- Vzor
Registratúrny poriadok a registratúrny plán subjektu územnej samosprávy ....
PRVÁ ČASŤ
Úvodné ustanovenia a základné pojmy
Článok 1
(1) Registratúrny poriadok ...... (ďalej len „registratúrny poriadok“) je vypracovaný na základe osobitného predpisu[1]. Organizačným útvarom je ...... (je potrebné doplniť).
(2) Registratúrny poriadok upravuje jednotný postup pre všetky organizačné útvary organizácie v zmysle Organizačného poriadku ........ č. ....... (pozn.: uvedie sa názov subjektu a číslo poriadku) pri správe registratúry a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov.
Článok 2
Základné pojmy
- Záznam je písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti subjektu alebo bola organizácii doručená.
- Registratúrny záznam je informácia evidovaná subjektom .... .
- Spis je registratúrny záznam, alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.
- Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.
- Spisový zväzok je súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia.
- Interný záznam je registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých orgánov alebo organizačných útvarov/oddelení.
- Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných subjektom.
- Registratúra organizačného útvaru je registratúra príslušného orgánu alebo jej organizačného útvaru.
- Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry.
- Evidenčné pomôcky sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci jednotlivých agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených v subjekte.
- Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.
- Zásielka je záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi.
- Spracovateľ je zamestnanec ......., ktorým bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorí zodpovedajú za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu.
- Podateľňa je miesto, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie orgánom ako aj organizačným útvarom, ako aj odosielanie zásielok.
- Správca registratúry je zamestnanec ......., ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 17 ods. 4 a nasl. tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry vrátane činnosti registratúrneho strediska.
- Osobitná systematická evidencia je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom. Na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.
- Denný zoznam záznamov je evidenčná pomôcka organizačného útvaru, v ktorej správca registratúry alebo iný poverený pracovník ..... (pozn.: napr. ekonóm) eviduje došlé záznamy a v ktorej spracovateľ svojim podpisom potvrdzuje prevzatie doručeného záznamu.
Článok 3
Organizácia správy registratúry
(1) Správu registratúry v subjekte zabezpečuje:
a) Podateľňa v sídle ........ , je organizačne začlenená na administrácií subjektu, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“),
b) organizačné útvary a to ...... a podobne (ďalej len „organizačné útvary“),
c) registratúrne stredisko je organizačne začlenené na administrácii a to ....... (ďalej len „registratúrne stredisko“).
(2) Registratúrny poriadok upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správy registratúry. V podateľni ako aj na niektorých organizačných útvaroch sa prostredníctvom elekt