Smernica o zasielaní listových zásielok

Článok 1

Predmet úpravy

 1.Táto Smernica upravuje postup zamestnancov pri zasielaní listových zásielok, ktoré obsahujú osobné údaje.

 2. Táto Smernica sa týka zasielania listových zásielok:

1. určených fyzickým osobám,
2. určených fyzickým osobám – podnikateľom – v prípade, že je obsahom zásielky okrem mena, priezviska/obchodného mena, miesta podnikania minimálne aj dátum narodenia.

 Článok 2

Pojmy

 1. Prevádzkovateľ – .................................. (názov a sídlo obce).

 2. Nariadenie GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES.

 3. Zákon – zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p.

 4. Zodpovedná osoba – osoba poverená Prevádzkovateľom podľa Nariadenia GDPR.

 5. Dotknutá osoba – osoba, ktorej údaje sú spracúvané Prevádzkovateľom.

 6. Osobné údaje – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby. Identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako sú meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

 7. Listová zásielka – korešpondencia, písomnosti posielané poštou.

 Článok 3

Osobné údaje

 1. Na účely tejto smernice delíme osobné údaje na:

1. bežné osobné údaje – napr. titul, meno, priezvisko, e-mail, telefónne číslo, fakturovaná suma a pod.,
2. citlivé osobné údaje – rodné číslo, údaje o výške zárobku (mzdy), údaje podľa čl. 9 Nariadenia GDPR (napr. údaje o zdraví (napr. ZŤP posudok/preukaz) a čl. 10 Nariadenia GDPR (napr. údaje týkajúce sa uznania viny za priestupok).

 Článok 4

Druhy listových zásielok

 1. Rozoznávame nasledujúce druhy listových zásielok:

1. obyčajná zásielka (zásielka 2. triedy) – listová zásielka bez potvrdenia o podaní,
2. doporučená zásielka – listová zásielka s potvrdením o podaní,
3. doporučená zásielka s doručenkou – zásielka s potvrdením o podaní a aj o doručení (doručenka).

 Článok 5

Všeobecné pokyny k zasielaniu listových zásielok

 1. Prevádzkovateľ zasiela zásielky, ktorých obsahom sú výlučne bežné Osobné údaje, formou obyčajnej zásielky, ak z inej právnej alebo organizačnej potreby nevyplýva potreba doporučenej zásielky alebo potreba využitia doporučenej zásielky s doručenkou.

 2. Prevádzkovateľ zasiela zásielky, ktorých obsahom sú aj citlivé Osobné údaje, formou doporučenej zásielky s doručenkou.

 OSOBITNÉ POKYNY K ZASIELANIU ZÁSIELOK JEDNOTLIVÝMI ORGANIZAČNÝMI ZLOŽKAMI

Článok 6

Osobitné pokyny k zasielaniu zásielok právnym odborom

 1. Právny odbor zasiela zásielky uvedené nižšie, tam uvedeným spôsobom:

Článok 7

Osobitné pokyny k zasielaniu zásielok ekonomickým odborom

 1. Ekonomický odbor zasiela zásielky uvedené nižšie, tam uvedeným spôsobom:

Článok 8

Osobitné pokyny k zasielaniu zásielok ..................

 1. ....................... zasiela zásielky uvedené nižšie, tam uvedeným spôsobom:

Článok 9

Spoločné, prechodné a záverečné ustanovenia

 1. Táto Smernica nadobúda účinnosť dňa xx. xx. 202x.

 2. Táto Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov Prevádzkovateľa a ďalšie poverené osoby, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi pri zasielaní listových zásielok.

 3. Prevádzkovateľ je povinný poučiť poverené osoby o obsahu tejto Smernice.