- Vzor
Príkaz č. ....../202x k používaniu určených účtovných a neúčtovných dokladov v subjekte .........
Článok 1
Úvodné ustanovenie
Týmto príkazom štatutár pre podmienky subjektu územnej samosprávy ........ (určí sa interne) určuje účtovné a neúčtovné doklady do dennej praxe pre zodpovedných zamestnancov podľa prílohovej časti, ktorá predstavuje neoddeliteľnú a záväznú časť tohto príkazu ako interného aktu riadenia. Príkaz štatutára nadväzuje na smernicu o vedení účtovníctva č. ................. zo dňa ...... a smernicu o obehu dokladov č. ........ alebo kompetenčný poriadok .......( určí sa interne)
Článok 2
Postup pri uvádzaní dokladov do praxe a ich obeh
1. Zamestnanec učtárne ........... poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.
2. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.
3. K faktúre musia byť priložené najmä:
a) objednávka (ak je vyhotovená),
b) odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),
c) dodací list, príjemka, výdajka,
d) pečiatka/krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly alebo
e) prílohy k faktúre (napr. súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a pod.).
4. Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive (v zmysle zásady jednotnosti). V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa. Ak je vyhotovený k objednávke prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky. Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky. Zodpovedný zamestnanec zároveň:
a) vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,
b) originál objednávky zasiela organizácií, v ktorej daný výkon objednáva,
c) druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie a tiež
d) uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa viaže objednávka na účinnú zmluvu (rámcové zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, revízne zmluvy a podobne).
5. Objednávka (emailová, kamenný obchod, e-shopová, písomne alebo elektronicky vystavená) sa riadne zverejňuje na webovom sídle do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia (fyzického alebo emailového vystavenia). Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec.
6. Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe (číselný rad môže byť prílohou vlastného príkazu štatutára alebo internej smernice). Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v zmysle tohto príkazu v pokladničnej knihe, formou ............... (napríklad v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti). Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu.
7. Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola v zmysle tohto príkazu štatutára spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom účtovníčky/účtovníka a dátumom zaúčtovania a náležitosťami účtovného dokladu.
8. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/riaditeľom/starostom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu. Pred úhradou je doklad podpísaný (spolu s výkonom základnej finančnej kontroly zodpovedným vedúcim zamestnancom).
9. V prípade zakúpenia tovaru a podobne bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku ........ zamestnancovi pokladnice na preplatenie výdavkový doklad. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly. Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo riaditeľ. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa realizuje v hotovosti na základe zálohy v maximálnej určenej sume. Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a pod.) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.
10. Pri výkone pracovnej činnosti môže vzniknúť situácia, že zamestnanec potrebuje k zabezpečeniu pracovných úloh určitú finančnú čiastku v hotovosti skôr, ako by mohol predložiť doklady na zúčtovanie výdavkov. V určitých odôvodnených prípadoch je príslušnými zákonnými ustanoveniami daná možnosť poskytnúť zamestnancovi zálohu na vyúčtovanie. Zodpovedný zamestnanec za úsek pokladnice má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladnice bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu, a uviesť na ňom dôvod.
Poskytov