Komplexný príklad pre vedenie účtovníctva základnej školy (II.)

Účtovanie pokladnice

Príjmy v hotovosti na školách sú v praxi menej častým javom, väčšinou sú to poplatky rodičov za školský klub detí alebo poplatky rodičov pre dieťa v materskej škole, prípadne prenájmy priestorov školy – najčastejšie telocvične či športového ihriska školy.

Najčastejšie výdavky v hotovosti v obciach aj školách sú:

• úhrady dodávateľom za služby a nákup tovaru,
• poskytnutie preddavku na mzdy,
• výplata zálohy na drobné výdavky,
• výplata zálohy na cestovné náhrady.

Stav a pohyb peňazí v hotovosti sa účtuje na účte 211 – Pokladnica. Peniaze v hotovosti zverené zamestnancom na použitie na vopred určené účely sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom na účte 335. Schodok v pokladnici zistený pri inventúre (plánovanej či náhodnej) sa zúčtuje ako pohľadávka voči zodpovednej osobe. Prebytok sa zúčtuje ako výnos na účet 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti.

Výber v hotovosti z bankového účtu do pokladnice sa účtuje na základe príjmového pokladničného dokladu na ťarchu účtu 211 – Pokladnica so súvzťažným zápisom v prospech účtu 261 – Peniaze na ceste. Pri zúčtovaní vkladu v hotovosti na bankový účet sa účtuje na opačných stranách týchto dvoch účtov. Na účte 221 – Bankové účty možno účtovať len na základe výpisu z bankového účtu. Časový nesúlad medzi dňom účtovného prípadu (dokladované príjmovým alebo výdavkovým pokladničným dokladom) a dňom prijatia bankou sa preklenie prostredníctvom účtu 261 – Peniaze na ceste.

Z dôvodu jednoduchšej aplikácie predbežnej finančnej kontroly v zmysle § 9 zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. odporúčam opakujúce sa hotovostné operácie školy riešiť zálohou zamestnanca. Vo vyššie uvedenom príklade práve preto znázorňujem poskytnutie a vyúčtovanie zálohy zamestnanca.

V tomto príklade sú zúčtované náklady materskej školy cez pokladnicu bez poskytnutej zálohy zamestnancovi. Mzda poskytnutá v hotovosti pre inštruktora na lyžiarskom výcviku bola vyplatená v hotovosti cez pokladnicu. Mzdové náklady, ako aj ostatné náklady na zdravotné a sociálne poistenie, sú zúčtované spolu s ostatnými mzdovými nákladmi v predpise miezd, kde sú tieto náklady zúčtované aj vo vecnej a časovej súvislosti s nákladmi (MD 357 / 693 D), keďže ide o náklady financované z prenesených kompetencií.

Ďalšími účtovnými prípadmi sú príjmy školy vybrané od rodičov za pobyt dieťaťa v školskom klube detí. Uvádzam príklad aj na výber poplatkov v hotovosti, aj priamou platbou rodičov cez príjmový účet školy.

Z príkladu vyplýva, že výnosy školy zaúčtované na účte 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti sú vyrovnané nákladmi zaúčtovanými na účte 588 – Náklady z odvodu príjmov. Príjmy vybrané na bankový účet sú vo výške 800 €, z čoho časť bola prevedená na účet zriaďovateľa a časť zostala v priebehu roka ešte na príjmovom účte školy. Pri kontrole hlavnej knihy potom platí nasledovné:

• účet 648 = účtu 588 = 800 € a
• účet 223 = účtu 351 = 50 €.

Je potrebné upozorniť na povinnosť školy vyplývajúcu z ust. § 29 ods. 3 zákona o účtovníctve, v zmysle ktorého je potrebné peňažné prostriedky v hotovosti inventarizovať minimálne štyrikrát za účtovné obdobie. V prípade, ak by sa počas inventarizácie zistil prebytok, prípadne schodok, účtovné prípady sa zaúčtujú nasledovne: