Účtovníctvo ROPO a obcí / Ročník 2021 / Vydanie 10/2021
Vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov
 Publikované:  5. 10. 2021           ■ Autor/i:   Ing. Ingrid Konečná Veverková       
 URL článku:  https://www.ropoaobce.sk/sk/casopis/uctovnictvo-ropo-a-obci/vedenie-pokladnice-a-obeh-pokladnicnych-dokladov.m-2969.html

V príspevku upozorňujeme obce na povinnosť vytvoriť, zachovávať a rozvíjať finančné riadenie, v rámci ktorého sa musí zabezpečiť okrem iného aj jednotný a efektívny systém vedenia pokladnice, obehu pokladničných dokladov a vykonávania pokladničných operácií. Cieľom príspevku je dať odpovede na množstvo otázok spojených s vedením pokladnice a obehom pokladničných dokladov.

Najlepší spôsob, ako vytvoriť v účtovnej jednotke jednotný a efektívny systém finančného riadenia a finančnej kontroly pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti, je vydať "smernicu pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov" , ktorá bude zabezpečovať jednotnosť pri vedení pokladnice, vykonávaní pokladničných operácií a obehu pokladničných dokladov v účtovnej jednotke.
Táto smernica sa stane súčasťou celého systému finančného riadenia, ktorý tvoria jednotlivé vnútorné smernice a rozhodnutia štatutárneho orgánu obce a rozpočtových a príspevkových organizácií (ďalej len "ROPO") ako vnútorné riadiace akty finančného riadenia, ktoré upravujú prípravu a realizáciu pokladničných operácií, povinnosti a postupy vedúcich zamestnancov a zamestnancov zodpovedných za vykonávanie, riadenie a kontrolu činností na úseku pokladničnej agendy a účtovníctva pri hospodárnom, efektívnom a účinnom vynakladaní verejných prostriedkov.
Otázka č. 1:
Musí mať obec a ROPO zriadená obcou vydaný vnútorný predpis upravujúci vedenie pokladnice?
Žiadny právny predpis neustanovuje povinnosť pre obec a ROPO vydať vnútorný predpis upravujúci vedenie pokladnice, nakoľko nie je legislatívne upravený spôsob vedenia pokladnice. Je potrebné upozorniť, že absencia právneho predpisu, ktorý by upravoval spôsob vedenia pokladnice, spôsobuje nemalé problémy a komplikácie pri dodržiavaní pravidiel jednotného obehu pokladničných dokladov, jednotného systému finančného riadenia a finančnej kontroly pokladničných operácií, a je preto žiadúce, aby si obec a ROPO organizáciu a riadenie týchto procesov upravila vo vnútornom predpise, a to buď v smernici o vedení pokladnice, alebo v smernici o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov.
Obec a ROPO nemá povinnosť vydať samostatnú "smernicu pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov", v aplikačnej praxi je časté, že zásady vedenia pokladnice a obeh pokladničných dokladov bývajú súčasťou vnútorného predpisu upravujúceho vedenie účtovníctva a obeh účtovných dokladov. Vždy je to len na slobodnom rozhodnutí obce a ROPO, aký postup si zvolí.
Odporúčame, aby "smernica pre vedenie pokladnice a obeh pokladničných dokladov" riešila pra­vidlá:
 - výdaja a príjmu peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín, 
 - evidovania peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín, 
 - označovania, číslovania, náležitostí pokladničných dokladov a pokladničnej knihy, 
 - preskúmavania, kontroly a schvaľovania pokladničných operácií, 
 - obehu pokladničných dokladov, 
 - opravy pokladničných dokladov a účtovných záznamov, 
 - úschovy pokladničných dokladov; 
ďalej by mala riešiť
 - prevádzku pokladnice, stanovenie pokladničných hodín, zabezpečenie bezpečnosti, 
 - stanovenie limitu pokladničnej hotovosti, 
 - zásady dopĺňania peňažných prostriedkov v hotovosti (na základe predpokladaných výdavkov) a odvodu peňažných prostriedkov v hotovosti nad stanovený pokladničný limit do banky, 
 - postup pri poskytovaní preddavkov zamestnancom a spôsob ich zúčtovania, 
 - inventarizáciu peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín. 
Zásady vedenia pokladnice
Za vedenie pokladnice je zodpovedný pokladník. Pod vedením pokladnice sa chápe najmä evidovanie peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín. Pokladník zodpovedá za dopĺňanie pokladničnej hotovosti, a to na základe predpokladaných výdavkov, a tiež za odvod pokladničnej hotovosti nad stanovený pokladničný limit do banky.
Pokladník má povinnosť zabezpečiť odvod pokladničnej hotovosti nad stanovený pokladničný limit do banky v čase mimo pokladničných hodín. Obvyklá prax je, že spôsob odvodu pokladničnej hotovosti a rovnako aj pokladničné hodiny sú stanovené vo vnútornom predpise účtovnej jednotky, a to buď v smernici o vedení pokladnice, alebo v smernici o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov.
Otázka č. 2:
Ako najlepšie stanoviť pokladničné limity v pokladnici obce a ­ROPO zriadenej obcou?
Limit pokladničnej hotovosti nie je stanovený v žiadnom všeobecne záväznom predpise, ale si ho stanovuje sama účtovná jednotka. Obvyklá prax je, že limit pokladničnej hotovosti je stanovený vo vnútornom predpise účtovnej jednotky, a to buď v smernici o vedení pokladnice, alebo v smernici o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov. Ak si obec a ROPO stanovila vo svojom vnútornom predpise limit pokladničnej hotovosti vedenej v pokladnici, tak tento limit musí dodržiavať.
Otázka č. 3:
Obec si cez internet objednala tovar za 7 000 eur. Tovar bol doručený kuriérom, ktorému pokladníčka z pokladnice vyplatila uvedenú sumu v hotovosti. Porušila obec zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len "zákon o účtovníctve")?
Zákon o účtovníctve neupravuje práva a povinnosti účtovnej jednotky pri realizácii platieb v hotovosti. Pre obec platí povinnosť dodržiavať zákon č. 394/2012 Z.z. o obmedzení platieb v hotovosti. Podľa § 4 ods. 1 cit. zákona sa obciam zakazuje platba v hotovosti, ktorej hodnota prevyšuje 5 000 eur, pričom platbou v hotovosti sa rozumie odovzdanie bankoviek alebo mincí v hotovosti v mene euro alebo bankoviek alebo mincí v hotovosti v inej mene odovzdávajúcim a prijatie tejto hotovosti príjemcom. Na základe uvedenej právnej úpravy možno konštatovať, že obec uvedeným postupom porušila uvedený právny predpis.
Obeh pokladničných dokladov
Obeh pokladničných dokladov by mal vymedzovať práva a zodpovednosť jednotlivých zamestnancov a vedúcich zamestnancov za overenie vecnej a formálnej správnosti pokladničných operácií, mal by uvádzať nadväznosť jednotlivých pracovných postupov, mal by upravovať postup spracovania, preskúmavania a kontroly pokladničných dokladov od ich vyhotovenia až po ich odovzdanie na zúčtovanie vrátane lehôt obehu pokladničných dokladov medzi zamestnancami.
Vo všeobecnosti možno uviesť tieto základné zásady obehu pokladničných dokladov :
 1. Zamestnanec zodpovedný za vedenie pokladnice - pokladník je povinný vyhotoviť pokladničný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje. 
 2. Pokladník overuje pokladničné doklady z hľadiska vecného a číselného a tiež z hľadiska formálneho. 
 3. Pokladník nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej a číselnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého sa pokladničný doklad vystavuje. 
 4. Pred predložením pokladničného dokladu na zúčtovanie sa musí vykonať preskúmanie a schválenie pokladničného dokladu, ktorým sa preukazuje pokladničná operácia. 
 5. Ak zamestnanec zodpovedný za vedenie účtovníctva - ekonóm/účtovník zistí nezrovnalosti, je povinný pokladničný doklad vrátiť tomu, kto ho vyhotovil. 
Otázka č. 4:
Základná umelecká škola nevedie pokladnicu, a to napriek skutočnosti, že drobné nákupy materiálu realizuje hotovostnou formou. Je tento postup v poriadku?
Základná umelecká škola ako účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva je podľa § 2 zákona o účtovníctve povinná účtovať o skutočnostiach - jednotlivých účtovných prípadoch prostredníctvom účtovných dokladov. Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu. Základná umelecká škola ako účtovná jednotka je povinná dodržiavať okrem zákona účtovníctve aj ustanovenia opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p (ďalej len "Postupy účtovania"). Podľa § 40 ods. 1 Postupov účtovania stav a pohyb finančných prostriedkov v hotovosti sa účtuje na účte 211 - Pokladnica. O týchto účtovných prípadoch sa účtuje na podklade príjmových a výdavkových pokladničných dokladov. Na základe uvedených skutočností, ak základná umelecká škola ako účtovná jednotka účtuje o pohybe peňazí v hotovosti, napr. nakupuje materiál za peňažné prostriedky v hotovosti, je povinná viesť pokladničnú knihu a účtovať o obratoch v pokladničnej knihe prostredníctvom jednotlivých účtovných prípadov v prospech a na ťarchu účtu 211 - Pokladnica. V týchto prípadoch pokladnicu nie je možné nahradiť iným druhom účtovného dokladu.
Pokladničné doklady a pokladničná kniha
Pokladník zapisuje pohyb peňažných prostriedkov v pokladnici ihneď pri ich príjme a pri ich výdaji, a to na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov. Na pokladničné doklady neplatí osobitný predpis, ktorý by určoval záväznú formu a obsah pokladničného dokladu. Pre všetky účtovné doklady platí ustanovenie § 10 zákona o účtovníctve, v zmysle ktorého účtovný doklad dokladuje skutočnosti, ktoré sú predmetom účtovníctva, a ako preukázateľný účtovný záznam musí obsahovať náležitosti, konkrétne:
 a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu, 
 b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, 
 c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, 
 d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu, 
 e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, 
 f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie, 
 g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje (ak to nevyplýva z programového vybavenia). 
V pokladničnej knihe sa zaznamenáva stav a pohyb peňažných prostriedkov v hotovosti a cenín.
V pokladničnej knihe sa uvádza:
 a) názov účtovnej jednotky, 
 b) účtovné obdobie, ktorého sa týka, 
 c) stanovený limit pokladničnej hotovosti. 
Zápisy v pokladničnej knihe obsahujú:
 a) dátum uskutočnenia účtovného prípadu v pokladnici, 
 b) číslo pokladničného dokladu, 
 c) obsah účtovného prípadu v pokladnici, 
 d) suma prijatých peňažných prostriedkov v hotovosti a vyplatených peňažných prostriedkov v hotovosti, 
 e) zostatok peňažných prostriedkov v hotovosti po uskutočnenom pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti. 
Otázka č. 5:
Musia byť na príjmových a výdavkových pokladničných dokladoch uvedené náležitosti ako obsah účtovného prípadu a dátum uskutočnenia účtovného prípadu?
Na pokladničné doklady neplatí osobitný predpis, ktorý by určoval ich záväznú formu a obsah. Pokladničné doklady sú účtovnými dokladmi a podľa § 10 ods. 1 písm. b) a písm. e) zákona o účtovníctve na účtovnom doklade musí byť okrem iných náležitostí uvedený obsah účtovného prípadu, označenie jeho účastníkov a dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia. Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu a dátum jeho uskutočnenia.
Otázka č. 6:
Kedy musí pokladník vyhotovovať pokladničné doklady?
Pokladničné doklady sa ako originálne písomnosti vyhotovujú bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú.
Otázka č. 7:
Musí obec k dokladom z elektronickej registračnej pokladnice vyhotovovať aj výdavkové pokladničné doklady?
Obec ako účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Účtovnými záznamami sú aj účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy. Podľa § 8 ods. 1 zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v z. n. p. je podnikateľ povinný po zaevidovaní tržby v elektronickej registračnej pokladnici alebo v pokladnici e-kasa klient odovzdať kupujúcemu pokladničný doklad okrem kópie pokladničného dokladu ihneď po jeho vytlačení v elektronickej registračnej pokladnici alebo v pokladnici e-kasa klient. V citovanom ustanovení sú uvedené aj náležitosti pokladničného dokladu vyhotoveného elektronickou registračnou pokladnicou. Tieto náležitosti nie sú totožné s náležitosťami účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve. Obec ako účtovná jednotka musí o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti vystaviť výdavkový pokladničný doklad, ktorý obsahuje všetky náležitosti účtovného dokladu podľa § 10 zákona o účtovníctve. K výdavkovému pokladničnému dokladu prikladá doklad z elektronickej registračnej pokladnice, ktorým preukazuje účel výdavku.
Otázka č. 8:
Mesto má množstvo pokladničných dokladov, a tak si v smernici zvolilo samostatný číselný rad pre príjmové a samostatný číselný rad pre výdavkové pokladničné doklady. Je tento postup v súlade so zákonom o účtovníctve?
V pokladnici sa účtuje o účtovných prípadoch na podklade príjmových a výdavkových pokladničných dokladov. Na pokladničné doklady neplatí osobitný predpis, ktorý by určoval číslovanie pokladničného dokladu. V smernici si účtovná jednotka na základe vlastného rozhodnutia záväzne určí, aké druhy pokladničných dokladov bude používať, a zároveň stanoví spôsob ich číslovania. Je len na rozhodnutí účtovnej jednotky, aký systém číslovania pokladničných dokladov zvolí.
Oprava pokladničných dokladov
Ak pokladník zistí, že niektorý účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný, musí vykonať bez zbytočného odkladu jeho opravu zákonným spôsobom podľa § 34 zákona o účtovníctve. Oprava účtovného záznamu pred zaúčtovaním sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovedného zamestnanca, ktorý vykonal príslušnú opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou a aj po oprave. Pokladník prečiarkne pôvodný záznam tenkou čiarou, uvedie správne údaje s uvedením dátumu vykonania opravy, priezvisko a podpisový záznam zamestnanca, ktorý túto opravu vykonal.
Opravy v pokladničných dokladoch, pokladničných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti, nezrozumiteľnosti alebo neprehľadnosti účtovníctva.
Úschova pokladničných dokladov
Pokladník po ukončení účtovného obdobia odovzdá zodpovednému zamestnancovi za účtovanie na archiváciu pokladničnú knihu s ostatnými účtovnými záznamami. Pokladničné doklady, pokladničné knihy, ako aj ostatné doklady sa uschovávajú v zmysle zákona o účtovníctve; archivujú sa počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, a to v súlade s registratúrnym poriadkom účtovnej jednotky.
Účtovanie na účte 211 - Pokladnica
RO vedú účtovníctvo podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v z. n. p. a podľa opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v z. n. p. (ďalej len "Postupy účtovania").
Podľa § 40 ods. 1 Postupov účtovania stav a pohyb finančných prostriedkov v hotovosti sa účtuje na účte 211 - Pokladnica. Stav finančných prostriedkov v pokladnici sa nenahrádza potvrdenkami alebo úpismi. Peniaze v hotovosti zverené zamestnancom na použitie na vopred stanovené účely a šeky vydané na použitie sa účtujú ako pohľadávky voči zamestnancom.
Účtovanie výberu finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice a odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet - účtovanie na obci a v PO

Text účtovného prípadu	MD	D	Suma v €	
Výber finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice	
−  príjmový pokladničný doklad	211	261	5 000	
−  výpis z bankového účtu	261	221	5 000	
Odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet	
−  výdavkový pokladničný doklad	261	211	1 000	
−  výpis z bankového účtu	221	261	1 000	

Účtovanie výberu finančných prostriedkov v hotovosti z bankového účtu do pokladnice a odvod finančných prostriedkov v hotovosti na bankový účet - účtovanie v RO

Text účtovného prípadu	MD	D	Suma v €	
Odvod finančných prostriedkov v hotovosti na príjmový účet	
−  výdavkový pokladničný doklad	261	211	1 000	
−  výpis z príjmového účtu	223	261	1 000	
Výber finančných prostriedkov v hotovosti z výdavkového účtu do pokladnice	
−  príjmový pokladničný doklad	211	261	5 000	
−  výpis z výdavkového účtu	261	222	5 000	
Vo vecnej a časovej súvislosti s výdavkami sa účtuje zúčtovanie bežného transferu od zriaďovateľa do výnosov	354	691	5 000	

Otázka č. 9:
Zamestnanec obce nakúpil materiál pre obec. Účet zaplatil vlastnou platobnou kartou a žiada, aby mu obec zaplatila realizovaný výdavok. Je možné mu tento výdavok preplatiť v hotovosti? Neporuší obec postupy účtovania?
Zákon o účtovníctve a Postupy účtovania neriešia oprávnenosť preplatenia výdavku uhradeného súkromnou platobnou kartou zamestnanca. Je to na rozhodnutí obce, mala by však mať nastavený systém finančného riadenia a finančnej kontroly tak, aby bolo použitie verejných prostriedkov vždy hospodárne, efektívne a účinné. Podmienkou na vyplatenie finančných prostriedkov v hotovosti a pre zaúčtovanie tohto účtovného prípadu - nákupu hradeného súkromnou platobnou kartou zamestnanca - je preukázateľnosť, že daný nákup súvisí s činnosťou obce, že ten materiál je nakupovaný pre obec a že tento nákup bol schválený. Zaúčtovaním tohto nákupu vzniká v účtovníctve záväzok voči zamestnancovi, ktorý môže byť vyplatený z pokladnice.

Text účtovného prípadu	MD	D	Suma v €	
Nákup materiálu súkromnou platobnou kartou zamestnanca	501/111	333	50	
Úhrada záväzku voči zamestnancovi	333	211	50	

Podľa zákona o účtovníctve musí účtovná jednotka peňažné prostriedky v hotovosti inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav peňažných prostriedkov v hotovosti evidovaných v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.
Inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti sa obvykle vykonáva na základe vnútorného predpisu. Príkaz na vykonanie inventarizácie peňažných prostriedkov v hotovosti vydáva štatutárny orgán obce a ROPO.
Pri inventarizácii peňažných prostriedkov v hotovosti ide o zistenie skutočného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti a jeho porovnanie s účtovným stavom. Fyzickou inventúrou sa zistí skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti k stanovenému dátumu. Zistený skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti sa uvedie v inventúrnom súpise. Inventúrnym súpisom sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva.
Zistený skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti uvedený v inventúrnom súpise sa porovná so stavom v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva.
Ak sa porovnaním skutočného a účtovného stavu zistí rozdiel a zistený rozdiel nemožno preukázať účtovným záznamom, považuje sa tento rozdiel za inventarizačný rozdiel.
Schodok vzniká, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom. Za schodok sa považuje zistený rozdiel medzi nižším stavom pokladničnej hotovosti v pokladnici oproti:
 a) zostatku zistenému podľa zápisov v pokladničnej knihe, 
 b) výplate, ktorá nie je doložená riadnym výdavkovým dokladom, 
 c) prevzatím, ktoré nie je príjemcom potvrdené. 
Prebytok vzniká, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a nemožno ho preukázať účtovným záznamom. Za prebytok sa považujú peňažné prostriedky v hotovosti v pokladnici, ktoré nie sú zdokladované príjmovým pokladničným dokladom.
Inventarizačné rozdiely v pokladnici sa po ich zistení zapíšu do pokladničnej knihy, prebytok ako príjem a schodok ako výdavok. Súčasne sa doložia príjmovým a výdavkovým pokladničným dokladom, ktorý podpíšu osoby zodpovedné za vykonanie inventarizácie (inventarizačná komisia).
Inventarizačné rozdiely zaúčtuje účtovná jednotka do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.
Inventarizačné rozdiely budú vyrovnané hneď po zistení s pokladníkom na základe jeho písomnej dohody o hmotnej zodpovednosti.
Spôsob a postup, akým sa vykonáva inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti, býva vždy súčasťou celého systému vykonávania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve. Tento systém je neoddeliteľnou súčasťou systému vedenia účtovníctva, ktorý tvorí základnú kostru systému finančného riadenia a finančnej kontroly. Spôsob a postup vykonávania inventarizácie peňažných prostriedkov v hotovosti môže byť upravený vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie pokladnice, ale môže byť tiež upravený v rámci jednotnej úpravy inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov vo vnútornom predpise upravujúcom vedenie účtovníctva alebo v zásadách vykonávania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. Vždy je to na slobodnom rozhodnutí účtovnej jednotky, aký postup zvolí, záleží to vždy len od konkrétnych podmienok a od systému riadenia obce alebo ROPO.
Účtovanie inventarizačných rozdielov pokladničnej hotovosti - prebytok

Text účtovného prípadu	MD	D	Suma v €	
Prebytok pokladničnej hotovosti zistený pri inventarizácii pokladnice	211	668	500	
Prebytok cenín zistený pri inventarizácii cenín	213	668	150	

Účtovanie inventarizačných rozdielov pokladničnej hotovosti - schodok

Text účtovného prípadu	MD	D	Suma v €	
Schodok pokladničnej hotovosti zistený pri inventarizácii pokladnice	335	211	500	
Schodok cenín zistený pri inventarizácii cenín	335	213	150	
Schodok pokladničnej hotovosti alebo schodok na ceninách v prípade, že je podpísaná hmotná zodpovednosť s osobou, ktorá má na starosti tieto ceniny a dokázateľne nedošlo ku krádeži, sa predpíše ako pohľadávka voči zamestnancovi na účte 335 - Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom 211 - Pokladnica alebo 213 - Ceniny.