Problematiku zaradenia majetku do užívania, ako samostatný technický a účtovný problém, nerieši opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (ďalej len „Postupy účtovania“), uverejnené vo Finančnom spravodajcovi (FS č. 9/2007) v znení opatrenia MF SR zo 17. decembra 2008č. MF/25189/2008-311 (FS č. 13/2008)a v znení opatrenia MF SR z 9. decembra 2009 č. MF/24240/2009-31 (FS č. 15/2009).
Zaradením majetku do užívania sa rozumieme zabezpečenie všetkých technických funkcií tohto majetku potrebných na jeho užívanie a splnenie povinností podľa osobitných predpisov (bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci, požiarna ochrana atď.) a účtovne zaúčtovanie na príslušný majetkový účet podľa charakteru jednotlivého dlhodobého majetku, či ide o stavbu, stroj, prístroj, alebo zaradenie, pozemok alebo umelecké dielo, resp. finančnú investíciu, ak sa predtým účtovalo na účet obstarania majetku.
V zmysle § 2 Postupov účtovania deň uskutočnenia účtovného prípadu je deň pohybu v majetku vo vnútri účtovnej jednotky alebo deň vzniku ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov [získanie kolaudačného rozhodnutia podľa zákona č. 50/1978 Zb. o územnom plánovaní a stavebnom poriadku (stavebný zákon) v z. n. p.] alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali, alebo o ktorých sú k dispozícii doklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti, že nastali. Takýmito dokladmi môžu byť predovšetkým protokoly o zaradení, ktoré spravidla obsahujú:
- Názov: PROTOKOL O ZARADENÍ MAJETKU č.
- Obchodné meno a sídlo účtovnej jednotky
- Názov majetku (výrobná značka, súčasti, ak ide o súbor)
- Cena pri zaradení (musí byť uvedená jednotková cena za m2, ak sa od nej odvíja cena predmetu, napr. koberec)
- Pridelené inventárne číslo
- Výrobné číslo
- Spôsob nadobudnutia
- Kolaudačné rozhodnutie – dátum a číslo
- Miesto uloženia (umiestnenia, ulica, číslo súpisné, číslo parcely, katastrálne územie)
- Rozmery v merných jednotkách
- Dodávateľ
- Technický stav pri zaradení
- Rok pôvodného nadobudnutia
- Znak jednotného triedenia
- Predpokladaná doba požívania
- Ročný odpis
- Hmotne zodpovedná osoba
- Zaradil – meno a dátum
- Zaúčtoval
- Dátum zaúčtovania
- Miesto vypracovania protokolu, dátum a podpis.
Až momentom zaradenia sa stáva z investície vedenej na účte obstarania nehmotný a hmotný dlhodobý majetok v zmysle § 26 Postupov účtovania. Zároveň musí byť splnená podmienka používania (dlhodobosti) dlhšie ako jeden rok, ako aj cenového vymedzenia pre nehmotný majetok 2 400 €, hmotný 1700 € a technického zhodnotenia tiež 1 700 €, ak sa účtovná jednotka nerozhodne aj pre nižšie cenové vymedzenie.
! Upozornenie: Budovy a stavby sú užívania schopné, ak bolo na ne vydané kolaudačné rozhodnutie; budovy a stavby obstarané kúpou sú užívaniaschopné dňom prevzatia (spravidla to nie je deň podpísania kúpnej zmluvy, ani deň zápisu do registra príslušného katastra, ak podliehajú registrácii). Užívaním sa rozumie aj vydanie povolenia na predčasné užívanie stavby vydaného na základe § 83 stavebného zákona alebo rozhodnutia o dočasnom užívaní stavby na skúšobnú prevádzku podľa § 84 cit. zákona. Stroje, prístroje, zariadenia a inventár sú užívania schopné, ak sú inštalované na miesto, kde môžu plniť svoju funkciu. Dopravné prostriedky, ktoré podliehajú registrácii, sú užívania schopné dňom pridelenia prenosovej značky u predajcu, čo je podstatná zmena od roku 2009 (vyhláška MV SR č. 9/2009 Z. z., ktorou sa vykonáva zákon o cestnej premávke a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 130/2010 Z .z.).
O tom, či dlhodobý majetok má splnené všetky podmienky na jeho zaradenie, by nemal rozhodnúť účtovník, ale osoba zodpovedná za hospodárenie s majetkom. Povinnosťou účtovníka by malo byť včasné zaúčtovanie účtovného prípadu na základe dokladu na príslušný majetkový účet.
Aj v danom prípade treba pri prebratí nehnuteľnosti vyhotoviť minimálne protokol o prevzatí a odovzdaní nehnuteľnosti, aby existoval doklad, na základe ktorého bude jed