Každý zamestnávateľ uchováva osobné údaje svojich zamestnancov dovtedy, kým je to potrebné, na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.
Údaje zamestnancov pracujúcich, či už v pracovnom pomere alebo na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, vedie zamestnávateľ spravidla v tzv. osobnom spise alebo v rámci mzdovej agendy.
Súčasťou personálnej agendy je najmä osobný spis zamestnanca. Zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len "ZP") neobsahuje legálnu definíciu pojmu osobný spis, ani výslovne neupravuje (nevymenúva), čo má alebo nemá byť obsahom osobného spisu zamestnanca.
Obsah osobného spisu spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca - dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty, napr. lekárske potvrdenie o gravidite, ktoré predložila zamestnávateľovi tehotná zamestnankyňa (§ 40 ods. 6 ZP), písomné oznámenie o dojčení, ktoré zamestnávateľovi predložila dojčiaca zamestnankyňa (§ 40 ods. 7 ZP), rozhodnutie o invalidnom dôchodku predložené zamestnancom so zdravotným postihnutím (§ 40 ods. 8 ZP) a pod.
Tento článok pojednáva o povinnosti zamestnávateľa archivovať personálnu a mzdovú agendu, ako aj o jeho povinnosti chrániť údaje obsiahnuté v tejto agende.
Personálna agenda - osobný spis
Osobný spis (budúceho) zamestnanca sa začína vytvárať ešte pred samotným založením pracovnoprávneho vzťahu, a to v čase výberového konania na danú pracovnú pozíciu, t.j. v etape tzv. predzmluvných vzťahov.
Cieľom predzmluvných vzťahov podľa § 41 ZP je zabezpečenie vzájomnej informovanosti medzi zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k podpisu pracovnej zmluvy.
V súlade s ustanovením § 41 ods. 5 ZP môže zamestnávateľ od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov a