Osobné údaje v informačných systémoch miest a obcí (II.)

Orgán územnej samosprávy (obec, mesto) je podľa § 4 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov prevádzkovateľom, ktorý má okrem iného tieto povinnosti:

1. poveriť zodpovednú osobu výkonom dohľadu nad spracúvaním osobných údajov (§ 19 cit. zákona),

2. poučiť oprávnené osoby o ich povinnostiach, právach, mlčanlivosti a zodpovednosti, ktoré vyplývajú zo zákona o ochrane osobných údajov (§ 17 a § 18 cit. zákona),

3. zaregistrovať informačné systémy na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (ďalej len „úrad“), alebo o nich viesť evidenciu (§ 26 až § 30 cit. zákona),

4. zabezpečiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov (§ 15 a § 16 cit. zákona).

Z § 19 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zodpovednosť za výkon dohľadu nad ochranou osobných údajov spracúvaných podľa tohto zákona.

Ak prevádzkovateľ zamestnáva , výkonom dohľadu alebo viaceré zodpovedné osoby, ktoré dozerajú na dodržiavanie zákonných ustanovení pri spracúvaní osobných údajov[prevádzkovateľ, ktorý zamestnáva menej ako šesť osôb, môže výkonom dohľadu nad ochranou osobných údajov písomne poveriť zodpovednú osobu, ktorá dozerá na dodržiavanie zákonných ustanovení pri spracúvaní osobných údajov; ak nepoverí zodpovednú osobu nevzťahuje sa na neho výnimka z povinnosti registrácie informačných systémov podľa § 25 ods. 2 písm. b) cit. zákona].

Ak má prevádzkovateľ veľký počet zamestnancov a informačných systémov, je veľmi náročné, aby jedna osoba bola schopná na všetko dôkladne dohliadať. V takýchto prípadoch je praktické poveriť viaceré zodpovedné osoby,

Zodpovednou osobou môže byť len fyzická osoba, ktorá má spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu a spĺňa podmienku bezúhonnosti podľa § 35 ods. 4 prvej vety zákona o ochrane osobných údajov; bezúhonnosť sa preukazuje doložením výpisu z registra trestov nie starším ako tri mesiace, ktorý je prevádzkovateľ povinný uchovávať počas doby výkonu funkcie zodpovednej osoby. fyzická osoba, ktorá je štatutárnym orgánom prevádzkovateľa a fyzická osoba, ktorá je oprávnená konať v mene štatutárneho orgánu prevádzkovateľa. Zodpovedná osoba má postavenie oprávnenej osoby prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ, a nie úrad, disponuje výpisom z registra trestov zodpovednej osoby, ktorý tvorí súčasť písomného poverenia zodpovednej osoby. Napríklad prevádzkovateľ poveril zodpovednú osobu výkonom dohľadu nad ochranou osobných údajov dňa 2.12.2011 a výpis z registra trestov tejto zodpovednej osoby má zo dňa 1.12.2011 – takže zodpovedná osoba je ku dňu poverenia bezúhonná.

Prevádzkovateľ, ktorý zodpovednú osobu (zodpovedná osoba musí mať samostatné písomné poverenie, z ktorého bude zrejmé, kto, koho, odkedy poveril a, samozrejme, písomné podpisy zodpovednej osoby, ako aj štatutárneho orgánu), je povinný o tom písomne informovať úrad (adresa: Odborárske nám. č. 3, 817 60 Bratislava 15) bez zbytočného odkladu,

Prevádzkovateľ oznámi úradu tieto údaje:

a) názov, sídlo alebo trvalý pobyt, právnu formu a identifikačné číslo prevádzkovateľa alebo zástupcu prevádzkovateľa,

b) titul, meno, priezvisko a dátum narodenia zodpovednej osoby,

c) pracovné zaradenie zodpovednej osoby,

d) dátum začiatku platnosti písomného poverenia zodpovednej osoby,

e) vyhlásenie prevádzkovateľa o tom, že zodpovedná osoba spĺňa podmienky ustanovené v § 19 ods. 12 zákona o ochrane osobných údajov.

Ako pomôcka môže slúžiť formulár „Oznámenie prevádzkovateľa o poverení zodpovednej osoby“, ktorý sa nachádza na webovej stránke úradu www.uoou.sk. prípadne informácie podľa zákonaa podobne.

Odborné vyškolenie zodpovednej osoby alebo viacerých zodpovedných osôb zabezpečí prevádzkovateľ. Formu odborného vyškolenia zákon neuvádza.

Zodpovednej osobe zo zákona vyplýva veľa povinností, napr. vybavovanie žiadostí dotknutých osôb podľa § 20 až 22 zákona o ochrane osobných údajov, realizácia technických, organizačných a personálnych opatrení – dohliadanie na ich aplikáciu v praxi, dohľad pri výbere sprostredkovateľa podľa § 5 ods. 3 a 4 cit. zákona, prípravu písomnej zmluvy alebo písomného poverenia pre sprostredkovateľa v súlade s § 5 ods. 2 cit. zákona, dohľad nad cezhraničným tokom osobných údajov, prihlásenie informačných systémov na osobitnú registráciu, vedie evidencie.