V príspevku sa bližšie venujeme výkonu základnej finančnej kontroly inou osobou ako zamestnancom. Aj takýto prípad v praxi je možné, a to výlučne iba v prostredí obcí s nedostatkom zamestnancov, resp. s jej malým počtom. Príspevok rozoberá možnosti obce ako aj v prípade aktuálnej mimoriadnej situácie vykonávať základnú finančnú kontrolu inou osobou ako zamestnancom, a to za účelom jej správneho, zákonného a úplného vykonávania v zmysle ustanovení § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len ,,zákon o finančnej kontrole a audite“).
V praxi platí, že základnú finančnú kontrolu rozhodne vždy vykonávajú iba zamestnanci (pozn. autora: i osoby vykonávajúce prácu na základe písomnej dohody mimo pracovného pomeru v zmysle dohody o vykonaní práce, dohody o pracovnej činnosti či dohody o brigádnickej práci študenta) subjektu verejnej správy. Ustanovenie § 7 zákona o finančnej kontrole a audite ustanovuje, že v prípade malých obcí môže vykonávať základnú finančnú kontrolu i iná osoba. Kto môže byť táto osoba? Platí to pre všetky obce? Akým spôsobom sa určí táto osoba?
Finančná operácia alebo jej časť sa vykonáva celý čas od prípravy finančnej operácie alebo jej časti až po jej ukončenie a splnenie všetkých cieľov finančnej operácie alebo jej časti. Základná finančná kontrola je ustanovenie, ktoré zabezpečuje prostredníctvom „kontroly štyroch očí“, aby sa predchádzalo vzniku nedostatkov, podvodov a nezrovnalostí pri hospodárení orgánu verejnej správy s verejnými financiami, a preto ustanovuje, že základnú finančnú kontrolu vykonávajú aspoň dvaja zamestnanci orgánu verejnej správy, z ktorých jeden musí byť vedúci zamestnanec (t. j. uplatnenie princípu kontroly štyroch očí). Základnou finančnou kontrolou sa overuje každá finančná operácia alebo jej časť vždy, aj keď sa finančná operácia alebo jej časť overuje administratívnou finančnou kontrolou, alebo finančnou kontrolou na mieste. Doklad súvisiaci so základnou finančnou kontrolou sa myslí doklad, ktorým je finančná operácia deklarovaná, napríklad cestovný príkaz na zahraničnú služobnú cestu, faktúra, žiadosť o dotáciu, žiadosť o platbu a podobne, ale aj doklad, ktorý je len prílohou dokladu, ktorým je finančná operácia deklarovaná, napríklad aj krycí list, ktorý si orgán verejnej správy vytvorí pre svoje podmienky finančného riadenia alebo zoznam kontrolných otázok súvisiacich s kontrolou príslušnej finančnej operácie, na ktorom sa vyjadria všetky náležitosti podľa zákona potvrdzujúce vykonanie základnej finančnej kontroly a podobne. Orgán verejnej správy sa môže rozhodnúť, ktorý doklad z hľadiska menšej administratívnej náročnosti vykonania základnej finančnej kontroly využije
Iná osoba vykonávajúca základnú finančnú kontrolu
Osoba, ktorá môže vykonávať základnú finančnú kontrolu je vždy iba fyzická osoba. Ako bolo vyššie spomenuté, fyzická osoba môže vykonávať základnú finančnú kontrolu iba v prostredí malých obcí. Toho času zákon o finančnej kontrole a audite neuvádza, aké obce sú definované pojmom malá obec (pozn. autora: obec obyčajne s počtom do 500 obyvateľov).
Je potrebné dodať, že predchádzajúca právna úprava (t. j. zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) neriešila problém výkonu finančnej kontroly v prípadoch, keď obec nemala žiadnych zamestnancov. Práve aktuálnym zákonom o finančnej kontrole a audite sa rieši problém obcí s malým počtom zamestnancov, ktoré nevedia zabezpečiť vykonávanie základnej finančnej kontroly dvoma svojimi zamestnancami.
Základné pravidlo pre malé obce k uplatňovaniu tejto výnimky
Zákon o finančnej kontrole v tomto prípade upravuje možnosť vykonať základnú finančnú kontrolu:
- priamo starostom obce a
- osobou určenou obecným zastupiteľstvom.
Otázka č. 1: Kto môže byť touto osobou v praxi?
V praxi to môže byť aj poslanec obecného zastupiteľstva, ak sa na takomto riešení zhodne obecné zastupiteľstvo a určí takúto osobu uznesením.
Upozornenie: Základné pravidlo teda znie, aby malá obec vždy túto formu základnej finančnej kontroly (osobou inou ako zamestnancom) mala vždy schválenú obecným zastupiteľstvom, a to formou uznesenia.
Aktuálny mimoriadny stav vzhľadom na koronavírus COVID-19 nepovoľuje realizovanie zasadnutí obecných zastupiteľstiev (pozn. autora: tiež nemôžu byť realizované online formou bez fyzickej účasti poslancov obecného zastupiteľstva a účasti verejnosti, keďže obecné zastupiteľstvá sú zásadne verejné). Alternatívou je vydanie príkazu štatutára (t. j. starostu obce) k uvedenému menovaniu fyzickej osoby a informovanie poslancov obecného zastupiteľstva o tejto skutočnosti, pričom následne v budúcich mesiacoch po odznení mimoriadneho stavu bude obecné zastupiteľstvo schvaľovať uvedený výkon základnej finančnej kontroly uznesením na svojom riadnom zasadnutí.
Je potrebné uviesť, že aj v tomto prípade sa vykonáva základná finančná kontrola prostredníctvom „kontroly štyroch očí“ a to za účasti starostu obce (alebo jeho zástupcu) a predmetnej fyzickej osoby. Ak ani v tejto mimoriadnej situácii nie je možné vykonávať základnú finančnú kontrolu s uvedením podpisov predmetných osôb, môže byť jej výkon realizovaný elektronicky (s následným podpísaním základnej finančnej kontroly starostom obce, po odznení mimoriadnej situácie, ak starosta obce jej výkon nemôže podpísať osobne spolu s predmetnou fyzickou osobou). Alternatívou je aj úprava elektronického podpisu alebo identifikačného kódu, ktorý bude definovaný ako podpis starostu. Tu je potrebné uviesť, že takýto podpis musí byť nespochybniteľný a relevantný (pozn. autora: odporúčam k tomu upraviť takúto formu podpisovania aj do smernice o finančnej kontrole a do podpisového poriadku).
Otázka č. 2: Môže aj zriadená organizácia vykonávať takúto formu základnej finančnej kontroly inou osobou?
Nie, uvedené platí iba v prípade malých obcí a netýka sa výkonu základnej finančnej kontroly zriadených príspevkových alebo rozpočtových organizácií.
Záverom ešte uvádzam, že zákon o finančnej kontrole a audite neuvádza, či uvedený výkon základnej finančnej kontroly má byť realizovaný za odplatu, či odmenu alebo bez nej. Je teda na vôli malých obcí, či uvedený výkon základnej finančnej kontroly fyzickou osobou bude odplatný alebo bezodplatný. Ak sa malá obec rozhodne o odplatnom spôsobe výkonu základnej finančnej kontroly, odporúčam uzatvorenie dohody o pracovnej činnosti (t. j. ako opakujúca sa práca s pracovnou náplňou – výkonom základnej finančnej kontroly v zmysle § 7 vzhľadom na § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite). Inou alternatívou je zmluva (ako nepomenovaná) podľa zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov s predmetným účelom – vykonávaním základnej finančnej kontroly podľa osobitného predpisu.