- Vzor
Registratúrny poriadok a registratúrny plán subjektu územnej samosprávy ....
PRVÁ ČASŤ
Úvodné ustanovenia a základné pojmy
Článok 1
(1) Registratúrny poriadok ...... (ďalej len „registratúrny poriadok“) je vypracovaný na základe osobitného predpisu[1]). Organizačným útvarom je ...... (je potrebné doplniť).
(2) Registratúrny poriadok upravuje jednotný postup pre všetky organizačné útvary organizácie v zmysle Organizačného poriadku ........ č. ....... (pozn.: uvedie sa názov subjektu a číslo poriadku), Pracovného poriadku a Smernice o obehu účtovných dokladov/Smernice o vedení účtovníctva (pozn. autora: ak predmetom registratúry je účtovný doklad alebo záznam) pri správe registratúry, a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov.
(3) Registratúrny poriadok ustanovuje postup obecného úradu (a zariadení obce, ak obec zariadenia má a majú spoločný registratúrny poriadok – vymenovať) pri správe registratúry, a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán obecného úradu, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.
(4) Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.[2]
(5) Starosta obce/primátor mesta dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho poriadku.
(6) Správu registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) upravuje osobitný interný predpis.[3] Obecný úrad zabezpečí ochranu údajov elektronického systému správy registratúry pred poškodením, nežiaducou zmenou alebo neoprávneným použitím.
(7) Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec obecného úradu poverený vedením správou registratúry, respektíve správou príručnej registratúry (ďalej len „administratívny zamestnanec“). Zariadenia obce sú povinné poveriť správou registratúry administratívneho zamestnanca zariadenia. (Obecný úrad upraví podľa svojich podmienok)
(8) Obecný, či mestský úrad spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví administratívny zamestnanec zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry.
(9) Obecný, či mestský úrad vedie centrálnu evidenciu typov položiek certifikátov obsahujúcich identifikačné údaje, najmä meno, identifikátor pridelený obecným úradom alebo rodné číslo, na prepojenie osoby s evidenciou oprávnení vedenou obecným úradom vrátane jej histórie a postupov (upraviť podľa podmienok obecného úradu).
(10) Obecný úrad určí interval ničenia registratúrnych záznamov, z ktorých vyhotovil transformovaný registratúrny záznam podľa podmienok obecného úradu a v súlade s osobitnými právnymi predpismi, ktorý začína plynúť až po uzatvorení spisu. Zničiť pôvodné registratúrne záznamy môže len so súhlasom a vedomím administratívneho zamestnanca alebo povereného zamestnanca. Zničenie zabezpečí administratívny zamestnanec alebo iný poverený zamestnanec.
(11) Obecný úrad môže zabezpečovať prístup ku pôvodným registratúrnym záznamom aj k transformovaným registratúrnym záznamom. Obecný úrad informuje žiadateľa o poskytnutej forme sprístupneného registratúrneho záznamu.
Článok 2
Základné pojmy
(1) Záznam je písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti subjektu alebo bola organizácii doručená.
(2) Registratúrny záznam je informácia evidovaná subjektom .... .
(3) Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy a obsah spisu. Spis sa vytvára spájaním registratúrnych záznamov, ktoré sa viažu k tej istej veci v elektronickom systéme správy registratúry, v agendovom informačnom systéme, v registratúrnom denníku, v správee registratúrneho záznamu alebo v osobitnej systematickej evidencii. Spis sa vytvára ako elektronický spis, neelektronický spis alebo kombinovaný spis.
(4) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.
(5) Spisový zväzok je súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia.
(6) Interný záznam je registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých orgánov alebo organizačných útvarov/oddelení.
(7) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných subjektom.
(8) Registratúra organizačného útvaru je registratúra príslušného orgánu alebo jej organizačného útvaru.
(9) Evidenčné pomôcky sú všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci jednotlivých agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených v subjekte.
(10) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.
(11) Zásielka je záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi.
(12) Spracovateľ je zamestnanec ......., ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu.
(13) Podateľňa je miesto, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie orgánom, ako aj organizačným útvarom, ako aj odosielanie zásielok.
(14) Správca registratúry je zamestnanec ......., ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 17 ods. 4 a nasl. tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry vrátane činnosti registratúrneho strediska.
(15) Osobitná systematická evidencia je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom. Na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.
(16) Denný zoznam záznamov je evidenčná pomôcka organizačného útvaru, v ktorej správca registratúry alebo iný poverený pracovník ..... (pozn.: ekonóm) eviduje došlé záznamy a v ktorej spracovateľ svojím podpisom potvrdzuje prevzatie doručeného záznamu.
(17) Transformácia záznamu je interný proces, ktorý upravuje novelizovaný zákon a tento Registratúrny poriadok v samostatnom článku. Transformácia registratúrneho záznamu je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu.
(18) Elektronická parafa je podpisovanie elektronického registratúrneho záznamu u pôvodcu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému správy registratúry osobami poverenými na tento účel pôvodcom registratúry.
(19) Transformácia registratúrneho záznamu je zmena podoby registratúrneho záznamu pri jeho spracovaní u pôvodcu registratúry z neelektronického registratúrneho záznamu na elektronický registratúrny záznam, z elektronického registratúrneho záznamu na neelektronický registratúrny záznam, alebo zmena formátu elektronického registratúrneho záznamu.
(20) Elektronická parafa je podpisovanie elektronického registratúrneho záznamu na obecnom úrade prostredníctvom elektronického informačného systému správy registratúry osobami poverenými na tento účel starostom obecného úradu.
Článok 3
Organizácia správy registratúry
(1) Správu registratúry v subjekte zabezpečuje:
a) Podateľňa v sídle ........ je organizačne začlenená na administrácii subjektu, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“),
b) organizačné útvary, a to ...... a podobne (ďalej len „organizačné útvary“),
c) registratúrne stredisko je organizačne začlenené na administrácii, a to ....... (ďalej len „registratúrne stredisko“).
(2) Registratúrny poriadok upravuje správu registratúry centralizovaným spôsobom s použitím elektronického informačného systému na správy registratúry. V podateľni, ako aj na niektorých organizačných útvaroch sa prostredníctvom elektronického systému na správu registratúry vedie jeden registratúrny denník, či elektronický systém správy registratúry.
(3) Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne