Interná smernica subjektu verejnej správy .............. (upraví sa interne) je spracovaná v nadväznosti na ustanovenia § 19 ods. 8 až 10 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a s ohľadom na ustanovenia § 6 a § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, organizačný poriadok zo dňa ........... subjektu ............ (upraví sa interne), smernice o výkone finančnej kontroly v podmienkach subjektu ........... (určí sa interne podľa relevancie a existencie vlastnej internej smernice) v spojitosti so smernicou o vedení účtovníctva/obehu účtovných dokladov ........... (upraví sa interne), a to v nasledujúcom znení:
Článok I.
Úvodné ustanovenia smernice
- Preddavky sa poskytujú na zabezpečenie tovarov, výkonov (služieb), materiálov, majetku, drobného majetku alebo úhrad cez e-shopy formou dodávateľskej zálohovej (preddavkovej) faktúry. Za oblasť poskytovania preddavkov zodpovedá organizačný úsek .......... (upraví sa interne).
- Preddavky sa môžu v našej organizácii uhradiť vopred len vtedy, ak sú riadne zmluvne zabezpečené v zmysle článku II tejto smernice a Prílohy č. 1.
- Súčasťou poskytovania preddavkov je riadne vykonaná základná finančná kontrola na kontrolnom liste/likvidačnom liste alebo ..... (upraví sa interne).
- Preddavky dodávateľom musia byť sledované z hľadiska hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti. Riadne je k poskytnutiu preddavku a k došlej dodávateľskej faktúre spracovaný likvidačný list, ktorý nadväzuje na smernicu ........... (upraví sa interne) a prílohu ........... (upraví sa interne).
Komentár autora k úvodnej časti smernice:
V rámci celého sektora verejnej správy je povinnosť dodržiavať hospodárne, efektívne, účelné a účinné nakladanie s verejnými prostriedkami. To sa plne vzťahuje aj na rozpočtové a príspevkové i preddavkové organizácie. Najčastejšie ide o súlad so zákonom o rozpočtových pravidlách verejnej správy a dodržanie súladu so zmluvou alebo rozhodnutím, na základe ktorých sa najčastejšie v praxi poskytujú verejné prostriedky. Tieto prostriedky sú často smerované na vopred stanovený okruh činností alebo účel (zámer).
Článok II.
Poskytovanie preddavkov/záloh, spracovanie písomnej zmluvy, účtovanie preddavku
- Preddavok je poskytnutie finančných prostriedkov pred splnením dohodnutej zákazky (plnenia vo forme tovarov, materiálov a služieb). Preddavok dodávateľovi sa realizuje na základe vopred doručenej faktúry a podpísanej zmluvy. Likvidácia faktúry sa uskutoční z hľadiska vecnej, rozpočtovej a formálnej kontroly (pozn.: ak je spracovaná smernica o obehu účtovných dokladov alebo smernica o vedení účtovníctva, uvedie sa odkaz na tento interný predpis v čl. II a v úvodnej časti smernice).
- Preddavok môže byť hradený v hotovosti i bezhotovostne (pozn. autora: hotovostné úhrady môžu byť interne smernicou upravené aj na predmetnú sumu ako finančný limit, bezhotovostné úhrady takto nemožno upravovať interne).
- Preddavky sa môžu poskytovať na tovary, materiál i na služby. Preddavky, ktoré nie sú výnimkami, musia byť zmluvne zabezpečené. Zmluva musí byť podpísaná v čase pred poskytnutím preddavku. Príloha č. 1 k tejto smernici predstavuje zmluvu na poskytnutie preddavku.
- Preddavky možno poskytnúť na obdobie troch mesiacov. Preddavky sa musia finančne vysporiadať do konca roka, v ktorom boli poskytnuté. Túto skutočnosť sleduje úsek ekonomiky/rozpočtu/účtovníctva ........... (určí sa interne).
- Preddavky sú pred splnením dodávky (po príchode zálohovej faktúry) účtované cez účet pohľadávkový 314 súvzťažne s účtom 221. Následné zúčtovanie sa realizuje cez nákladový účet 51x alebo 501 (podľa charakteru a vecnej/obsahovej stránky úhrady na základe faktúry).
- Subjekt verejnej správy ....... (upraví sa interne) môže poskytovať preddavok dodávateľovi na základe písomnej zmluvy aj na tieto účely:
a) preddavok pri obstaraní vojenského materiálu, špeciálnych strojov, prístrojov, zariadení a hudobných nástrojov,
b) trvalú zálohu pri vydaní medzinárodnej platobnej karty, ak je jej vydanie nevyhnutné na zabezpečenie zahraničných pracovných ciest,
c) akreditív v prospech zahraničných osôb pri dodávkach výkonov a tovarov,
d) preddavok na úhradu zdravotnej starostlivosti,
e) trvalú zálohu na poskytnutie poštových služieb,
f) zábezpeku pri obstaraní výkonov a tovarov (pozn.: vo verejnom obstarávaní).
Poznámka autora k druhému článku vzorovej smernice:
Zákon č. 357/2015 Z. z. bude novelizovaný od 1. januára 2026, a to v oblasti všetkých troch typov finančných kontrol. Táto časť (článok II. ods. 6 vzorovej smernice) bola novelizovaná poslednou novelou zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (t. j. časť, ktorá pojednáva podpísaní písomnej zmluvy k poskytnutiu preddavku na obstaranie vojenského materiálu, špeciálnych strojov, prístrojov, zariadení a hudobných nástrojov).
Netreba zabudnúť na skutočnosť, že verejné prostriedky sa stávajú verejnými od okamihu ich prijatia a ak je splnená podmienka disponovania (nakladania) s verejnými prostriedkami. Zákon o rozpočtových pravidlách verejnej správy stanovuje, že za verejné financie sa považujú aj finančné prostriedky poskytnuté na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, napríklad prostriedky poskytnuté z Finančného mechanizmu Európskeho hospodárskeho priestoru, Nórskeho finančného mechanizmu alebo Švajčiarskeho finančného mechanizmu. Verejnými prostriedkami sa označujú teda všetky finančné prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy, pričom verejnými prostriedkami sú aj prostriedky Európskej únie a odvody Európskej únii.
- V našom subjekte verejnej správy ....... (upraví sa interne) sa realizujú spravidla nasledujúce úhrady formou dodávateľskej zálohy, a to najmä na realizované práce, stavebné práce, účtovnícke práce, daňové a právne poradenstvo, informačný servis, technickú podporu, projektovú dokumentáciu a architektonické štúdie či školenia, materiál, zásoby, potraviny, hmotný majetok, stroje obstarané cez e-shopy (tlačiarne, kancelárske vybavenie, výpočtová technika) a podobne.
- Organizačný úsek/zamestnanec ....... (upraví sa interne) riadne sleduje doručenie vyúčtovacej faktúry. Tá sa taktiež overí základnou finančnou kontrolou. V prípade jej úhrady sa realizuje opätovne likvidačný list.
Článok III.
Výnimky pri poskytovaní preddavkov dodávateľom
- Subjekt verejnej správy ......... (upraví sa interne) nemusí zmluvne zabezpečiť nasledovné úhrady formou preddavkov (záloh), a to výlučne na :
a) úhrady za dodávku tepla,
b) úhrady za dodávku vody,
c) úhrady za dodávku elektrickej energie,
d) úhrady za dodávku plynu,
e) úhrady periodickej a neperiodickej tlače,
f) úhrady nájomného a tiež
g) úhrady preddavkov na pohonné látky poskytované prostredníctvom platobných kariet.
Poznámka autora k tejto časti smernice:
V súvislosti s nakladaním s verejnými prostriedkami je potrebné upozorniť na skutočnosť, ktorá sa viaže s právom nakladania s verejnými prostriedkami v samosprávnych organizáciách. Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sa viaže aj na obce a mestá, mestské časti a vyššie územné celky, a to najmä ustanovenia § 19 zákona, pričom samotné hospodárenie obcí, miest, mestských častí a vyšších územných celkov priamo upravuje samostatný zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Tento zákon sa ale nevzťahuje na zriadené rozpočtové a príspevkové organizácie.
- Poskytovanie preddavku nemusí byť zmluvne zabezpečené v prípade:
a) poskytnutia súdnej zábezpeky,
b) poskytnutia preddavku pri správnom konaní alebo
c) poskytnutia preddavku, ak túto možnosť upravuje osobitný predpis.
Komentár autora k dodávateľským zálohám z rozpočtu subjektu verejnej správy:
S touto právomocou sa spája i rad povinností. Primárnou je, že preddavok (záloha) musí byť zabezpečený zmluvou vopred. Ustanovenia § 19 neobjasňujú frekventované poskytovania preddavkov na školenia a semináre (na základe zálohovej faktúry). Tieto poskytovania nie sú podľa súčasného právneho stavu výnimkami ako napríklad periodická alebo neperiodická tlač, či úhrada plynu alebo vody. Z takéhoto dôvodu je potrebné mať preddavky na účely školenia a seminára zmluvne zabezpečené. V takom prípade je účtovanie realizované cez účet 314 súvzťažne s účtom dodávateľa na základe zálohovej faktúry, ktorá sa vzťahuje k zmluve. V praxi sa ale často vyskytuje situácia, keď sa preddavok neposkytne, pričom sa uhradí z pokladnice priamo suma na danom školení/seminári alebo je zaslaná riadna faktúra od vzdelávacej agentúry či školiaceho strediska
Článok IV.
Zmluva na poskytnutie preddavku dodávateľovi, jej overenie a zverejnenie
- V prípade, že je potrebné uhradiť dodávateľskú preddavkovú (pro forma) faktúru a nie je vopred uzatvorená zmluva, riadne sa uzatvorí zmluva podľa Prílohy č. 1 k tejto smernici.
- Zmluva obsahuje tieto náležitosti:
a) zmluvné strany,
b) súhlas s poskytnutím preddavku,
c) suma preddavku,
d) splatnosť a termín doručenia faktúry.
3. Zverejňovanie zálohových/preddavkových zmlúv sa riadi priamo § 5 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Zverejňujú sa všetky zmluvy, ktoré sa týkajú nakladania s majetkom subjektu, respektíve ak obsahujú informáciu, ktorá sa získala za verejné prostriedky.
4. Táto zmluva sa uverejní bezodkladne po jej uzatvorení – podpise zmluvy v Centrálnom registri zmlúv a vopred sa riadne overí základnou finančnou kontrolou. Zmluva je účinná dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia, ak sa zmluvné strany nedohodnú, že zmluva nadobúda účinnosť neskôr po jej zverejnení. Za zverejnenie zodpovedá riadne úsek ......... .
Komentár autora k tejto časti smernice:
Poskytnutie preddavku možno realizovať i bez tejto povinnosti, ak je riadne splnený účel. Konaním, kedy je dodržaný účel poskytnutia preddavku, nie je porušená finančná disciplína. Práve dodržaním taxatívne menovaného účelu nie je potrebné, aby subjekt verejnej správy realizoval preddavok najviac na obdobie troch mesiacov v závislosti od vecného plnenia dodávok výkonov a tovarov. Nedodržanie zmluvného zabezpečenia v prípade tých preddavkov na tovary a služby, ktoré zákon taxatívne nemenuje, je porušená subjektom verejnej správy finančná disciplína.
Samotný zákon o rozpočtových pravidlách upravuje viaceré podmienky pri nakladaní (disponovaní) s verejnými prostriedkami, ktoré sa vzťahujú aj na právnické osoby, ktoré nemajú status subjektu verejnej správy. Priznanie práva nakladania s verejnými prostriedkami sa najčastejšie spája so zmluvným zabezpečením (zmluvou o poskytnutím dotácie z územnej samosprávy, zmluvou o poskytnutí grantu s účelovým charakterom a podobne) alebo na základe rozhodnutia (rozhodnutie o pridelení finančných prostriedkov, rozhodnutie o priznaní dotácie).
Článok V.
Spoločné a záverečné ustanovenia, účinnosť smernice
- Tento vnútorný predpis sa primerane použije na všetky preddavkové formy úhrad dodávateľským spôsobom.
- Smernica je platná pre všetkých zamestnancov subjektu verejnej správy ....... (určí sa interne).
- Smernica môže byť menená, upravená a aktualizovaná na súčasný právny stav výlučne formou spracovaného dodatku k smernici.
- Prílohu č. 1 k tejto smernici predstavuje vzor písomnej zmluvy k poskytnutiu preddavku (zálohy) dodávateľovi (pozn. autora: ďalšie prílohy sa môžu upraviť interne podľa potreby a vnútorných aktov riadenia subjektu verejnej správy).
- Smernica nadobúda účinnosť ........... 20xx.
V ....................... dňa .......... .............................................
meno, priezvisko a podpis
štatutárny orgán subjektu
Príloha č. 1 k smernici o poskytnutí dodávateľského preddavku č. ......
Zmluva o poskytnutí preddavku
uzatvorená podľa ustanovení § 19 ods. 8 až 10 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
(ďalej len „zmluva“)
Zmluvné strany:
Názov:
Sídlo:
V zastúpení:
IČO:
DIČ:
Bankové spojenie:
Číslo účtu/IBAN:
(ďalej len „odberateľ“)
Názov:
Sídlo:
IČO:
DIČ:
Zapísaná:
V zastúpení:
Bankové spojenie:
Číslo účtu/IBAN:
(ďalej len „dodávateľ“)
Čl. I
Predmet zmluvy
- Predmetom tejto zmluvy je dohoda zmluvných strán vo veci poskytnutia preddavku na požadované plnenie v zmysle vystavenej objednávky č. .......... , vo výške ............. eur.
- Zmluvné strany súhlasia jej podpísaním s úhradou preddavku na účet dodávateľa podľa záhlavia tejto zmluvy.
- Dodávateľ si je vedomý postupovania pri disponovaní s preddavkom v zmysle ustanovení zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Preddavok je až do jeho vyúčtovania predmetom disponovania s verejnými prostriedkami (verejné financie).
Čl. II
Záverečné ustanovenia, účinnosť
- Zmluva je uzatvorená v .......... vyhotoveniach (upraví sa interne) pre obe zmluvné strany a je súčasťou dodávateľského vzťahu.
- Zároveň je táto zmluva povinne zverejňovaná v Centrálnom registri zmlúv, a to bezodkladne po jej uzatvorení.
- Táto zmluva nadobúda účinnosť dňa .................. [alebo nasledujúci deň po jej zverejnení v Centrálnom registri zmlúv (alternatíva)].
V .........................dňa ............. V ......................... dňa .............
......................................... ..........................................
odberateľ dodávateľ
Základná finančná kontrola k zmluve č. ................ zo dňa ..............
| Základná finančná kontrola v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite | |
| Finančná operácia alebo jej časť: Zmluva o poskytnutí preddavku zo dňa ............... | |
| Organizačný útvar .................... | |
| Zodpovedný zamestnanec |
Finančnú operáciu alebo jej časť možno/nemožno vykonať,
vo finančnej operácii alebo jej časti možno/nemožno pokračovať, poskytnuté plnenie treba/nie je potrebné vymáhať |
| (meno a priezvisko) .............................. | |
| Dátum a podpis: ............. ................. | |
| Vedúci zamestnanec |
Finančnú operáciu alebo jej časť možno/nemožno vykonať,
vo finančnej operácii alebo jej časti možno/nemožno pokračovať, poskytnuté plnenie treba/nie je potrebné vymáhať |
| (meno a priezvisko) .............................. | |
| Dátum a podpis: .............. ................ | |