Príspevok sa venuje novelizovanému zverejňovaniu zmluvných zabezpečení (zmlúv, dodatkov a dohôd a ich príloh, či podkladov) v oblasti verejnej správy a samosprávy s ohľadom na pravidlá a podmienky transparentného konania voči verejnosti v zmysle novelizovaného zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o slobodnom prístupe k informáciám). Príspevok je teda vhodný pre obecné úrady, rozpočtové a príspevkové organizácie v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, mesta, mestskej časti, či vyššieho územného celku. Bližšie sa venuje povinnosti pre samosprávu obcí a vyšších územných celkov a zriadených organizácií – povinné zverejňovanie zmlúv výlučne cez Centrálny register zmlúv (ďalej len CRZ), pričom sa ruší správnosť zverejňovania cez webové sídlo.
Postup pri registrovaní povinnej osoby v Centrálnom registri zmlúv/vytváraní užívateľského účtu v CRZ v zmysle Metodiky Úradu Vlády SR
Na registráciu subjektu do CRZ, je potrebné zaslať písomnú žiadosť na adresu Odboru informatiky a elektronických služieb Úradu vlády SR. Žiadosť o registráciu povinnej osoby musí obsahovať nasledujúce údaje názov, adresu subjektu, IČO, zadefinovania zriaďovateľa (v prípade rozpočtových a príspevkových organizácií, ktoré plne spadajú pod obec, mesto, mestskú časť, či vyšší územný celok) a tiež plnú moc pre zamestnancov povinnej osoby, ktorý budú zmluvy v CRZ publikovať. Subjekt, zaslaním žiadosti Úradu vlády SR prehlasuje, že je povinný zverejňovať zmluvy v CRZ a že si túto povinnosť overil na Ministerstve spravodlivosti SR (gestor zákona o slobodnom prístupe k informáciám).
Čo potrebujeme k registrácii?
1. Vyplnenú a podpísanú žiadosť,
2. Vyplnené a podpísané splnomocnenie.
Nesmieme zabudnúť:
1. Uvedie sa podpis a odtlačok pečiatky, ak budete žiadosť posielať poštou.
2. V prípade, že budete žiadosť posielať prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk), žiadosť musí byť podpísaná mandátnym certifikátom.
3. Vždy vyplniť počítačovo.
Každý zamestnanec povinnej osoby, ktorý pracuje s CRZ, je povinný vlastniť užívateľský účet. Každý užívateľský účet môže používať iba jeden zamestnanec. Je potrebné dodať, že zmluva v elektronickej podobe musí zodpovedať podpísanej papierovej verzii zmluvy, avšak zverejnená musí byť bez podpisov, pečiatok a dátumov podpísania. Zmluva (vrátane príloh, dodatkov a príloh dodatkov) musí byť zverejnená vo formáte .pdf , pričom tieto súbory musia byť v strojovo čitateľnej forme (pozn. autora: priamym prevodom z textového súboru (.doc, .rtf, .odt...) do .pdf formátu, prípadne naskenovaním papierovej zmluvy a jej následným uložením vo formáte .pdf).
Čo všetko sa nemusí v organizáciách verejnej správy (samosprávy i štátnej správy) zverejňovať v Centrálnom registri zmlúv?
- Obchodné podmienky, kalkulácie cien nemusia byť zverejnené.
- Rovnako sa nezverejňujú ani nákresy, technické predlohy, výkresy, projekty.
- Zmluvy, ktoré sa nevzťahujú k nakladaniu s majetkom alebo s verejnými prostriedkami (informáciou o sume, ktorá sa použila), nepodliehajú povinnému zverejneniu.
Otázka č. 1: Môže obec zverejňovať zmluvy na internetovej stránke aj v tomto čase – august 2022?
Nie, od 31.3.2022 výlučne cez Centrálny register zmlúv.
Otázka č. 2: Je povinne zverejňovanou zmluvou aj zmluva o dielo alebo zmluva o budúcej zmluve, či zmluva o poskytnutí služieb?
Áno, všetky uvedené typy zmluvného zabezpečenia sa povinne zverejňujú v Centrálnom registri zmlúv.
Otázka č. 3: Dotýka sa povinnosti zverejňovania v časti príloh aj výkaz-výmer a to konkrétne v zmluvách o dielo?
Výkaz-výmer je cenníkom, ktorý v prípade, ak predstavuje neoddeliteľnú súčasť zmluvy, riadne sa zverejní ako príloha k zmluve o dielo. Je potrebné dodať, že ak zmluva o dielo obsahuje kalkuláciu cien (spôsob výpočtu jednotkovej ceny), takáto príloha sa vôbec nezverejní v Centrálnom registri zmlúv.
Otázka č. 4: Musí mesto zverejniť aj projektovú dokumentáciu k zmluve, ak je súčasťou verejného obstarávania?
Nie, projektová dokumentácia predstavuje predmet ochrany autorským právom a v zmysle uvedeného sa predmetná príloha k zmluvnému zabezpečeniu nezverejní v Centrálnom registri zmlúv.
Upozornenie k opravám alebo eliminácii nesprávnych údajov
Ak povinná osoba zašle do registra zrejme nesprávny údaj, Úrad vlády Slovenskej republiky vykoná opravu na základe žiadosti o opravu tej povinnej osoby, ktorá tento údaj do registra zaslala. Žiadosť je potrebné zaslať elektronicky na adresu crz-support@vlada.gov.sk. Žiadosť musí obsahovať nasledujúce údaje a to číslo zmluvy, zmluvné strany, ID (identifikačný údaj zmluvy prideľuje automaticky systém pri jej zverejnení a je viditeľný v prehľade o zverejnení zmluvy) zmluvy v rámci systému CRZ, požadované opravy (v prípade, že je potrebná výmena prílohy, je potrebné v emaily zaslať aj opravenú prílohu vo formáte .pdf) a odôvodnenie opráv.
Odporúčania k žiadosti o registráciu a k splnomocneniu:
- Uvádzať výlučne pracovné emailové kontakty a telefónne čísla,
- V žiadosti o registráciu uviesť podpis a tiež odtlačok pečiatky, ak budete žiadosť o registráciu posielať poštou na adresu Úradu Vlády SR.
- V prípade, že budete žiadosť posielať prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk), žiadosť musí byť podpísaná mandátnym certifikátom
- Splnomocnenie sa nemusí notársky overiť.
- Uvedené dokumenty sa neoverujú základnou finančnou kontrolou v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- Každý zamestnanec povinnej osoby, ktorý pracuje s CRZ, je povinný vlastniť užívateľský účet.
- Každý užívateľský účet môže používať iba jeden zamestnanec.
- Žiadosť sa rovnako notársky neoveruje.
- Nie je potrebné na splnomocnení (plnej moci) uvádzať pečiatku školy alebo školského zariadenia.
- Ak sa posiela žiadosť a splnomocnenie poštou, postačí si ponechať iba jeden exemplár zo žiadosti a splnomocnenia a druhý exemplár poslať poštou na Úrad Vlády SR (pozn. autora: kontakt je uvedený v záverečnej časti nášho príspevku).
Orientačne vyplnený vzor splnomocnenia (plnej moci pre zamestnancov, ktorí budú zverejňovať zmluvy v CRZ, resp. žiadať o opravu alebo úpravu už zverejnených údajov v CRZ), ak už ste zaslali žiadosť o registráciu alebo budú uvedené dokumenty zasielané súčasne
SPLNOMOCNENIE
Splnomocniteľ:
Titul, meno, priezvisko: Mgr. Jarmila Nová (riaditeľka ZŠ)
Rodné priezvisko:
Dátum narodenia:
Trvalý pobyt:
Splnomocnenec:
Titul, meno, priezvisko: Petra Krátka (ekonóm školy)
Rodné priezvisko:
Dátum narodenia:
Trvalý pobyt:
Pracovný email: kratka@edu.sk (pozn. autora: vždy uviesť pracovný alebo služobný email)
splnomocňujem
Splnomocnenca .............. na účely zverejňovania, uvádzania potrebných údajov o zmluvnom zabezpečení, resp. žiadaní o zmeny a opravy vo zverejnených údajoch o zmluvnom zabezpečení v Centrálnom registri zmlúv.
Splnomocnenec plnú moc riadne preberá: ....................... podpis
V .................. dňa .... 2022
....................................................
Splnomocniteľ (meno, priezvisko, podpis, prípadne i pečiatka)
Ako správne poslať splnomocnenie (plnú moc) po jej vyplnení a podpísaní?
Poštou – vyplnený formulár s pečiatkou a podpisom štatutára zašlite na adresu: Sekcia informačných technológií Úrad vlády Slovenskej republiky Nám. slobody 1 813 70 Bratislava
alebo
Elektronicky – vyplnený formulár, podpísaný mandátnym certifikátom štatutára.Zaslanie prostredníctvom elektronickej schránky (slovensko.sk) do elektronickej schránky Úradu vlády Slovenskej republiky (IČO: 00151513, číslo schránky: E0000000005).