Účtovné doklady v praxi

PhDr. Jozef Sýkora MBA

Vydáno: 20. 11. 2020 8 minút čítania

Príspevok sa venuje téme účtovných dokladov, a to najmä v prípade došlých faktúr a ich formálnej úprave v nadväznosti na ustanovenia zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len "zákon o účtovníctve"). Zameriavame sa na časté otázky z praxe posledných mesiacov k téme likvidačných listov, platobných poukazov, či krycích listov k faktúram, výpisom a tiež forme číslovania a správneho uvádzania podpisov na účtovných dokladoch. Príspevok je vhodný pre účtovníkov obcí, ako aj pre zriadené rozpočtové a príspevkové organizácie v pôsobnosti obce alebo vyššieho územného celku.

Otázka č. 1: Aký rozsah dokladov v praxi najčastejšie definujeme pojmom účtovné doklady?

V praxi ide spravidla o príjmové a výdavkové pokladničné doklady, interné doklady, preúčtovania a opravné doklady, likvidačné listy (platobné poukazy, kontrolné alebo krycie listy) k došlým faktúram, odberateľské faktúry, cestovné príkazy a tiež zaraďovacie a vyraďovacie protokoly.

Otázka č. 2: Je aj výpis z banky účtovným dokladom? Má byť na výpise z banky účtovná predkontácia?

Na bankových výpisoch netreba mať uvedené účtovné predkontácie. Úplne postačuje, ak po zaúčtovaní jednotlivých bankových transakcií z bankového výpisu účtovník vytlačí podrobný zoznam zaúčtovaných bankových transakcií, kde sú uvedené všetky zodpovedajúce údaje o uskutočnenej bankovej transakcii (dátum, finančná suma, opis transakcie, variabilný symbol, prípadne osobitná krátka poznámka) a tento vytlačený zoznam zaúčtovaných transakcií účtovník aj podpíše.

Otázka č. 3: V našej príspevkovej organizácii číslujú faktúry samostatnou číselnou radou v každom mesiaci (napr. 2020-06-01, 2020-06-02... a potom 2020-07-01...). Je to z hľadiska kontroly v poriadku?

Áno, uvedené číslovanie je interným spôsobom označenia účtovných dokladov a kontrola v tomto prípade často požaduje aj úpravu v internej smernici (najmä v smernici o obehu účtovných dokladov alebo v smernici o účtovníctve v organizácii).

Otázka č. 4: Ako má rozpočtová organizácia disponovať s faktúrami od dodávateľa, ktoré sú v cudzom jazyku? Môžeme také prijať?

Áno, faktúry možno prijať aj v cudzom jazyku, pričom ich preklad nemusí byť zabezpečený dodávateľom, no môže byť vyžadovaný rozpočtovou organizáciou, a to aj vzhľadom na dikciu ustanovenia § 4 ods. 8 zákona o účtovníctve, podľa ktorého účtovný doklad vyhotovený v inom ako štátnom jazyku musí spĺňať podmienku zrozumiteľnosti. Tým je myslené, že účtovný doklad musí umožniť jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady.

Otázka č. 5:Je možné likvidačné listy hromadne uložiť na začiatok prijatých faktúr na konci roka, a teda nie ku každej faktúre osobitne?

Uvedený prípad nie je rešpektovaný v praxi (aj s vzhľadom na kontroly Najvyšším kontrolným úradom SR) a je potrebné, aby každá faktúra obsahovala svoj platobný poukaz (likvidačný list), ktorý je jej účtovným dokladom a tak má byť k dispozícii pri účtovnom zápise a samotnej úhrade došlej faktúry od dodávateľa.

Dodatok do praxe: V praxi sa vyskytuje i prípad, keď je hromadne vyhotovený likvidačný list s uvedením jeho čísla (napr. LL č. 43/2020) a vzťahuje sa hromadne k trom faktúram od rovnakého dodávateľa v rovnakom čase a na iný predmet činnosti, tovaru alebo služby. Tým je zľahčený i výkon základnej finančnej kontroly, ktorá sa povinne vykonáva pri úhrade faktúry od dodávateľa.

Otázka č. 6: Je možné na dodávateľskú došlú faktúru napríklad za energie ceruzkou si rozpísať sumu na úhradu rozdelenú na jednotlivé strediská podľa nami stanovených percent a podľa toho ďalej účtovať, čo je zreteľne viditeľné na vytlačenom účtovnom doklade - likvidačnom liste?

Áno, uvedený spôsob nie je zákonom zakázaný, ak nemení charakter účtovného dokladu alebo je po tejto úprave nečitateľný alebo nerelevantný.

Otázka č. 7: Môže byť podpis zodpovedných osôb nahradený vytlačeným menom a priezviskom, titulom týchto osôb na zaúčtovanom doklade?

Podpis je povinnou súčasťou účtovného dokladu podľa ustanovení § 10 zákona o účtovníctve(

pozn. autora: podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie

). Z uvedeného vyplýva, že nemožno podpis nahradiť menom a priezviskom alebo iným údajom, ktorý nie je podpisom. Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlas

Máte predplatné? Prihláste sa