Portál pre obce,
rozpočtové a príspevkové organizácie

Z praxe

Vybrané kontrolné zistenia v účtovnej agende

Publikované: Autor/i: PhDr. Jozef Sýkora, MBA

Príspevok reaguje na prax subjektov územnej samosprávy s ohľadom na aktuálny právny stav v rámci zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Bližšie sa venuje nesprávnym a neúplným náležitostiam účtovných dokladov, časovým súladom, oblasti tvorby rezerv a tiež zaujímavým otázkam zamestnancov z posledných mesiacov.

Medzi frekventované nedostatky v účtovnej agende patria najmä nesprávne a neúplné náležitosti účtovných dokladov, a to:

  • neuvedené podpisy osôb zodpovedných za účtovný prípad,
  • neuvedené predkontácie,
  • neuvedené čísla a názvy účtovných dokladov.

Vzor správneho označenia účtovného dokladu (likvidačný list k dodávateľskej faktúre):

Správne:  LL č. 17/2021

Nesprávne: „Likvidačný list“  alebo „Platobný poukaz“ alebo  „LL“ (bez uvedenia čísla účtovného dokladu)

Otázky z praxe:

Otázka č. 1:

Rozpočtová organizácia prijala faktúru od dodávateľa a bez zostavenia likvidačného listu túto faktúru i uhradila. Je to v poriadku?

Nie, bez vyhovenia účtovného dokladu (platobný poukaz, likvidačný list alebo krycí list k dodávateľskej faktúre) ju nemožno uhradiť. Tiež je potrebné, aby pred úhradou bola faktúra podložená vystavenou objednávkou alebo uzatvorenou zmluvou.

Otázka č. 2:

Musí aj objednávka obsahovať predkontáciu?

Nie, objednávka nemusí v zmysle osobitných predpisov obsahovať účtovnú predkontáciu, keďže nepredstavuje účtovný doklad.

Otázka č. 3:

Pri došlých faktúrach vystavuje obec  krycí list. Je potrebné  mať vyhotovený povinne aj likvidačný list?

Nie, krycí list je účtovným dokladom k dodávateľskej došlej faktúre a má mať náležitosti podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve , a to najmä účtovnú predkontáciu, dátum vyhotovenia (ak nie je zhodný s dátumom účtovania), podpis osoby, ktorá účtovala daný účtovný prípad, označenie účastníkov  a označenie účtovného dokladu (krycieho listu) názvom a poradovým či iným vlastným číslovaním.

Otázka č. 4:

Treba uviesť na každej odberateľskej faktúre aj predkontáciu alebo stačí, ak sa na konci mesiaca zaúčtujú tieto faktúry a priloží sa k nim hromadný doklad za celý mesiac, kde sú jednotlivé faktúry predkontované?

V prípade odberateľskej faktúry sa uvedie účtovná predkontácia priamo na vystavenú faktúru alebo na krycí list k nej, pričom takýto doklad musí obsahovať formálne náležitosti podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve.

Neúčtovanie v časovom súlade s účtovným prípadom 

Medzi časté nedostatky patria:

  • účtovanie účtovných prípadov do obdobia, s ktorým nesúvisia (najmä na prelome rokov),
  • nesprávne účtovanie nákladov (prelomy rokov),
  • neuvádzanie dátumov na účtovných dokladov – dátum vyhotovenia dokladu,
  • časový nesúlad zostavenia účtovného dokladu a úhrady faktúry/úhrady v hotovosti.

Príklad účtovania v časovom nesúlade s účtovným prípadom:

Organizácia uhradila faktúru dňa 10. 10. 2021 na základe výpisu z bankového účtu, pričom platobný poukaz bol vyhotovený až po predmetnej úhrade.

Časové rozlíšenie v roku 2021, resp. na prelome rokov 2021 a 2022

S nákladmi vzniká povinnosť ich účtovania v tom účtovnom období, v ktorom vznikli, bez ohľadu na deň ich úhrady alebo  deň ich vyrovnania iným spôsobom.

Časové rozlišovanie je potrebné v prípadoch, ak:

  • vzniku nákladu časovo predchádza vznik výdavku (okrem nákladov, ktoré sa v zmysle postupov účtovania časovo nerozlišujú) – náklady budúcich období,
  • vzniku výdavku, ktorého výška je už známa na základe uzatvorených zmlúv, časovo prechádza vznik nákladu – výdavky budúcich období,
  • sa sleduje vznik nákladov vo vzťahu k určitému účelu, ktorého ekonomická životnosť (bude účtovnej jednotke prinášať výnosy) je viac účtovných období – komplexné náklady budúcich období.

Ktoré frekventované náklady sa časovo nerozlišujú?

  • pokuty, penále,
  • náklady na školenia a semináre,
  • náklady na marketingové štúdie,
  • náklady na prieskum trhu,
  • náklady na získanie noriem a certifikátov,
  • náklady na reklamu a propagáciu,
  • manká, škody a ostatné náklady podobného charakteru.

Upozornenie: Ak tieto služby sú vopred platené, napríklad platené nájomné reklamných plôch, vysielací čas, inzertný priestor, časovo sa rozlišujú.

Kontrolné zistenia

  • opravy nevýznamných nákladov a nevýznamných výnosov minulých účtovných období sa účtujú ako účtovné prípady bežného účtovného obdobia na príslušných účtoch nákladov alebo výnosov,
  • významné sumy opráv nákladov a výnosov minulých účtovných období sa účtujú na účet 428 – Nevysporiadaný výsledok hospodárenia minulých rokov,
  • náhrady vynaložených nákladov minulých účtovných období sa účtujú do výnosov bežného účtovného obdobia,
  • refundácie nákladov v priebehu účtovného obdobia sa účtujú v prospech nákladov bežného účtovného obdobia; ak dôjde k refundácii nákladov minulých účtovných období až v nasledujúcom účtovnom období, refundácia sa účtuje do výnosov tohto účtovného obdobia v prospech účtu 648 – Ostatné výnosy z prevádzkovej činnosti.

Účtovanie inventarizačných rozdielov

  1. Inventarizačné rozdiely sa účtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
  2. Inventarizačné rozdiely sa účtujú podľa charakteru na príslušné účty nákladov alebo výnosov  s výnimkou  schodku peňažných prostriedkov a cenín, ktorý sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe. Výnimku tvorí tiež prebytok dlhodobého nehmotného majetku a odpisovaného dlhodobého hmotného majetku, ktorý sa účtuje na ťarchu príslušného účtu majetku a v prospech účtu 384 – Výnosy budúcich období v reálnej (trhovej) hodnote.

V tejto súvislosti treba dodať, že inventúrny súpis nemožno nahradiť len inventarizačným zápisom ako súhrnným dokladom z vykonanej inventarizácie. Inventúrny súpis môže byť vyhotovený aj hromadne za viaceré druhy majetku, resp. viaceré účty z účtovného rozvrhu. Inventarizácia sa neoverí základnou finančnou kontrolou a povinne sa overí iba vzniknutý inventarizačný rozdiel (prebytok v pokladnici, prebytok v rámci zásob alebo majetku, novoobjavený majetok alebo technické zhodnotenie, doteraz nezapísaný pozemok či rekonštrukcia a podobne). Rovnako sa overí základnou finančnou kontrolou aj mínusový stav majetku, t. j. manko v pokladnici, manko skladových zásob (v obratovej súpiske) a podobne.

Nesprávne tvorenie rezerv

Rezervy sa vytvárajú na rekultiváciu pozemkov, uzavretie, rekultiváciu a monitorovanie skládok po ich uzavretí, tiež na náklady súvisiace s odstránením znečistenia životného prostredia, odpadov alebo obalov, náklady na zostavenie, overenie, zverejnenie účtovnej závierky alebo výročnej správy týkajúcej sa vykazovaného účtovného obdobia. Rovnako rezervy možno tvoriť a účtovať aj na prebiehajúce a hroziace súdne spory.

Najčastejšie sa v praxi samospráv účtujú a vytvárajú rezervy na  nevyfakturované dodávky a služby a tiež na zamestnanecké pôžitky (Pozn. autora: V zmysle osobitných predpisov a interných aktov či zmlúv, a to najmä rekreačné a športové príspevky a poukazy podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v z. n. p., zásad tvorby a čerpania sociálneho fondu a kolektívnych zmlúv obcí a organizácií v znení príslušných dodatkov).  Rezervy sa netvoria na:

  1. nevyčerpané dovolenky,
  2. propagáciu v budúcom rozpočtovom roku,
  3. budúce nájomné za rok 2022.

Opravy chybných zápisov

Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť:

  • zodpovednú osobu, ktorá vykonala príslušnú opravu,
  • deň jej vykonania a
  • obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou aj po oprave.

Odporúčania autora k častým prípadom účtovania:

  • účet 518 sa nepoužije na úhradu poplatkov a ani na úhradu daní, či poplatkov obci alebo za komunálny odpad,
  • náklady na prepravu sú účtované vždy cez účet 518 (nie cez spotrebu materiálu pohonných látok alebo ako reprezentačné náklady),
  • náklady na spotrebu poštových známok a poštové služby, poplatky za internet sú účtované cez 518,
  • poskytnutá záloha dodávateľovi sa účtuje cez 314, nie je účtovaná cez 378 ako iná pohľadávka,
  • bankové poplatky sa účtujú cez účet 568 (nepoužije sa účet 548),
  • koncesionárske poplatky sa neúčtujú cez účet 518 (použije sa účet 538),
  • inventarizačný prebytok sa účtuje cez účet 648 a tiež
  • do podsúvahy patria i kultúrne poukazy v školách a aj pokutové bloky.

Účtovné doklady sa uchovávajú už desať rokov od ich vzniku/vystavenia.

Prehľad archívnych lehôt pri najčastejších dokladoch a pomocných účtovných knihách

Ekonomická agenda

Symbol  - lehota uloženia

Ročný rozpočet a finančný plán

A - 10

Podklady k rozpočtu, poznámky

5

Účtovný rozvrh a účtovná osnova

10 (po strate platnosti)

Knihy faktúr a pokladničné knihy

10

Faktúry a iné daňové doklady

10

Objednávky

10

Verejné obstarávanie

10 (po uplynutí viazanosti ponúk)

Bankové doklady a výpisy

10

Ročné účtovné závierky

A - 10

Krátkodobé účtovné závierky

10

Hlavná kniha

10

Daňová agenda

10

Agenda záväzkov

10

Agenda pohľadávok

10

                                                                                    

 



Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Aktuálne články

Sankcie voči Rusku: Ktoré sú najvýznamnejšie a ako ovplyvňujú Slovensko N

Publikované:

Bezprecedentné reštrikcie majú spôsobiť Rusku vážne problémy, za ich nedodržanie možno u nás udeliť pokutu viac ako 1,6 milióna eur. Od vypuknutia ozbrojeného konfliktu na Ukrajine prešli sotva tri mesiace, avšak jednotná reakcia medzinárodného spoločenstva v prijatí ekonomických i ďalších sankcií voči Rusku (ako aj voči Bielorusku) je v moderných dejinách nevídaná. Čo vlastne sankcie znamenajú z právneho hľadiska a kto o nich rozhoduje? Ktoré sú najvýznamnejšie a ako ovplyvňujú Slovákov? Advokátska kancelária RUŽIČKA AND PARTNERS zanalyzovala v súčasnosti prijaté sankcie voči Rusku a Bielorusku platné na našom území.

Zvýšenie sumy stravného a sumy náhrady za použitie motorového vozidla N

Publikované:

Od 1. mája 2022 budú účinné dve opatrenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR (ďalej len „MPSVR SR“): opatrenie MPSVR SR č. 116/2022 Z. z. o sumách stravného, opatrenie MPSVR SR č. 117/2022 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách.

Ukončenie pracovného pomeru po dovŕšení 65 rokov N

Publikované:

Zamestnankyňa, starobná dôchodkyňa, momentálne PN, bola jej predĺžená PN aj po vyčerpaní podpornej doby (PN bude naďalej platená, platí ešte mimoriadny stav, kedy sa dajú PN predĺžiť a naďalej je vyplácaná dávka). Zamestnankyňa dovŕši 07/2022 - 65 rokov, zmluvu má na neurčito, ale na základe zákona č. 138/2019 pracovný pomer pedagogického zamestnanca skončí najneskôr ukončením školského roka, v ktorom dovŕši 65 rokov veku. Môžeme ukončiť so zamestnankyňou pracovný pomer keď je na PN? V prípade ak pracovný pomer nemôžeme počas PN ukončiť, ako s jej pracovným pomerom ďalej keď dovŕši 65 rokov veku?

Zdaňovanie stavieb - čističky odpadových vôd, vodojemu N

Publikované:

Ako postupovať pri zdaňovaní stavieb kanalizácie a vodovodov, ktoré sú oslobodené od dane. Z oslobodenia nie je úplne jasné, či sa to týka aj stavieb, ktoré s kanalizáciou a vodovodmi súvisia, teda napr. budova ČOV, vodojem a podobne?