátum vzniku škody:
Miesto (útvar), kde škoda vznikla:
Druh a rozsah škody:
Skutkový stav:
Príčina škody:
Škodu zistil a oznámil (meno, priezvisko, funkcia, dátum oznámenia):
Škodu prešetroval (vyšetrujúci orgán, meno, priezvisko, funkcia):
Za škodu zodpovedá (meno, priezvisko, funkcia):
Vyjadrenie zodpovednej osoby k zistenej škode na majetku obce/mesta/VÚC/štátu:
Dôkazné prostriedky (napr. zápisnica z inventarizácie, revízny protokol, dohoda o hmotnej zodpovednosti, účtovné doklady):
iné doklady (napr. výsluchy svedkov):
Prílohy (ak je to potrebné uviesť vzhľadom na relevantnosť škodovej udalosti):
V .................... dňa .....................202x
....................................................... .................................................................
(zodpovedný zamestnanec) (útvar, v ktorom vznikla škoda podpis vedúceho zamestnanca)
Členovia škodovej komisie:
....................................................................
....................................................................
.....................................................................
Základná finančná kontrola:
|
Vo finančnej operácii je/nie je možné pokračovať |
Finančnú operáciu je/nie je možné vykonať |
|
Vecne zodpovedný zamestnanec |
Vedúci zamestnanec/štatutár |
|
Meno a priezvisko: |
Meno a priezvisko: |
|
Dátum, podpis: |
Dátum, podpis: |