Portál pre obce,
rozpočtové a príspevkové organizácie

Z praxe

Likvidačné listy a pokladničné doklady

Publikované: Autor/i: PhDr. Jozef Sýkora, MBA

Predmetom príspevku je objasnenie praktických príkladov z oblasti náležitostí účtovných dokladov na rok 2021 s ohľadom na ustanovenie § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) v nadväznosti na § 2 opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p. Otázky sa dotýkajú časovej, vecnej a formálnej stránky účtovných dokladov a ich náležitostí, a to najmä príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, došlých či odberateľských faktúr.

V zmysle zákona č. 395/2002 Z. z.  o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov  v z. n. p. pôvodca registratúry je povinný evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy.  Dodávateľská faktúra je došlou faktúrou v okamihu jej doručenia (prijatia) v subjekte verejnej správy, a tým je spravidla v knihe došlej pošty.

V praxi je evidovaná došlá faktúra priamo cez knihu došlej pošty a následne i v knihe faktúr. V prípade pochybností možno uvedené číslovanie zjednotiť. Podľa ustanovenia § 10 zákona o účtovníctve musí účtovný doklad (t. j. platobný poukaz k došlej faktúre) tiež obsahovať číslo a názov dokladu, čo je teda už ďalším číslovaním, no zo zákona povinným.

Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. v ustanovení § 5b ods. 1 písm. b) bod 6  požaduje, aby zverejnený prehľad o dodávateľskej faktúre obsahoval aj dátum jej doručenia. Tento dátum vyplýva práve z evidencie z knihy došlej pošty.

Otázka č. 1:

Pri osobách vykonávajúcich formálnu a vecnú stánku kontroly musí byť uvedená formulácia, či je to vecná alebo formálna kontrola alebo stačí len zadefinovaný ich podpis a dátum?

V rámci overovania správnosti a úplnosti účtovného dokladu v zmysle ustanovení § 10 zákona o účtovníctve sa vykonáva povinne vecná a formálna kontrola. Vecná a formálna kontrola obsahuje dátum a podpis vecne zodpovednej osoby. Ďalšie náležitosti  vyplývajú z interných smerníc účtovnej jednotky.

Otázka č. 2:

Je aj  výpis z banky účtovným dokladom (úhrady faktúr)? Má byť aj na výpise z predmetného účtu uvedená predkontácia?

Na bankových výpisoch netreba mať uvedené účtovné predkontácie. Z hľadiska účtovníctva však predstavuje preukázateľný doklad. Úplne postačuje, ak po zaúčtovaní jednotlivých bankových transakcií z bankového výpisu účtovník vytlačí podrobný zoznam zaúčtovaných bankových transakcií, kde sú uvedené všetky zodpovedajúce údaje o uskutočnenej bankovej transakcii (dátum, finančná čiastka, popis transakcie, variabilný symbol, prípadne osobitná krátka poznámka), a tento vytlačený zoznam zaúčtovaných transakcií  účtovník aj podpíše.

Otázka č. 3:

V našej príspevkovej organizácii obce číslujú faktúry samostatným číselným radom v každom mesiaci (napr. 2021-06-01, 2021-06-02... a potom 2021-07-01...). Je to z hľadiska kontroly v poriadku?

Áno, uvedený spôsob číslovania je v poriadku a plne môže byť uplatnený v praxi účtovnej jednotky. Je vhodné odporučiť, aby takýto spôsob bol riadne zaznamenaný aj v internej smernici, napríklad v smernici o vedení účtovníctva alebo o obehu účtovných dokladov.

Otázka č. 4:

Ako má rozpočtová organizácia disponovať s faktúrami od dodávateľa, ak sú v cudzom jazyku? Môžeme také faktúry prijať?

Áno, faktúru zo zahraničia možno prijať. Ak je k fakturácii uzatvorená zmluva, je vhodné, aby obsahovala aj povinnosť vystavenia dvojjazyčnej faktúry. Ak je faktúra iba v cudzom jazyku, postačí jej preklad bez úradného overenia. Takáto faktúra má riadne charakter účtovného dokladu, ku ktorej sa vystaví likvidačný list či platobný poukaz, alebo krycí list.

Otázka č. 5:

Je  možné likvidačné listy hromadne doložiť navrch prijatých faktúr na konci roka,  a teda nie ku každej faktúre osobitne?

Nie, uvedený spôsob nie je zákonný. Likvidačný list je účtovným dokladom a musí preukazovať fakturáciu, prípadne v praxi môže byť spracovaný (pozn.: ak ide o obsahovo a časovo totožné dodávateľské fakturácie) hromadný likvidačný list alebo hromadný platobný poukaz. Ak účtovná jednotka vystaví likvidačný list až po úhrade faktúry, prichádza v praxi ku kontrolnému nedostatku – nedodržanie ustanovenia § 10 s ohľadom na § 6 zákona o účtovníctve.

Otázka č. 6:

Je možné na dodávateľskú došlú faktúru, napríklad za energie, ceruzkou si rozpísať sumu na úhradu rozdelenú na jednotlivé strediská podľa nami stanovených percent a podľa toho ďalej účtovať, čo je zreteľne viditeľné na vytlačenom účtovnom doklade – likvidačnom liste?

Áno, uvedený spôsob je v poriadku a je vhodné ho zaznamenať aj v internej smernici o účtovníctve alebo o obehu účtovných dokladov. Poznámky ceruzkou, ak predstavujú pomocné informácie, výpočty, sú v poriadku.

Otázka č. 7:

Môže byť podpis zodpovedných osôb nahradený vytlačeným menom a priezviskom, titulom týchto osôb na zaúčtovanom doklade?

Nie, podpis predstavuje povinnú náležitosť v zmysle ustanovení § 10 zákona o účtovníctve. Nemožno ho nahradiť napríklad kódom alebo pečiatkou a podobne.

Otázka č. 8:

Dotýka sa likvidačný list iba subjektov verejnej správy?                 

Nie, každá účtovná jednotka, ktorá vedie podvojné i jednoduché účtovníctvo, musí viesť účtovné doklady štandardizovaným spôsobom – teda v zmysle náležitostí, ktoré sú upravené v predmetnom ustanovení § 10 zákona o účtovníctve.

Otázka č. 9:

Aký je rozdiel medzi likvidačným a krycím listom?

Rozdiel medzi uvedenými názvami nie je, pričom v praxi sa vyskytujú aj likvidačné listy alebo krycie listy, prípadne platobné poukazy. Všetky tieto názvy definujú účtovný doklad, ktorý preukazuje vznik účtovného prípadu – úhrada došlej dodávateľskej faktúry.

Otázka č. 10:

Je potrebné  vytlačiť všetky likvidačné listy, ak existujú doklady v archíve programu a sú vytlačiteľné v prípade potreby?

Z dôvodu povinného podpísania účtovného dokladu sa odporúča vytlačiť predmetné účtovné doklady, aby spĺňali charakter úplného účtovného dokladu po formálnej stránke a tiež preukazovali trvalosť účtovného záznamu, resp. prípadu.

Otázka č. 11:

Čo znamená pre obce ustanovenie  § 10 ods. 1 písm. g) zákona o účtovníctve, z ktorého vyplýva, že účtovný doklad nemusí obsahovať označenie účtov, na ktorých je zaúčtovaný, ak zaúčtovanie dokladu vyplýva z programového vybavenia?

V praxi môže byť zaúčtovanie realizované automaticky formou účtovného softvéru (programového vybavenia), ktorý má obec k dispozícii. Vtedy vystavenie likvidačného listu alebo platobného poukazu či krycieho listu obsahuje priamo uvedenú účtovnú predkontáciu, ktorú automaticky prideľuje softvér (pozn.: napr. 518/321xxx).

Druhou možnosťou, na ktorú predmetné ustanovenie v druhej časti vety odkazuje, je programové vybavenie, ktoré neuvedie priamo na doklad účtovnú predkontáciu, no je zadefinovaná v programovom vybavení automaticky. Na účely výkonu kontroly sa potom následne preukáže táto skutočnosť, že programové vybavenie riadne eviduje a zadefinuje účtovnú predkontáciu.

Otázka č. 12:

Musí obec pokladničný doklad z Nemecka (v mene euro) viesť v evidencii zahraničných pokladničných dokladov alebo ho môže zaradiť do číselného radu tuzemských pokladničných dokladov v mene euro?

V obci (a tiež v zriadených organizáciách) možno tieto skutočnosti viesť rovnakým číselným radom a v rovnakej pomocnej evidencii – pokladničnej knihe.

Otázka č. 13:

Musí obec uviesť pri účtovnom doklade aj výkon základnej finančnej kontroly?

Áno, takúto povinnosť definuje ustanovenie § 7 v nadväznosti na § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. Základná finančná kontrola sa môže vykonať formou pečiatky či tabuľky, alebo formou priamo vloženého textu do účtovného dokladu.



Bezplatný odpovedný servis pre predplatiteľov

Vaše otázky môžete zadať na www.otazkyodpovede.sk.

Aktuálne články

Úrazový príplatok pre COVID-19 N

Publikované:

Kto má nárok? Nárok na úrazový príplatok z dôvodu vzniku ochorenia COVID-19 majú: Zamestnanci, ktorí sú uznaní počas krízovej situácie za dočasne práceneschopných z dôvodu ochorenia COVID-19 a ktorým zamestnávateľ potvrdí, že ochorenie COVID-19 im vzniklo pri práci, kde je preukázateľný kontakt s týmto ochorením alebo s infekčným materiálom. Fyzická osoba (osoby uvedená v § 17 ods. 2 zákona pozri nižšie), ak je počas krízovej situácie uznaná za dočasne práceneschopnú z dôvodu ochorenia COVID-19, ktoré vzniklo pri výkone činnosti uvedenej v § 17 ods. 2 zákona, kde je preukázateľný kontakt s týmto ochorením alebo s infekčným materiálom ako súčasť tejto činnosti.