Na čo nezabudnúť pri vedení pokladnice v samospráve

Lehota na vykonanie inventarizácie zásob a pokladničnej hotovosti je stanovená v zákone o účtovníctve obligatórne, a to v termíne minimálne raz za účtovný rok (k termínu 31. 12.). Frekventovanejšie inventarizácie a inventúry v pokladnici sa realizujú v praxi:

• na základe mimoriadnej inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov,
• na základe požiadavky kontrolného orgánu alebo podľa prijatého opatrenia na nápravu nedostatkov zistených kontrolou,
• v zmysle príkazu štatutára účtovnej jednotky v územnej samospráve (starosta, riaditeľ alebo primátor a podobne).

V praxi treba dodržiavať aj pravidlá definované v osobitnom predpise - zákone č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“).Podľa Zákonníka práce sa teda inventarizuje pokladničná hotovosť (teda finančný majetok určený na obeh alebo obrat) v týchto prípadoch:

1. pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti,
2. pri jej zániku,
3. pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, a tiež
4. pri skončení pracovného pomeru.

Spôsob takejto inventarizácie môže byť realizovaný:

1. zápisom v pokladničnej knihe (s uvedením dátumu a zostatku),
2. evidovaním v elektronickej pokladničnej knihe,
3. písomným zápisom (spolu s mincovkou).

Kontrola pokladničnej hotovosti (súlad fyzického a účtovného stavu)

Vzor: SPRÁVA o kontrole pokladničnej hotovosti – tematická kontrola

Podľa zámeru vykonania námatkovej kontroly vykonal hlavný kontrolór ...... kontrolu pokladničnej hotovosti ako pravidelnú kontrolu, a to v náhodne vybraný pracovný deň v mieste sídla subjektu .......... (pokladnice v hlavnej pokladnici ...., lístkové pokladnice) dňa ...... k evidenčnému stavu .....

Cieľom kontroly bolo preverenie dodržania ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov vzhľadom na dodržanie zásady súladu účtovného a skutočného stavu pokladničnej hotovosti podľa hlavnej knihy, pokladničnej knihy v predmetný deň a zostatku pokladničnej hotovosti (bankoviek a mincí vo fyzickej forme). Ku kontrole bola vyžiadaná súčinnosť účtovného úseku v rámci zistenia účtovného stavu pokladničnej hotovosti – konto účtu 211 01 00.

Bolo zistené, že pokladničnú agendu spravujú zamestnankyne podľa vopred podpísanej dohody o hmotnej zodpovednosti, čo je v súlade s ustanoveniami § 182 a nasl. zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.

Predmetná kontrola bola vykonaná s použitím mincovky a to nasledovne:

Pokladnica č. 1:

Menovitá hodnota	Počet ks	Spolu
0,01	-	-
0,02	-	-
0,05	8	0,40
0,10	1	0,10
0,20	-	-
0,50	9	4,50
1,00	2	2,00
2,00	-	-
5,00	2	10,00
10,00	12	120,00
20,00	2	40,00
50,00	1	50,00
100,00	-	-
200,00	-	-
500,00	-	-

 

Porovnanie účtovného a skutočného stavu pokladničnej hotovosti

Kontrolou bolo zistené, že celkom sa fyzicky v pokladnici nachádzalo 227 eur. Uvedený údaj bol porovnaný s účtovným stavom pokladničnej hotovosti. Bolo zistené, že posledná úhrada bola zrealizovaná v pokladnici dňa ..... v sume 27 eur (konečný stav pokladničnej hotovosti k ..... predstavoval 200 eur). Po preverení účtovného stavu z konta účtu 211 01 00 uvedený stav je totožný.

Pokladnica č. 2:

Menovitá hodnota	Počet ks	Spolu
0,01	-	-
0,02	-	-
0,05	10	0,50
0,10	15	1,50
0,20	10	2,00
0,50	18	9,00
1,00	26	26,00
2,00	13	26,00
5,00	7	35,00
10,00	10	100,00
20,00	-	-
50,00	-	-
100,00	-	-
200,00	-	-
500,00	-	-

 

Porovnanie účtovného a skutočného stavu pokladničnej hotovosti

Kontrolou bolo zistené, že celkom sa fyzicky v pokladnici nachádzalo 200 eur. Uvedený údaj bol porovnaný s účtovným stavom pokladničnej hotovosti. Bolo zistené, že posledná úhrada bola zrealizovaná v pokladnici dňa ...... . Po preverení účtovného stavu z konta účtu 211 01 00 uvedený stav je totožný.

Záver kontroly

Porovnaním účtovného a skutočného stavu neboli kontrolou zistené rozdiely. Z dôvodu nezistenia nedostatkov a absencie kontrolných zistení je vyhotovená správa o kontrole. Pri kontrole bola poskytnutá náležitá súčinnosť vedúcimi zamestnancami i pracovníkmi pokladničnej agendy.

Na čo nezabudnúť pri obehu účtovných hotovostných dokladov:

• Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo.
• Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou.
• Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola spolu so zamestnancom úseku rozpočtu.
• Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s vyznačenou predkontáciou, podpisom a náležitosťami účtovného dokladu.
• Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu.
• Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe.
• Číselný rad býva spravidla prílohou smernice. Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v pokladničnej knihe v ručnej/elektronickej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti. Zodpovedná osoba za vedenie pokladničnej agendy zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu, pričom tento limit sa stanovuje interným aktom riadenia – smernicou alebo príkazom štatutára (pozn.: zriadená organizácia môže mať aj stanovený pokladničný limit podľa dikcie svojho zriaďovateľa).

Účtovanie inventarizačných rozdielov

1. Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
2. Inventarizačné rozdiely sa účtujú podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov s výnimkou schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka vočii hmotne zodpovednej osobe.

Vysporiadanie sa s rozdielmi v rámci inventarizácie

Manko sa účtuje ako náklad na účte 549 – Manká a škody súvzťažne s:

• účtom zásob v prípade manka na zásobách,
• účtom oprávok v prípade manka na odpisovanom dlhodobom majetku,
• účtom konkrétneho dlhodobého majetku neodpisovaného v prípade manka na neodpisovanom dlhodobom majetku.

Schodok pokladničnej hotovosti alebo schodok na ceninách v prípade, že dokázateľne nedošlo ku krádeži, sa zaúčtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednému zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom:

• 211 – Pokladnica alebo
• 213 – Ceniny.

Prebytok a účtovanie – upozornenia do praxe:

• v prípade nakupovaných zásob (materiál a tovar) na účte 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti so súvzťažným zápisom na príslušný účet zásob v účtovej triede 1 – Zásoby,
• prebytok zásob vlastnej výroby vrátane zvierat sa účtuje na príslušné účty účtovej skupiny 61 – Zmena stavu vnútroorganizačných zásob,
• v prípade pokladničnej hotovosti a cenín na účte 668 – Ostatné finančné výnosy so súvzťažným zápisom na účte 211 – Pokladnica alebo 213 – Ceniny,
• v prípade dlhodobého majetku odpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 01 – Dlhodobý nehmotný majetok alebo 02 – Dlhodobý hmotný majetok odpisovaný súvzťažne s účtom 384 – Výnosy budúcich období,
• v prípade dlhodobého majetku neodpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 03 – Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný súvzťažne s účtom 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti v príspevkových organizáciách, obciach a vyšších územných celkoch,
• v prípade dlhodobého majetku neodpisovaného sa zaúčtuje prírastok majetku na účte účtovej skupiny 03 – Dlhodobý hmotný majetok neodpisovaný súvzťažne s účtom 353 – Zúčtovanie z financovania zo štátneho rozpočtu v štátnych rozpočtových organizáciách alebo s účtom 355 – Zúčtovanie transferov rozpočtu obce a vyššieho územného celku.

Vyúčtovanie drobného nákupu

• V prípade zakúpenia tovaru a pod. bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku zamestnancovi pokladnice na preplatenie doklady o výdavkoch.
• Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly.
• Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec, resp. štatutár.
• Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením.
• Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a podobne) na základe súhlasu príslušného vedúceho zamestnanca/štatutára.

Otázky z praxe k téme pokladničnej agendy                      

Otázka č. 1: Môžeme v obci namiesto pokladničného dokladu (bločku) z registračnej pokladnice prijať paragón alebo len príjmový pokladničný doklad od iného subjektu?

Paragón nie je v praxi samosprávy častým dokladom v rámci obehu účtovných dokladov, keďže nespĺňa jeho náležitosti podľa ustanovení § 10 zákona o účtovníctve. Ak spĺňa paragón náležitosti účtovného dokladu, je hodnoverným dokladom, mimo uvedeného spĺňa spravidla charakter dočasného alebo ostatného dokladu.

Otázka č. 2: V prípade, že zamestnanec organizácie vykonal nákup v hotovosti a priniesol zamestnávateľovi pokladničný doklad o kúpe z predajne, tak v časti „vyplatené komu“ je potrebné uviesť meno a priezvisko zamestnanca, ktorý vykonal predmetný nákup a jeho podpis?

Na predmetnom doklade je optimálne uviesť meno a priezvisko zamestnanca, ktorý je z vecnej stránky zodpovedným za uvedené obstaranie (kúpu).

Otázka č. 3: Na príjmovom pokladničnom doklade, v prípade dotácie pokladne výberom hotovosti z banky, v časti „prijaté od“ je potrebné uviesť názov banky a v časti „podpis príjemcu“ bude podpis zamestnanca organizácie , ktorý z banky vybral hotovosť?

Na príjmovom pokladničnom doklade pri výbere hotovosti za účelom dotácie pokladnice z bankového účtu je vhodné uviesť podpis príjemcu – t. j. zamestnanca, ktorý vybral prostriedky z bankového účtu. Rovnako je vhodné postupovať, ak je výber z bankového účtu zrealizovaný na základe žiadanky podpísanej vedúcim zamestnancom alebo štatutárom organizácie.

Otázka č. 4: Je potrebné na účtovnom doklade (napríklad na pokladničnom doklade alebo na faktúre) uviesť meno a priezvisko alebo len podpis osoby, ktorá zúčtovala túto operáciu?

Podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve sa uvedie (za účelom zúčtovania účtovného dokladu) iba podpis účtovníčky/účtovníka (pozn. autora: nie je potrebné uvádzať meno a priezvisko).

Otázka č. 5: Dátum uskutočnenia účtovného prípadu znamená úhradu, tiež jej zúčtovanie faktúry a podobne?

Áno, uvedený termín (rozhodujúci dátum) zakotvuje i ustanovenie § 2 nových postupov účtovania od 1. januára 2023, a to na základe opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo dňa 12. 12. 2022 č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie, teda vznik účtovného prípadu (pozn. autora: teda rovnako aj dátum zaradenia majetku, zúčtovanie odpisov, zúčtovanie predpisu miezd, preúčtovanie účtovných prípadov).