- Vzor
Článok I
Všeobecné ustanovenia
- Inventarizáciou sa overuje, či stav majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti a zisťuje sa ich rozdiel. Zaisťuje sa ďalej preukaznosť účtovníctva, ochrana majetku a zodpovednosť za majetok. Štatutár organizácie (starosta alebo riaditeľ) je povinný zabezpečiť inventarizáciu majetku a záväzkov a zodpovedá za ich správnu a včasnú kontrolu.
- Každoročne sa riadne zostaví Príkaz štatutára k inventarizácii s menovaním členov. Tieto komisie budú zásadne nepárne. Ich povinnosti upraví priamo Príkaz a riadia sa ustanoveniami § 29 a § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a touto smernicou a jej prílohovou časťou do praxe.
- Na príprave inventarizácie sa spravidla zúčastňujú zamestnanci:
a) menovaní do ústrednej inventarizačnej komisie (UIK)
b) menovaní do dielčích inventarizačných komisií (DIK),
c) ostatní, ktorí sú priamo zodpovední za majetok podľa hmotnej zodpovednosti v zmysle prílohovej časti k tejto Smernici.
- Zamestnanci, ktorí sa budú podieľať na priamom zabezpečení inventarizácie, musia byť preškolení vedúcim UIK o spôsobe a cieľoch inventarizácie, o kompetenciách a zodpovednostiach pracovníkov DIK. Pracovník hmotne zodpovedný za inventarizovaný majetok a záväzky môže byť členom inventarizačnej komisie, nie však jej predsedom.
Článok II
Metódy uskutočnenia inventarizácie
- V podmienkach našej účtovnej jednotky ......... sa využívaná inventúra, a to:
a) fyzická inventúra (počítaním, vážením, meraním a podobne):
- dlhodobého hmotného majetku,
- zásob, kníh, publikácií, posypovej soli, pohonných látok,
- finančného majetku,
b) dokladová inventúra (prostredníctvom účtovných dokladov, pomocou rôznych písomností, spisov, zmlúv, dohôd a podobne):
- dlhodobého nehmotného majetku,
- cenných papierov a vkladov na bankových účtoch, peňazí na ceste,
- tovaru a materiálu na ceste,
- pohľadávok a záväzkov,
- poskytnutých záloh,
- rezerv,
- účtov časového rozlíšenia a podobne.
c) kombinácia oboch spôsobov.
- Inventarizácia dlhodobého nehmotného a hmotného majetku, drobného majetku, zásob, pohľadávok, záväzkov a podobne sa vykonáva jedenkrát za rok, a to na základe Príkazu štatutára vydaného v mesiaci ....... (pozn. autora: odporúčam uviesť mesiac november, resp. december daného účtovného roka).
- Pri peňažných prostriedkoch v hotovosti sa vykonáva inventarizácia jedenkrát ročne formou inventúrneho súpisu za pokladnicu a pokladničnú agendu.
- Stavy jednotlivých druhov majetku a zdrojov jeho krytia sa zaznamenávajú v inventúrnych súpisoch, ktoré sú ako vzory do praxe uvedené v prílohovej časti smernice. Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise v zmysle prílohovej časti k smernici.
- Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nemožno vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje organizácia, možno vykonávať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.
- Fyzickú inventúru zásob sa môže vykonávať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky uvedeného majetku za dobu od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci tohto účtovného obdobia.
- Drobný majetok sa inventarizuje povinne raz ročne k stavu 31. 12. príslušného účtovného obdobia s preukázaním stavu fyzického a dokladového (pozn. autora: posledná novelizácia zákona o účtovníctve).
Článok III
Druhy inventarizačných rozdielov a ich účtovanie
- Inventarizačný rozdiel predstavuje:
a) manko – ak je skutočný stav majetku a záväzkov nižší než evidovaný stav v účtovníctve a tento rozdiel medzi týmito stavmi nemožno doložiť účtovným dokladom, resp. preukázať iným spôsobom,
b) schodok – špecifický prípad manka, teda prípad nesúladu skutočného stavu pokladničnej hotovosti a cenín oproti stavu evidovanému v účtovníctve,
c) prebytok – ak je skutočný stav majetku a záväzkov vyšší než evidovaný stav v účtovníctve a tento rozdiel medzi týmito stavmi nemožno doložiť účtovným dokladom, resp. preukázať iným spôsobom.
- Prípadné inventarizačné rozdiely budú zaúčtované v účtovnom období, v ktorom sa inventarizáciou overuje stav majetku a záväzkov. Pri všetkých mankách, schodku a prebytkoch sa musia pracovníci zodpovední za majetok vyjadriť k ich vzniku. V prípade schodku sa účtuje prípadný rozdiel vždy ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.
- V prípade manka zásob, resp. manka a škody na inom druhu majetku do nákladov sa účtuje tento rozdiel na stranu MD účtu 549 – Manká a škody so súvzťažným zápisom na strane Dal majetkového účtu spolu so základnou finančnou kontrolou.
- V prípade prebytku zásob sa účtuje rozdiel na stranu Dal účtu 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti, resp. Dal účtu 501 –Spotreba materiálu so súvzťažným zápisom na strane MD majetkového účtu a v prípade prebytku dlhodobého odpisovaného majetku na stranu MD majetkového účtu so súvzťažným zápisom na strane Dal účtu 384 – Výnosy budúcich období. V prípade schodku pri pokladničnej hotovosti a ceninách – bude sa účtovať ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.
Článok IV
Postup pri oceňovaní majetku a záväzkov
na základe výsledkov inventarizácie
- Inventarizáciou sa zisťuje aj reálnosť ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve a zohľadňuje v účtovníctve a účtovnej závierke zásadu opatrnosti.
- Na základe inventarizácie majetku má organizácia povinnosť vyjadriť prechodné (dočasné) zníženie hodnoty tohto majetku, ktoré zohľadňuje existujúce riziká, straty a ktorej výšku je možné zistiť ku dňu zostavenia účtovnej závierky. Z dôvodu, že nie je možné určiť dĺžku trvania, považuje sa za prechodné zníženie a zmyslom je v daný okamih vyjadriť čo najreálnejšie veľkosť jednotlivých zložiek majetku. Opravné položky sa zrušia v prospech výnosov, pokiaľ inventarizácia v nasledujúcom období nepreukáže opodstatnenosť ich výšky.
- Ak sa pri inventarizácii záväzkov zistí, že suma záväzkov je iná ako ich výška v účtovníctve, uvedú sa záväzky v účtovníctve a v účtovnej závierke v tomto zistenom ocenení.
Článok V
Záverečné ustanovenia a prílohová časť
- Tento predpis je súčasťou vnútorného kontrolného systému organizácie a podlieha aktualizácii podľa potrieb a zmien kompetencií a zodpovedností. Smernica nadväzuje na obeh účtovných dokladov prostredníctvom internej Smernice č. 1/2023.
- Súčasť smernice predstavujú prílohové časti, ktoré sa viažu na spracovanie Príkazu štatutára (starostu/riaditeľa) spolu s inventúrnymi súpismi (ako vzor do praxe) a inventarizačným zápisom z inventarizácie, menovanie členov komisií a prehlásenie zodpovedných osôb ako aj menovanie vyraďovacej, likvidačnej a škodovej komisie (podľa potreby a požiadaviek účtovnej jednotky).
- Ustanoveniami tohto predpisu sú povinní riadiť sa všetci zamestnanci organizácie. Smernica nadväzuje na Zásady hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ...... zo dňa ....... .
- Účinnosť smernice je stanovená od ......... 202x.
V .................... dňa .........
..............................
štatutár organizácie
Príloha č. 1 - Príkaz o zriadení inventarizačných komisií, inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. 12. 20xx
Účtovná jednotka: ............................
PRÍKAZ č. ...../202x
o zriadení inventarizačných komisií, prehlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. 12. 202x
V zmysle novelizovaných ustanovení § 29 v nadväznosti na § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a podľa Zásad hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ...... zo dňa ....... sa uskutoční pravidelná riadna inventarizácia majetku za účtovný rok 202x v zmysle podkladov (hlavnej knihy, účtovnej závierky a jej súčastí, pomocných účtovných kníh a inventúrneho súpisu majetku). Inventarizácia bude vykonaná maximálne do ..... januára 202x vrátane.
Poznámka autora: Príkaz z obce alebo mesta môže byť tiež podkladom pre Príkaz k inventarizácii zriadenej organizácie (školy, zariadenia a podobne). Rovnako môže byť spracovaný ako Príkaz, ktorý plne prevezme zriadená organizácia obce alebo mesta, či vyššieho územného celku do svojej agendy.
Týmto príkazom zároveň menujem nasledujúcich zamestnancov za členov Inventarizačnej komisie na vykonanie inventarizácie majetku dlhodobého a krátkodobého, a to:
....................... predseda
....................... člen
....................... člen
Inventarizácia bankových účtov, pokladničnej hotovosti a cenín
....................... predseda
....................... člen
....................... člen
Inventarizácia .....
....................... predseda
....................... člen
....................... člen
(pozn.: ďalšie podľa potreby a štruktúry majetku vo vašej organizácii)
Oboznámenie, resp. zaškolenie vykoná dňa ................. osoba ...................... .
Inventarizácia sa vykoná v zmysle zákonných výstupov – inventúrnych súpisov a následne spracovaného inventarizačného zápisu za celú inventarizáciu majetku, záväzkov a ich rozdielov. Hmotne zodpovedné osoby majú riadne podpísané, resp. aktualizované dohody o hmotnej zodpovednosti a podpisujú inventúrne súpisy ako zodpovedná osoba.
Členovia jednotlivých komisií využívajú pri inventúre majetku kombináciu dokladovej a fyzickej inventúry a pri záväzkoch a pohľadávkach dokladovú inventúru. Osoba zodpovedná za účtovnú agendu je zároveň povinná sprístupniť podklady k vykonaniu jednotlivých inventúr a byť súčinná počas celej doby jej vykonávania.
Inventarizácia a inventarizačné rozdiely
Inventarizáciou sa overuje či stav majetku a záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov s výnimkou
a) schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe,
b) chýbajúcich cenných papierov, ktorých úbytok sa vykáže na analytickom účte cenné papiere v umorovacom konaní, ak sa začne umorovacie konanie,
c) prebytku dlhodobého nehmotného majetku a odpisovaného dlhodobého hmotného majetku, ktorý sa účtuje na ťarchu príslušného účtu majetku a v prospech účtu 384 –Výnosy budúcich období v reálnej hodnote.
Prebytok nakupovaných zásob, ak je preukázateľné, že došlo k chybnému účtovaniu pri ich vyskladnení, sa účtuje v prospech účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy a skutočný úbytok zásob, ak je preukázateľné, že došlo k chybnému účtovaniu pri ich vyskladnení, sa účtuje na ťarchu účtov účtovej skupiny 50 – Spotrebované nákupy. Prebytok nakupovaných zásob, ak sa nepreukáže chybné účtovanie, sa účtuje v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti.
|
Inventarizácia majetku a záväzkov |
Zodpovední zamestnanci |
Druh inventúry na zistenie skutočného stavu |
|
dlhodobý nehmotný majetok a drobný dlhodobý nehmotný majetok vedený v účtovníctve a v operatívnej evidencii |
fyzická, resp. dokladová inventúra |
|
|
dlhodobý hmotný majetok a drobný dlhodobý hmotný majetok vedený v účtovníctve a v operatívnej evidencii |
fyzická, resp. dokladová inventúra |
|
|
zásoby vedené v účtovníctve a v operatívnej evidencii |
fyzická inventúra |
|
|
pokladničná hotovosť a ceniny |
fyzická inventúra |
|
|
pohľadávky a záväzky z obchodného styku, rezervy a opravné položky |
dokladová inventúra |
|
|
ostatné pohľadávky a záväzky |
dokladová inventúra |
|
|
majetok vedený v podsúvahovej evidencii, pokiaľ nie je zahrnutý v niektorej z vyššie uvedených skupín majetku vedeného len v operatívnej evidencii |
fyzická inventúra |
|
|
bankové účty |
|
dokladová inventúra |
V ........................ dňa .........
.......................................
štatutár organizácie
Príloha č. 2 – Menovanie člena inventarizačnej komisie
Účtovná jednotka:......................
Menovanie
člena inventarizačnej komisie
.........
Týmto štatutár ....... menuje ................... za člena inventarizačnej komisie.
Čas a podrobnosti vykonania inventarizácie sú uvedené v Príkaze/Smernici č. .... zo dňa ..... .
Povinnosťou člena inventarizačnej komisie je vyhotoviť inventúrne súpisy, preveriť stav majetku a záväzkov a podpísať súpis. Súčasťou výstupu - inventúrneho súpisu je inventarizačný zápis, ktorým sa vyhodnotí porovnanie účtovného a skutočného (fyzického stavu) majetku a záväzkov.
Výstupy budú obsahovať náležitosti v zmysle § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, čo potvrdzujú členovia inventarizačnej komisie svojím podpisom.
.......................................
štatutár organizácie
PREVZATIE
Podpis člena inventarizačnej komisie: ..................... dňa ............
Menovanie je vyhotovené v dvoch exemplároch
Príloha č. 3 – Prehlásenie hmotne zodpovednej osoby
Prehlásenie hmotne zodpovednej osoby
k vykonaniu inventarizácie majetku a záväzkov a ich rozdielov za účtovný rok 20xx
V podmienkach organizácie (obce alebo školy) ........................ sa vykoná inventarizácia podľa vydaného Príkazu zo dňa ........ o zriadení inventarizačných komisií, prehlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. 12. 20xx. Na základe uvedeného Príkazu a podľa § 30 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov je hmotne zodpovedná osoba
...................................... (meno a priezvisko) za oblasť inventúry pokladničnej hotovosti
Súčasne hmotne zodpovedná osoba vyhlasuje, že má riadne podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.
Podpis hmotne zodpovednej osoby:
.............................
V .............. dňa .......
Oboznámenie vykonal: .................
Odsúhlasil: ..............................................
štatutár organizácie
Príloha č. 4A – Inventúrny súpis – vzor
Účtovná jednotka ...................... so sídlom ......
Inventúrny súpis č. ..../202x
(napr. 211 100 - Pokladnica v miestnosti č. .....)
druh majetku, resp. záväzkov
Deň začatia inventúry: ––––––––––– Deň vykonania inventúry: ––––––––––
Deň ukončenia inventúry: –––––––––––
Miesto uloženia majetku: ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku:
Stav majetku a jeho ocenenie: ...... €
Stav zistený pri inventúre súhlasí so stavom účtovným.
Meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu:
............................... ..............
.............................. ...............
.............................. ...............
Poznámky: Krátkodobá rezerva je vytvorená na náklady za Audit účtovnej závierky k 31. 12. 202x.
Príloha č. 4B – Inventúrny súpis – alternatíva
Účtovná jednotka ...................... so sídlom ......
INVENTÚRNY SÚPIS č. ..../202x
o dokladovej inventúre bankových účtov v subjekte ................ so sídlom ............
od .......... do .............
výkon inventúry k: .................
Inventúrny súpis predkladá Inventarizačná komisia v zložení (meno a priezvisko):
- ...................., predseda komisie
- ...................., člen komisie
- ...................., člen komisie
Inventúrny súpis vyhotovil: ............... dňa ............
Fyzická inventúra sa uskutočnila na základe výpisov z účtov k 31. 12. 202x
|
Číslo bankového účtu |
Zostatok k 31. 12. 202x |
Suma v EUR |
Poznámky |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Zodpovedná osoba za príslušný druh majetku v organizácii: ........................... (podpis)
V ......................... dňa ...........
Členovia inventarizačnej komisie (meno, priezvisko a podpis) …………………...…………………….
………………………………………….
………………………………………….
Príloha č. 5 – Inventarizačný zápis z vykonanej inventarizácie
Účtovná jednotka: ........................
INVENTARIZAČNÝ ZÁPIS
z vykonaných inventúr v subjekte ................ so sídlom ............
od .......... do .............
výkon inventarizácie k: .............
Inventúrne súpisy boli vyhotovené celkom v počte ......, a to za druhy majetku ...................... a záväzkov ..............
Predkladá ich inventarizačná komisia v zložení:
- ...................., predseda komisie
- ...................., člen komisie
- ...................., člen komisie
účtovný stav majetku – DHM ..............
skutočný fyzický stav majetku – DHM .........
účtovný stav majetku – DHM ..............
skutočný fyzický stav majetku – DHM .........
|
Druh majetku / záväzkov |
Účtovný stav |
Skutočný stav |
Rozdiel |
Poznámky |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Výstup komisie/komisií k vykonanej celkovej inventarizácie (podľa jednotlivých spracovaných inventúrnych súpisov):
Komisia zistila – nezistila rozdiel medzi účtovným a skutočným stavom.
Výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov: ......................
Potreba tvorby opravnej položky: ...............
Potreba tvorby rezervy (napr. na nevyfakturované dodavky za december 202x): ...........
Prílohy k inventarizácii majetku a záväzkov predstavujú: ..................
V ......................... dňa ...........
Členovia inventarizačných komisií (meno, priezvisko a podpis):
....................................... .......................
....................................... .......................
....................................... .......................
....................................... .......................
........................................ ......................
........................................ ......................
Odsúhlasenie inventarizácie zo strany štatutára dňa ............. :
S výsledkami inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov:
súhlasím – nesúhlasím
................................ .................... (meno, priezvisko, podpis štatutára organizácie)
Príloha č. 6 – Menovania členov komisií – v prípade potreby ako stále komisie vo vašej účtovnej jednotke
Príkaz štatutára č. .../2023
Menovanie stálych členov vyraďovacej, škodovej a likvidačnej komisie účtovnej jednotky ........ so sídlom ............
Starosta/riaditeľ/primátor ako štatutárny orgán ............. a správca majetku podľa zákona č. 138/1991 Zb. o majetku obcí v znení neskorších predpisov v nadväznosti na Zásady hospodárenia s majetkom obce/mesta č. ...... zo dňa ............ týmto Príkazom
menuje
meno a priezvisko
meno a priezvisko
meno a priezvisko
za členov vyraďovacej komisie účtovnej jednotky ......
menuje
meno a priezvisko
meno a priezvisko
meno a priezvisko
za členov likvidačnej komisie účtovnej jednotky ......
a súčasne menuje
meno a priezvisko
meno a priezvisko
meno a priezvisko
za členov škodovej komisie účtovnej jednotky ......
Tento Príkaz je súčasťou interných aktov riadenia účtovnej jednotky. Zmeny členov –zamestnancov sa môžu realizovať operatívne, pričom vždy bude predmetná komisia nepárna.
Príkaz štatutára č. ..../2023 nadobúda účinnosť dňa .............. .
V ................ dňa .......
.....................................
štatutár