Príspevok reaguje na aktuálny stav vzhľadom na rozširovanie koronavírusu (COVID 19) v územnej samospráve berúc do úvahy ustanovenie § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len ,,zákon o finančnej kontrole a audite“).
Viacerí zamestnanci sa dopytujú na správnosť výkonu základnej finančnej kontroly spravidla v prípade:
- mimoriadnej situácie,
- práce z domu,
- práce v skrátenom pracovnom čase,
- vykonávania finančnej kontroly inou fyzickou osobou,
- výkonom finančnej kontroly jedným zamestnancom.
V zákone č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov sa v ustanovení § 5 definuje, že zamestnávateľ je povinný uplatňovať všeobecné zásady prevencie pri vykonávaní opatrení nevyhnutných na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, pričom k všeobecným zásadám prevencie patrí aj vylúčenie nebezpečenstva a z neho vyplývajúceho rizika, ako aj posudzovanie rizika, ktoré nemožno vylúčiť.
Zamestnávateľ (t. j. obec, škola, príspevková alebo rozpočtová organizácia a podobne) vo vzťahu k zabezpečeniu fyzickej neprítomnosti zamestnancov môže využiť inštitút tzv. home office, ktorý spĺňa charakter domáckej práce v prípade zamestnancov podľa dikcie zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len ,,Zákonník práce“). Aj v tomto prípade treba vykonávať základnú finančnú kontrolu podľa ustanovení zákona o finančnej kontrole a audite. Treba uviesť, že zákon o finančnej kontrole a audite ustanovuje aj výnimku, kedy sa nemusí základná finančná kontrola realizovať (pozn. autora: práve uvedené výnimky ustanovuje § 7 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite).
Kedy sa nemusí v samospráve vykonávať základná finančná kontrola?
Základná finančná kontrola sa nevykonáva spravidla pri:
- odstraňovaní dôsledkov prevádzkových havárií a
- odstraňovaní iných havarijných stavov bezprostredne po ich vzniku.
Uvedená výnimka sa smie použiť v aplikačnej praxi, ak odstránenie týchto dôsledkov neznesie odklad v záujme:
- ochrany života,
- ochrany zdravia zamestnancov, občanov, verejnosti a iných osôb a
- predchádzania škodám na majetku.
Uvedené ustanovenie § 7 ods. 4 zákona o finančnej kontrole uvádza teda možnosť nevykonať základnú finančnú kontrolu výlučne v prípade ochrany zdravia a života zamestnancov, či majetku, ak je potrebné odstrániť prevádzkové havárie, či iné havarijné stavy bezprostredne po ich vzniku. Pre samotný výkon základnej finančnej kontroly v čase práce mimo obvyklého miesta pracoviska nie je určená výnimka.
Práca z domu či práca na diaľku a výkon základnej finančnej kontroly
Ustanovenie § 141 ods. 1 Zákonníka práce uvádza, že počas ošetrovania chorého člena rodiny alebo počas starostlivosti o dieťa mladšie ako desať rokov, ktoré nemôže byť z vážnych dôvodov v starostlivosti detského výchovného zariadenia alebo školy, zamestnávateľ ospravedlní neprítomnosť zamestnanca v práci za čas jeho dočasnej pracovnej neschopnosti, resp. počas karantény blízke osoby zamestnanca či samotného zamestnanca.
Aj v takom prípade, ak je to možné, môže zamestnanec v prípade práce na diaľku doma, vykonávať základnú finančnú kontrolu, a to za príslušné kritérium (súlad s rozpočtom, zmluvou, osobitným predpisom a pod.).
Alternatívy výkonu základnej finančnej kontroly
Ak zamestnanec, zodpovedný za príslušný charakter finančnej operácie alebo jej časti (rozpočtár, majetkár, ekonóm, účtovník...) nemôže vykonať základnú finančnú kontrolu spolu s jeho vedúcim zamestnancom alebo štatutárom (starostom, riaditeľom, zástupcom riaditeľa a pod.), odporúčam využiť nasledujúce alternatívy:
- alternatíva: vykonanie základnej finančnej kontroly hromadne (t. j. za viac finančných operácií alebo jej častí) s uvedením poznámky o práci v mimoriadnej situácii, pričom i v tomto prípade musí byť vykonávaná základná finančná kontrola formou kontroly „štyroch očí“,
- alternatíva: vykonanie základnej finančnej kontroly zodpovedným zamestnancom s dátumom predchádzajúcim vzniku finančnej operácie a následne sa štatutár či vedúci zamestnanec podpíše a uvedie všetky náležitosti jej výkonu v čase vykonania finančnej operácie,
- alternatíva: ak nie je možná predošlá alternatíva, zodpovedný zamestnanec vykoná základnú finančnú kontrolu a požiada vedúceho zamestnanca alebo štatutára o emailové či iné písomné potvrdenie vykonania predmetnej finančnej operácie alebo jej časti a takéto potvrdenie sa pripojí k finančnej kontrole (jej výkon sa zrealizuje druhou osobou na základe uvedeného potvrdenia následne),
- alternatíva: základná finančná kontrola sa vykoná zodpovedným zamestnancom a následne sa predmetný doklad pošle na schválenie vedúcemu zamestnancovi/riaditeľovi/starostovi emailom na jeho overenie. Podpis sa neuvedie a dodá sa na predmetný doklad následne po skončení práce z domu/práce na diaľku.
Upozornenie: Osoba, ktorá nie je zamestnancom, nemôže vykonať základnú finančnú kontrolu. Takýto výkon však môže zrealizovať napríklad osoba vykonávajúca prácu za základe dohody mimo pracovného pomeru (pri dohode o pracovnej činnosti, dohode o vykonaní práce alebo brigádnickej práci študenta).
Treba dodať, že ak v prípade práce z domu nemožno pripojiť program čerpania rozpočtu, modul účtovania alebo majetkovej evidencie, môže byť samotný výkon základnej finančnej kontroly vykonaný ako nevyhnutný (formálny) a odporúča sa uviesť poznámku k jej výkonu (napríklad práca z domu, karanténa, odstávka systému a pod.).
Ak zamestnávateľ ospravedlní neprítomnosť zamestnanca v práci počas karantény a súčasne vykonáva prácu z domu, tiež je takýto zamestnanec v postavení zodpovedného zamestnanca za finančnú operáciu a v uvedenom prípade sa vykonáva základná finančná kontrola, a to formou štyroch očí, ak je to v praxi možné. Vtedy odporúčam využiť niektorú z uvedených alternatív (pozn. autora: najmä tretiu a štvrtú alternatívu).
Upozornenie: Zákon o finančnej kontrole požaduje, že základná finančná kontrola obsahovala meno, priezvisko, podpis, dátum a tiež relevantné vyjadrenie k vykonaniu/pokračovaniu/vymáhaniu finančnej operácie alebo jej časti. Takéto náležitosti uvádzajú všetky osoby, ktoré vykonávajú základnú finančnú kontrolu. Ak má zamestnanec (ekonóm, rozpočtár, mzdár a pod.) doklady týkajúce sa finančných operácií u seba doma, stále môže vykonať základnú finančnú kontrolu, pričom nikdy nie ako jedna osoba. Je teda potrebné, aby vedúci zamestnanec/štatutár vykonal tiež základnú finančnú kontrolu (pozn. autora: odporúčam využiť niektoré zo štyroch vybraných alternatív jej výkonu, ktoré boli rozoberané vyššie v článku).
Príklad č. 1: Zamestnanec školského zariadenia (ekonóm) pracuje z domu a vykonáva základnú finančnú kontrolu sám. Musí čakať na podpis vedúceho zamestnanca/riaditeľa? Môže vykonať základnú finančnú kontrolu iba s poznámkou, že vykonáva prácu z domu v mimoriadnej situácii?
Zodpovedný zamestnanec vykoná základnú finančnú kontrolu, pričom je potrebný i podpis druhej osoby (za účelom dodržania zásady kontroly štyroch očí). Vtedy postačí, aby jej výkon bol druhou osobou zrealizovaný následne s uvedením poznámky o tejto skutočnosti.
Príklad č. 2: V obci pracuje účtovník z domu, pričom v prípade výkonu základnej finančnej kontroly si dáva emailom potvrdiť starostovi obce jej vykonanie na predmetných finančných operáciách. Je to v poriadku?
Áno, aj to je možné riešenie, pričom následne sa takéto tvrdenie musí uviesť aj na doklade, kde sa vykonáva samotná základná finančná kontrola. Email s potvrdením štatutára (s vykonaním úhrady faktúry, spracovania zmluvy, vystavenia objednávky a pod.) je vhodné vytlačiť k danej finančnej operácii. Základná finančná kontrola by bola druhým párom očí (t. j. starostom) vykonaná následne, ak jej výkon nie je možné zrealizovať súčasne.
Príklad č. 3: Môže ekonóm organizácie vykonať základnú finančnú kontrolu na diaľku z prostredia domova pri úhrade pravidelnej faktúry za služby aj za svojho štatutára ako jeho zástupca?
Nie, ani v prípade mimoriadnej situácie nie je možné, aby jedna osoba vykonala základnú finančnú kontrolu za seba (ako zodpovedného zamestnanca) a aj za štatutára. Je potrebné, aby výkon základnej finančnej kontroly potvrdil i štatutár alebo jeho iný zástupca. Takéto potvrdenie je realizované priamo na doklade, ktorý súvisí so základnou finančnou kontrolou alebo aspoň potvrdením emailom (a následným vykonaním základnej finančnej kontroly fyzicky).