Z každej situácie, keď bol identifikovaný konflikt záujmov, je potrebné spracovať dokumentáciu. Overenie existencie potenciálnych konfliktov záujmov a prijatie opatrení, aby im verejný obstarávateľ zabránil, je dôležité preskúmateľne zdokumentovať a pripojiť k dokumentácii z verejného obstarávania.
Dokumentácia ku konfliktu záujmov
Podrobné zdokumentovanie jednotlivých krokov v rámci posudzovania konfliktu záujmov prispieva k zvýšeniu transparentnosti celého procesu verejného obstarávania.
Dôležitosť aktívnej úlohy verejného obstarávateľa je podčiarknutá aj tým, že pri preukazovaní neexistencie konfliktu záujmov v rámci napr. kontroly daného verejného obstarávania alebo v rámci konania o námietkach nesie dôkazné bremeno verejný obstarávateľ.
Zákon explicitne neurčuje spôsob, akým má verejný obstarávateľ preukazovať existenciu možného konfliktu záujmov. Čiastkový návod sa uvádza vo výkladovom stanovisku Úradu pre verejné obstarávanie (ďalej len „úrad“) č. 2/2016
„Povaha, resp. formálny akt vysporiadania sa s danou skutočnosťou je v závislosti od okolností konkrétneho prípadu a kompetencií prislúchajúcich subjektu uskutočňujúcemu verejné obstarávanie. Týmto môže byť napr. odôvodnenie riešenia konfliktu záujmov v zápisnici o vyhodnotení ponúk, resp. v zápisnici o vyhodnotení splnenia podmienok účasti, prípadne oznámenie všetkým uchádzačom/záujemcom, resp. iný formálny úkon v procese verejného obstarávania, ktorý ho robí transparentnejším a čitateľnejším.“
Dokumentácii konfliktu záujmov v procese verejného obstarávania sa venujú aj metodické usmernenia úradu č. 7480-5000/2020, 6549-5000/2019 a 10026-5000/2018.