Právo pre ROPO a obce / Ročník 2022 / Vydanie 9/2022
Ochrana osobných údajov pri voľbách do samosprávy
 Publikované:  20. 9. 2022           ■ Autor/i:   JUDr. Anton Ukropec       
 URL článku:  https://www.ropoaobce.sk/sk/casopis/pravo-pre-ropo-a-obce/ochrana-osobnych-udajov-pri-volbach-do-samospravy.m-3631.html

Príspevok sa zaoberá ochranou osobných údajov pri voľbách do územnej samosprávy, pričom poukazuje najmä na spracúvanie osobných údajov voličov a kandidátov, na povinnosť obce informovať dotknuté osoby o spracúvaní osobných údajov, právo voličov požiadať o opravu údajov v stálom zozname voličov, ako aj na bezpečnostné opatrenia a záznamy o spracovateľských činnostiach. Príspevok približuje uvedenú problematiku príkladmi z praxe a odporúčaniami.

Právna úprava ochrany osobných údajov je upravená všeobecne v nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len "nariadenie GDPR") a v zákone č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len "zákon o ochrane osobných údajov"). Ochranu osobných údajov pri voľbách upravuje zákon č. 180/2014 Z. z. o podmienkach výkonu volebného práva a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len "zákon o podmienkach výkonu volebného práva").
Z vyhlásenia Európskeho výboru pre ochranu údajov č. 2/2019 o používaní osobných údajov v priebehu politických kampaní (prijaté 13. marca 2019) vyplýva, že dodržiavanie pravidiel ochrany údajov, a to aj v kontexte volebných činností a politických kampaní, je nevyhnutné na ochranu demokracie. Ide tiež o prostriedok na zachovanie dôvery občanov a integrity volieb.

Spracúvanie osobných údajov o voličoch
Stály zoznam voličov (ďalej len "stály zoznam") zostavuje a vedie obec, v hlavnom meste SR Bratislave a v meste Košice mestská časť (ďalej len "obec"). Do stáleho zoznamu zapisuje obec voličov, ktorí majú trvalý pobyt v obci. O voličovi sa v stálom zozname uvádza:
 - meno a priezvisko, 
 - rodné číslo; ak ide o cudzinca, dátum narodenia, pokiaľ rodné číslo nemá pridelené, 
 - štátna príslušnosť, 
 - názov obce, názov ulice, ak sa obec člení na ulice, súpisné číslo a orientačné číslo domu trvalého pobytu. 
Zoznam voličov pre jednotlivé volebné okrsky vyhotoví obec zo stáleho zoznamu. Ustanovenie § 11 ods. 4 zákona o podmienkach výkonu volebného právastanovuje, že  každý, kto je oprávnený oboznamovať sa s údajmi v zozname voličov, je povinný zachovávať o nich mlčanlivosť.
Podľa § 24 ods. 2 zákona o podmienkach výkonu volebného práva platí:

„Volič po príchode do volebnej miestnosti preukazuje svoju totožnosť občianskym preukazom, ak v osobitnej časti nie je ustanovené inak. Okrsková volebná komisia zakrúžkuje poradové číslo voliča v zozname voličov a vydá mu hlasovací lístok a obálku. Prevzatie hlasovacieho lístka a obálky potvrdí volič v zozname voličov vlastnoručným podpisom; ak tak urobiť nemôže alebo ak prevzatie hlasovacieho lístka a obálky odmietne podpísať, predseda okrskovej volebnej komisie poznamená túto skutočnosť v zozname voličov. Okrsková volebná komisia vykoná pri podpise voliča opatrenia na ochranu osobných údajov ostatných voličov zapísaných v zozname voličov.“Úrad na ochranu osobných údajov SR (ďalej len "úrad") v tejto súvislosti odporúča preložiť čisté papiere na osobné údaje iných voličov nachádzajúce sa na zozname voličov, ktoré umožnia voličovi vidieť iba jeho osobné údaje (uvedené vyplýva z Informácie k zabezpečeniu dôvernosti osobných údajov uvedených na zozname voličov, zverejnenej na webovom sídle úradu). Ak volič nepreukáže svoju totožnosť do skončenia hlasovania, hlasovanie sa mu neumožní. To platí aj pre hlasovanie mimo volebnej miestnosti.
Zo závažných, najmä zdravotných dôvodov môže volič požiadať sám alebo prostredníctvom inej osoby obec a v deň konania volieb okrskovú volebnú komisiu o hlasovanie mimo volebnej miestnosti, avšak len v územnom obvode volebného okrsku, pre ktorý bola okrsková volebná komisia zriadená. V takom prípade okrsková volebná komisia vyšle k voličovi dvoch svojich členov s prenosnou volebnou schránkou, hlasovacími lístkami, obálkou a so zoznamom tých voličov, ktorí požiadali o hlasovanie mimo volebnej miestnosti.
Vyslaní členovia okrskovej volebnej komisie zabezpečia, aby bola zachovaná tajnosť hlasovania a aby ten, kto hlasoval, podpísal prevzatie hlasovacieho lístka a obálky. Ak tak volič nemôže urobiť alebo ak prevzatie odmietne podpísať, člen okrskovej volebnej komisie poznamená túto skutočnosť v zozname. Vyslaní členovia okrskovej volebnej komisie vykonajú pri podpise voliča opatrenia na ochranu osobných údajov ostatných voličov zapísaných v zozname. Tento zoznam voličov sa pripojí k zoznamu voličov. Okrsková volebná komisia zakrúžkuje poradové číslo voliča v zozname voličov ihneď po návrate členov komisie vyslaných s prenosnou volebnou schránkou do volebnej miestnosti.
Spracúvanie osobných údajov o kandidátoch
Kandidátna listina politickej strany alebo koalície a kandidátna listina nezávislého kandidáta pre  voľby do obecného zastupiteľstva  obsahuje tieto osobné údaje:
 - meno, priezvisko, titul a dátum narodenia kandidáta, 
 - pohlavie kandidáta, 
 - zamestnanie, ktoré kandidát vykonáva v čase podania kandidátnej listiny (údaj o zamestnaní nesmie obsahovať žiadne vlastné mená alebo ich skratky), 
 - adresu trvalého pobytu kandidáta. 
Kandidátna listina politickej strany alebo koalície pre voľby do obecného zastupiteľstva obsahuje okrem toho aj tieto údaje:
 - názov politickej strany alebo názvy politických strán tvoriacich koalíciu, 
 - meno, priezvisko, funkciu a podpis osoby oprávnenej konať v mene politickej strany a odtlačok pečiatky politickej strany; ak ide o koalíciu, údaje a podpis osoby oprávnenej konať v mene každej politickej strany tvoriacej koalíciu a odtlačok pečiatky každej politickej strany tvoriacej koalíciu. 
Kandidátna listina politickej strany alebo koalície a kandidátna listina nezávislého kandidáta  pre voľby starostu obce  obsahujú rovnaké osobné údaje ako v prípade volieb do obecného zastupiteľstva a tiež vlastnoručný podpis kandidáta. Ku kandidátnej listine politickej strany (koalície) musí byť pripojené  oznámenie o určení splnomocnenca politickej strany alebo koalície a jeho náhradníka  s uvedením mena, priezviska a adresy, na ktorú možno doručovať písomnosti, ako aj telefonického a e-mailového kontaktu.
Súčasťou kandidátnej listiny každého nezávislého kandidáta je  listina podpísaná voličmi,  ktorí podporujú jeho kandidatúru a majú trvalý pobyt v obci, v ktorej kandiduje. V podpisovej listine každý volič pri podpise uvedie svoje meno a priezvisko, dátum narodenia a trvalý pobyt. Na každom hárku podpisovej listiny sa uvedie meno, priezvisko, titul, dátum narodenia a adresa trvalého pobytu kandidáta.
Informácie o spracúvaní osobných údajov
Informácie o spracúvaní osobných údajov musí obec poskytnúť dotknutej osobe  v stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme, formulované jasne a jednoducho.  Uvedené vyplýva z čl. 12 ods. 1 nariadenia GDPR. Obec by sa preto mala vyhnúť používaniu odborných právnych pojmov a mala by tieto informácie formulovať tak, aby boli zrozumiteľné pre dotknuté osoby. Podľa usmernenia Európskej komisie o uplatňovaní práva Únie v oblasti ochrany údajov v kontexte volieb (prijaté 12. septembra 2018) by napríklad krátke nejasné oznámenie o ochrane osobných údajov vytlačené na volebných materiáloch malým písmom požiadavky na transparentnosť nespĺňalo.
V praxi možno informačnú povinnosť uskutočniť najmä formou písomného oznámenia zverejneného  na nástenke vo volebnej miestnosti a na webovom sídle obce.  Pri zverejnení informácií o spracúvaní osobných údajov na webovom sídle obce treba postupovať tak, aby dotknutá osoba mohla tieto informácie na webovom sídle ľahko nájsť.
Podľa usmernenia úradu k zabezpečeniu priebehu volieb a ochrane osobných údajov voličov (ďalej len "usmernenie úradu k zabezpečeniu priebehu volieb") možno informovať voličov o spracúvaní osobných údajov  súčasne so zverejnením informácií o podmienkach práva voliť a práva byť volený na úradnej tabuli a na webovom sídle obce podľa § 21 ods. 1 zákona o podmienkach výkonu volebného právaalebo súčasne  s doručením oznámenia  podľa § 21 ods. 3 uvedeného zákona, určeného do každej domácnosti, v ktorom obec uvádza čas konania volieb, volebný okrsok, volebnú miestnosť, stručný spôsob úpravy hlasovacieho lístka a povinnosť voliča preukázať sa pred hlasovaním preukazom totožnosti.
______________________________
V prípade, že priestory volebnej miestnosti sú  monitorované kamerovým systémom, napríklad s cieľom ochrany majetku, odporúčame, aby obec informovala dotknuté osoby o spracúvaní osobných údajov formou nálepky, ktorá by mala obsahovať piktogram kamery a informácie podľa čl. 13 nariadenia GDPR, alebo aspoň základné identifikačné údaje o obci, údaj o účele spracúvania, informáciu o právach dotknutej osoby a odkaz na miesto, kde sa dotknutá osoba môže bližšie oboznámiť o spracúvaní osobných údajov (napr. vo volebnej miestnosti alebo na webovom sídle obce). Ďalej odporúčame, aby nálepka s informáciami o spracúvaní osobných údajov bola umiestnená pred vstupom do priestorov volebnej miestnosti.
______________________________
Oprava údajov v stálom zozname
Volič si môže v úradných hodinách obce overiť, či je zapísaný v stálom zozname, či údaje o ňom sú úplné a pravdivé, a môže tiež požadovať doplnenie týchto údajov alebo vykonanie opravy. Obec je povinná žiadosti vyhovieť alebo do troch dní písomne oznámiť voličovi dôvody, pre ktoré žiadosti nemôže vyhovieť. Ak obec sama neodstráni chyby alebo nedostatky v stálom zozname, môže sa volič, ktorý je tým dotknutý, obrátiť na správny súd s návrhom na vydanie rozhodnutia o vykonaní opravy alebo o doplnení stáleho zoznamu.
Bezpečnostné opatrenia
Podľa Štátnej komisie pre voľby a kontrolu financovania politických strán (ďalej len "Štátna komisia pre voľby") členovia volebných komisií všetkých stupňov si môžu vyhotovovať fotokópie podpísaných zápisníc príslušnej volebnej komisie. Členovia volebnej komisie podpisujú poučenie o tom, že nesmú osobné údaje, ktoré spracovávajú alebo s ktorými prichádzajú do styku, využiť pre osobnú potrebu či potrebu inej osoby alebo na iné účely, ktoré nesúvisia s voľbami do orgánov samosprávy obcí, a tiež o tom, že sú povinní zachovávať mlčanlivosť o spracovávaných osobných údajoch. Pri ostatných údajoch o činnosti volebnej komisie nie sú jej členovia viazaní mlčanlivosťou (uvedené vyplýva z uznesenia č. 36/6/6 z 36. zasadnutia Štátnej komisie pre voľby pre VII. volebné obdobie z 8. októbra 2018).
Vzor poučenia zapisovateľa a členov volebnej komisie je zverejnený na webovom sídle Ministerstva vnútra SR. Podľa uvedeného vzoru zapisovatelia a členovia miestnej (mestskej) alebo okrskovej volebnej komisie pri spracúvaní osobných údajov postupujú v súlade:
 - so  zákonom o ochrane osobných údajov, 
 - so  zákonom o podmienkach výkonu volebného práva, 
 - s inými zákonmi a všeobecne záväznými právnymi predpismi, 
 - s uzneseniami Štátnej komisie pre voľby, 
 - s usmerneniami Ministerstva vnútra SR vo volebných veciach, 
 - s povinnosťami určenými obcou. 
Podľa usmernenia úradu k zabezpečeniu priebehu volieb v prípade, ak sú vo volebnej miestnosti prítomné okrem členov okrskovej volebnej komisie, jej zapisovateľa a ďalších poverených osôb aj iné osoby, ktoré prejavili záujem o pozorovanie priebehu volieb a sčítania hlasov, musí byť najmä zabezpečené, aby tieto osoby nemohli nahliadať do zoznamu voličov, prípadne si z neho robiť výpisy, odpisy, fotografické záznamy alebo videozáznamy.
Pozorovateľ si môže vyhotovovať audiozáznam, video alebo audio-video záznam z procesu sčítavania odovzdaných hlasov za podmienky, že budú zachované zásady ochrany osobných údajov a zároveň to žiadnym spôsobom nenaruší priebeh sčítavania odovzdaných hlasov (uznesenie č. 38/5/34 z 38. zasadnutia Štátnej komisie pre voľby pre VII. volebné obdobie z 8. novembra 2018). Pozorovateľ si tiež môže robiť poznámky o priebehu hlasovania, ale nesmie vyhotovovať zvukový, obrazový alebo zvukovo-obrazový záznam, prípadne uskutočňovať online prenos z priebehu hlasovania vo voľbách (uznesenie č. 39/4/9 z 39. zasadnutia Štátnej komisie pre voľby pre VII. volebné obdobie z 10. - 11. novembra 2018).
Záznamy o spracovateľských činnostiach
Záznamy o spracovateľských činnostiach predstavujú komplexný prehľad o spracúvaní osobných údajov v obci. Na základe tohto dokumentu možno pripraviť ďalšie dokumenty týkajúce sa ochrany osobných údajov, najmä oboznámenie dotknutých osôb o spracúvaní osobných údajov.
V prípade volieb do samosprávy by záznam o spracovateľskej činnosti obsahoval tieto údaje:
 -  identifikačné údaje obce:  názov a sídlo obce, IČO, e-mail, telefonický kontakt; 
 -  identifikačné údaje zodpovednej osoby:  názov/meno a priezvisko, sídlo/adresa trvalého bydliska, IČO (ak je pridelené), e-mail, telefonický kontakt; 
 -  účel spracúvania:  zabezpečenie priebehu volieb, agenda volieb, zabezpečenie agendy obce podľa  zákona o podmienkach výkonu volebného práva (podľa usmernenia úradu k zabezpečeniu priebehu volieb); 
 -  opis kategórií dotknutých osôb:  voliči, kandidáti, členovia miestnej a okrskovej volebnej komisie; 
 -  opis kategórií osobných údajov:  bežné osobné údaje; 
 -  kategórie príjemcov:  okresný úrad, Štátna komisia pre voľby, Ministerstvo vnútra SR; 
 -  prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie:  neuskutočňujú sa; 
 -  predpokladané lehoty na vymazanie osobných údajov:  podľa registratúrneho poriadku; 
 -  všeobecný opis technických a organizačných bezpečnostných opatrení:  uvedené v smernici o ochrane osobných údajov a bezpečnostných opatreniach. 
Obec môže v záznamoch o spracovateľských činnostiach uviesť aj ďalšie údaje, napríklad právny základ spracúvania osobných údajov, ktorým je v prípade volieb do samosprávy zákon o podmienkach výkonu volebného práva.
Obec je povinná viesť záznamy o spracovateľských činnostiach v písomnej podobe vrátane elektronickej podoby (podľa čl. 30 ods. 3 nariadenia GDPR). Vzor záznamov o spracovateľských činnostiach je zverejnený na webovom sídle úradu. Nie je vylúčené, aby obec viedla záznamy o spracovateľských činnostiach aj v inej forme ako podľa uvedeného vzoru, podmienkou však je, aby tieto záznamy obsahovali všetky povinné náležitosti podľa nariadenia GDPR. Podľa § 104 ods. 1 písm. a) zákona o ochrane osobných údajov za porušenie povinnosti viesť záznamy o spracovateľských činnostiach môže úrad uložiť obci pokutu do 10 000 000 eur.