Vyhľadávanie v online časopise
Online časopis
Vedenie pokladnice v obciach a školách
Dátum:
Vedenie pokladničnej agendy je rozsiahla a náročná pracovná činnosť vyžadujúca prehľad vo viacerých právnych predpisoch ovplyvňujúcich ekonomickú agendu obcí a škôl, pričom zahŕňa rôzne špecifiká, ktoré sú charakteristické výhradne pre tieto organizácie. Vyžaduje si náležitú kontrolu aj z dôvodu, že podmienky vedenia pokladničnej agendy sú len v máloktorých obciach prispôsobené zamestnancom tak, aby mali na svoju agendu dostatočný priestor. Nehovoriac už o školách, kde túto agendu vykonáva najčastejšie jediná osoba zodpovedná za ekonomickú agendu v kumulovanej funkcii. Práve táto skutočnosť sťažuje výkon, ako aj zabezpečenie kontroly a kontrolného systému na požadovanej úrovni. Dôvodom viacerých nejasností vo vedení pokladničnej agendy je aj nedostatočná, resp. chýbajúca legislatíva v tejto oblasti.
Legislatívna úprava pokladničnej agendy
V súčasnosti vedenie pokladničnej agendy upravuje len zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Vyhláška č. 118/1972 Zb. o pokladničných operáciách v socialistických organizáciách v z. n. p. (ďalej len „vyhláška č. 118/1972 Zb.“) bola zrušená ešte predošlým zákonom o účtovníctve (zákon č. 563/1991 Zb. o účtovníctve v z. n. p.). Vyhláška č. 118/1972 Zb. bola predpisom, ktorý dlhodobo (do januára 1992) vymedzoval povinnosti organizácií pri vedení pokladničnej agendy. Zákon o účtovníctve účinný od 1. 1. 2003 upravuje vedenie pokladničnej agendy len rámcovo a presné „pravidlá“ musia byť zahrnuté do smernice obce, či školy. Táto smernica vychádza z ustanovenia zákona o účtovníctve, pričom je možné do nej zapracovať aj niektoré stále aktuálne ustanovenia vyhlášky č. 118/1972 Zb. (samozrejme po príslušných úpravách).
Zákon o účtovníctve a pokladničná agenda
|
Ust. § 2 ods. 2 – predmet účtovníctva |
je účtovanie skutočností o stave a pohybe majetku, stave a pohybe záväzkov, rozdiele majetku a záväzkov, výnosoch, nákladoch, príjmoch, výdavkoch, výsledku hospodárenia účtovnej jednotky (ÚJ) |
|
Ust. § 4 ods. 7 – peňažné jednotky v eurách a v cudzej mene |
ÚJ je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. V prípade cenín a peňažných prostriedkov, ak sú vyjadrené v cudzej mene, je ÚJ povinná účtovať v eurách aj v cudzej mene – povinnosť vedenia valutovej pokladnice |
|
Ust. § 8 ods. 2 – účtovníctvo ÚJ je správne |
ak ÚJ vedie účtovníctvo podľa zákona o účtovníctve |
|
Ust. § 8 ods. 3 – účtovníctvo ÚJ je úplné |
ak ÚJ zaúčtovala v účtovnom období v účtovných knihách všetky účtovné prípady podľa § 3 zákona o účtovníctve |
|
Ust. § 8 ods. 4 – účtovníctvo ÚJ je preukázateľné |
ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné a ÚJ vykonala inventarizáciu |
|
Ust. § 8 ods. 6 – účtovníctvo sa vedie spôsobom zaručujúcim trvalosť |
ak ÚJ je schopná zabezpečiť trvalosť po celú dobu spracovania a úschovy podľa § 31 až § 36 – upozorňujem aj na nedostatočne viditeľné doklady z registračných pokladníc |
Ust. § 14 ods. 3 – povinná evidencia |
ÚJ je povinná viesť zoznam účtovných kníh, zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu |
Ust. § 29 ods. 3 – inventarizácia |
peňažné prostriedky v hotovosti sa musia inventarizovať najmenej 4 x za účtovné obdobie |
Ust. § 34 – oprava účtovného záznamu |
ak ÚJ zistí, že niektorý účtovný záznam jej účtovníctva je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, je povinná vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu, pričom oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave; oprava v účtovnom zázname nesmie viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva |
Ust. § 35 – uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie |
ÚJ je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu, je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením, a to počas doby ustanovenej zákonom o účtovníctve, pričom na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve |
Výkon funkcie pokladníka
Žiadny právny predpis konkrétne neustanovuje postavenie pokladníka a jeho kumulované činnosti. Pri obsadzovaní miest pokladníka je potrebné vychádzať zo zákona č. 553/2003 Z. z. odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme v z. n. p. (ďalej len zákon č. 553/2003 Z. z.), kde sú v § 2 uvedené kvalifikačné predpoklady na výkon práce vo verejnom záujme. V katalógu pracovných činností v časti 01. Spoločné pracovné činnosti je pokladničná práca uvedená v platovej triede 6, s predpísaným kvalifikačným predpokladom úplné stredné vzdelanie.
Pre spresnenie dodávam, že v platovej triede 6 je zaradená výlučne pokladničná práca. Vychádzajúc však z každodennej praxe a podmienok obcí a škôl upozorňujem na fakt, že ak zamestnanec vykonáva aj iné činnosti, je potrebné postupovať podľa nariadenia vlády č. 341/2004 Z. z., ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme a o ich zmenách a dopĺňaní v z. n. p. so zreteľom na § 5 ods. 1 zákona č. 553/2003 Z. z., t. j. zamestnávateľ zaradí zamestnanca do platovej triedy podľa najnáročnejšej pracovnej činnosti, ktorú má vykonávať podľa druhu práce dohodnutého v pracovnej zmluve a podľa splnenia kvalifikačných predpokladov, ktoré sú potrebné na jej vykonávanie.
Zároveň upozorňujem aj na § 5 ods. 11 zákona č. 553/2003 Z. z., t. j. pri zaradení zamestnanca do platovej triedy zamestnávateľ neprihliada na dosiahnutý vyšší stupeň vzdelania alebo na iný druh osobitného kvalifikačného predpokladu, ako je stupeň vzdelania alebo druh osobitného kvalifikačného predpokladu, ktoré sú v katalógu ustanovené pre ním vykonávanú najnáročnejšiu pracovnú činnosť.
Dôležité je tiež ustanovenie zákona č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v z. n. p. Tento zákon ustanovuje (nielen pre pokladníka) bezúhonnosť a v § 7 aj podriadenosť zamestnancov v tom zmysle, že zamestnancov, ktorí sú blízkymi osobami, nemožno zaradiť do vzájomnej priamej podriadenosti alebo nadriadenosti alebo tak, aby jeden podliehal pokladničnej kontrole alebo účtovnej kontrole druhého. Za blízke osoby sa pritom podľa § 116 Občianskeho zákonníka považuje príbuzný v priamom rade, súrodenec a manžel; iné osoby v rodinnom pomere alebo obdobnom pomere sa pokladajú za osoby sebe navzájom blízke, ak by ujmu, ktorú utrpela jedna z nich, druhá dôvodne pociťovala ako vlastnú ujmu.
Dohoda o hmotnej zodpovednosti
Zamestnanec vykonávajúci funkciu pokladníka musí mať uzatvorenú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Hmotná zodpovednosť je ustanovená v § 182 až § 184 Zákonníka práce. Dohoda o hmotnej zodpovednosti musí byť uzatvorená písomne, inak je neplatná. Pri jej uzatvorení musí byť vždy vykonaná inventarizácia pokladničnej hotovosti.
Existuje aj možnosť spoločnej hmotnej zodpovednosti – ak na pracovisku pracuje viacero zamestnancov, ktorí uzatvorili dohodu o hmotnej zodpovednosti. Pokiaľ zamestnanec so spoločnou hmotnou zodpovednosťou bude preradený na inú prácu, alebo jeho pracovný pomer skončí a nepožiada o vykonanie inventúry, bude zodpovedať aj za prípadný schodok zistený najbližšou inventarizáciou.
V prípade neuzatvorenia dohody o hmotnej zodpovednosti sa vychádza len zo všeobecnej zodpovednosti zamestnanca (§ 179 Zákonníka práce), pričom je na zamestnávateľovi, aby preukázal zavinenie zamestnanca. Toto však neplatí pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti. Vzor dohody o hmotnej zodpovednosti je prílohou tohto článku.
Pokladničné hodiny a pokladničné limity
Podrobnosti týkajúce sa vedenia pokladničnej agendy v súčasnosti žiadny právny predpis ani legislatívna norma neustanovujú. Legislatívne nie je upravená ani povinnosť určenia pokladničných hodín a pokladničného limitu. Aj napriek tomu odporúčam stanovenie pokladničných hodín aj pokladničného limitu vo vnútornom predpise obcí a škôl pre zabezpečenie a vytvorenie vhodných pracovných podmienok na riadny výkon funkcie pokladníka spojenej s hmotnou zodpovednosťou.
V každodennej praxi sa stretávam s problémom s určením pokladničných hodín práve v prípadoch, kedy sa pokladničná agenda vykonáva v kumulovanej funkcii. Pritom práve v týchto prípadoch by to bolo najžiadajúcejšie. Veľmi častým javom je nerešpektovanie stanovených pokladničných hodín zo strany „klientov“
Odomknite si prístup k odbornému obsahu na portáli.
Prístup k obsahu portálu majú len registrovaní používatelia portálu. Pokiaľ ste už zaregistrovaný, stačí sa prihlásiť.
Ak ešte nemáte prístup k obsahu portálu, využite 10-dňovú demo licenciu zdarma (stačí sa zaregistrovať).
Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov
Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.
Vydanie Účtovníctvo ROPO a obcí 5/2011
