V príspevkovej organizácii zriadenej obcou zamestnanci pri drobných nákupoch používajú súkromnú platobnú kartu, resp. vlastnú hotovosť, ale uvedené nie je upravené internou smernicou či príkazom štatutára. Je potrebné použitie súkromnej platobnej karty, resp. vlastných financií a následne vykonanie základnej finančnej kontroly upraviť interne v smernici? Ak to nie je uvedené interne v smernici, môže príspevková organizácia preplácať takéto nákupy?
Nie, v internej smernici subjektu uvedené nemusí byť zadefinované. Ak by predmetná oblasť použitia platobnej karty zamestnancom bola upravená interne v smernici, môže obsahovať krátky text o tom, že „ak zamestnanec použije vlastné prostriedky, následne sú na základe žiadanky a posúdenia kompetentným vedúcim/štatutárom (pri výkone základnej finančnej kontroly) predmetom refundácie“.
V takomto prípade ide o bezhotovostnú úhradu výdavkov orgánu verejnej správy, a preto podlieha vykonaniu základnej finančnej kontroly, kedy je však použitie verejných financií možné overiť až pri vyúčtovaní výdavkov. Základnú finančnú kontrolu je potrebné vykonať pri odovzdaní platobnej karty príslušnému zamestnancovi a následne vždy pri vyúčtovaní uhradených platieb.
V prípade, keď zamestnanec uhrádza výdavky prostredníctvom súkromnej platobnej karty, nie je možné hovoriť o vykonaní finančnej operácie v súlade so zákonom o finančnej kontrole a audite, keďže v danom prípade nejde o verejné financie. Ak má orgán verejnej správy upravené vo svojej vnútornej smernici používanie súkromných platobných kariet na služobné účely, základná finančná kontrola sa vykoná pri vyúčtovaní jednotlivých platieb, resp. pri preplácaní jednotlivých výdavkov - t. j. až v okamihu, keď dôjde k použitiu verejných financií. Zároveň treba preukázať bezprostrednú súvislosť nákupov (prijatých plnení) s činnosťou orgánu verejnej správy.
V prípade, že vopred poskytne subjekt verejnej správy zamestnancovi (vedúcim zamestnancom) platobné karty, pričom takéto poskytnutie platobnej karty nebolo vopred overené základnou finančnou kontrolou, odporúčam aspoň základnú finančnú kontrolu vykonať cez krycí list alebo cez cestovný príkaz (ak ide osoba na pracovnú cestu s tuzemským alebo zahraničným charakterom) s určením overenia rozpočtového krytia – aspoň na sumu denného limitu platobnej karty.