Pri overovaní realizácie finančnej operácie zodpovední zamestnanci a vedúci zamestnanci overujú finančnú operáciu finančnou kontrolou v celom jej priebehu až do momentu dosiahnutia všetkých stanovených cieľov. Finančná operácia sa z časového hľadiska môže realizovať vo viacerých fázach, t. j. nielen pred vstupom do záväzku, ale i po vstupe do záväzku
Základná finančná kontrola sa zabezpečuje tzv. „kontrolou štyroch očí“. Základná finančná kontrola prostredníctvom tzv. kontroly štyroch očí zabezpečuje predchádzanie vzniku nedostatkov, podvodov, porušení finančnej disciplíny a nezrovnalostí pri hospodárení s verejnými financiami.
Upozornenie: Základnú finančnú kontrolu vykonávajú vždy aspoň dvaja zamestnanci subjektu verejnej správy, z ktorých jeden musí byť vedúci zamestnanec. Iného vedúceho zamestnanca môže dočasne poveriť zabezpečením vykonávania finančnej kontroly z dôvodu krátkodobej práceneschopnosti, dovolenky alebo služobnej cesty štatutár. Za vedúceho zamestnanca v čase jeho neprítomnosti môže vykonať základnú finančnú kontrolu jeho zástupca. Uvedené platí aj v prípade zastupovania štatutára (starostu, riaditeľa, predsedu či primátora a podobne).
Otázka č. 1: Ako správne overiť zmluvy alebo faktúry, či prichádzajúci príjem a čo je potrebné sledovať?
K uvedeným finančným operáciám alebo ich častiam vykonávajú základnú finančnú kontrolu zamestnanci/vedúci zamestnanci na dokladoch súvisiacich s overovanou finančnou operáciou, napr. na kontrolnom liste faktúry, kontrolnom liste k príjmu, na žiadanke na zakúpenie tovaru v hotovosti, na vnútornom liste, na výdavkovom pokladničnom doklade (pozn. autora: iba v niektorých prípadoch, keď nie je doložený ďalší doklad, napr. pri preddavkoch na reprezentačné, na nákup diaľničných známok a podobne), na vyúčtovaní tuzemských alebo zahraničných pracovných ciest. Zodpovední zamestnanci za zverenú oblasť overujú v druhej etape základnej finančnej kontroly:
- vecné plnenie – vykonanie služby, dodanie tovaru, splatnosť platby, ak sa vyžaduje uhradenie preddavku,
- súlad požadovanej platby s podmienkami zmluvy alebo objednávky – či je faktúra vystavená v súlade s podmienkami zmluvy,
- formálnu a číselnú správnosť.
Otázka č. 2: Kedy v praxi uviesť vyjadrenie „je – nie je možné finančnú operáciu vykonať“?
Vyjadrenie „je – nie je možné finančnú operáciu vykonať“ sa uvádza spravidla pri jednorazových finančných operáciách alebo ich častiach. Ide najmä o prípady overenia úhrady faktúry, podpísania dodatku k zmluve, vystavenie objednávky či vystavenie odberateľskej faktúry a podobne.
Odporúčanie: V prípade, že sa základná finančná kontrola vykonáva na dokladoch, kde nie je predtlačená možnosť výberu, zamestnanci použijú príslušnú pečiatku alebo napíšu vyjadrenie vlastnou rukou (v tomto jedinom prípade môžu uviesť „finančnú operáciu je možné vykonať“ alebo „finančnú operáciu nie je možné vykonať“, t. j. uvedie vyjadrenie v pozitívnom alebo negatívnom variante).
Otázka č. 3: Je potrebné overovať aj ročné prehľady účtovania oprávok?
Základná finančná kontrola sa vykoná najčastejšie v praxi iba v prípade mesačného odpisu (pokojne i hromadne za viaceré druhy majetku a netreba overiť zostavu celoročných oprávok na konci roka) pri zostavení interného dokladu o účtovaní odpisu. Overí sa súlad s odpisovým plánom (interná smernica subjektu verejnej správy).
Otázka č. 4: Sme rozpočtová organizácia, v metodickom usmernení MF SR sa pri kritériách súladu uvádza, že sú dobrovoľné. Pokiaľ však orgán verejnej správy nie je štátnou rozpočtovou organizáciou, neoveruje súlad finančnej operácie alebo jej časti s § 6 ods. 4 písm. b) zákona o finančnej kontrole a audite. Máme teda overovať súlad finančnej operácie?
Kritériá súladu v zmysle § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite nie je povinné uvádzať pri základnej finančnej kontrole ani pre štátne rozpočtové organizácie, pričom však metodické usmernenie MF SR hovorí osobitne o štátnej rozpočtovej organizácii iba preto, že overuje aj viacročný rozpočet. Kritériá súladu sú zahrnuté v predmetnom vyjadrení (t. j. či je možné/nie je možné vykonať…) a zadefinovanie kritéria teda nie je povinným, ak smernica neurčí inak.
Otázka č. 5: Musí základná finančná kontrola povinne obsahovať i sumu finančnej operácie?
Nie, suma nie je povinná, rovnako tak ani kritériá súladu (t. j. súlad s rozpočtom, zmluvou, zákonom...).
Otázka č. 6: Kedy v praxi uviesť vyjadrenie „je – nie je potrebné vymáhať finančnú operáciu“?
Uvedené vyjadrenie sa definuje spravidla v prípade potreby (nutnosti) vymáhania poskytovanej dotácie či dodávateľských preddavkov, alebo záloh zamestnancom, a to na pokladničnom doklade či na likvidačnom alebo kontrolnom liste. Treba dodať, že ak nie je potrebné finančnú operáciu vymáhať, netreba túto skutočnosť v praxi oznamovať štatutárovi subjektu verejnej správy.
Otázka č. 7: Aký je správny jednoduchý vzor do praxe aj menších organizácií k výkonu základnej finančnej kontroly?
Vzor prikladám nižšie, pričom vždy musí byť dodržaná zásada kontroly štyroch očí. Treba dodať a zároveň upozorniť, že základná finančná kontrola obsahuje v treťom vyjadrení (k potrebe vymáhania finančnej operácie alebo jej časti) správne tvrdenie „je – nie je potrebné ...“. Nesprávnym tvrdením by bolo vyjadrenie „je – nie je možné vymáhať ...“.
Základná finančná kontrola podľa zákona č. 357/2015 Z. z.
je – nie je * možné finančnú operáciu alebo jej časť vykonať
je – nie je * možné v nej pokračovať
je – nie je * potrebné vymáhať poskytnuté plnenie, ak sa finančná operácia alebo jej časť už vykonala
Meno a priezvisko zodpovedného zamestnanca (napr. rozpočtár):
Dátum a podpis:
je – nie je * možné finančnú operáciu alebo jej časť vykonať
je – nie je * možné v nej pokračovať
je – nie je * potrebné vymáhať poskytnuté plnenie, ak sa finančná operácia alebo jej časť už vykonala
Meno a priezvisko vedúceho zamestnanca/štatutára:
Dátum a podpis: