Úradný záznam
vo veci žiadosti o sprístupnenie informácií č. 83/2017 žiadateľa ......................................., ktorá bola doručená mestu XYZ dňa .................. prostredníctvom e-mailu
Žiadosť bola mestu doručená dňa ................... Bezodkladne po doručení žiadosti oddeleniu .................., t. j. dňa .................. bola žiadateľovi zaslaná výzva na doplnenie neúplnej žiadosti podľa § 14 ods. 3 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o slobode informácií“), keďže v žiadosti chýbali údaje o adrese pobytu žiadateľa. Uvedená informácia bola nevyhnutná z hľadiska možnosti vydať rozhodnutie o nevyhovení žiadosti podľa § 9 ods. 2 v spojení s § 18 ods. 2 zákona o slobode informácií, keďže žiadateľ požadoval sprístupniť dokumenty obsahujúce osobné údaje. Žiadateľ zároveň požadoval sprístupniť informácie písomne, ich zaslaním prostredníctvom pošty.
Žiadateľovi bola výzva zaslaná prostredníctvom e-mailu, ktorý predstavuje jediný kontakt na žiadateľa, ktorý má mesto k dispozícii. Žiadateľovi bola určená 7-dňová lehota na doplnenie žiadosti. Posledný deň tejto lehoty pripadol na deň ................... Mesto do dnešného dňa od žiadateľa nedostalo doplnenie chýbajúcich údajov.
Podľa § 14 ods. 3 zákona o slobode informácií: „Ak žiadosť nemá predpísané náležitosti uvedené v odseku 2, povinná osoba bezodkladne vyzve žiadateľa, aby v určenej lehote, ktorá nesmie byť kratšia ako sedem dní, neúplnú žiadosť doplnil. Poučí žiadateľa aj o tom, ako treba doplnenie urobiť. Ak napriek výzve povinnej osoby žiadateľ žiadosť nedoplní a informáciu nemožno pre tento nedostatok sprístupniť, povinná osoba žiadosť odloží.“
Podľa § 18 ods. 2 zákona o slobode informácií: „Ak povinná osoba žiadosti nevyhovie hoci len sčasti, vydá o tom v zákonom stanovenej lehote písomné rozhodnutie. Rozhodnutie nevydá v prípade, ak žiadosť bola odložená (§ 14 ods. 3).“
Podľa § 22 ods. 1 zákona o slobode informácií: „Ak nie je v tomto zákone ustanovené inak, použijú sa na konanie podľa tohto zákona všeobecné predpisy o správnom konaní.“
Podľa § 24 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov: „Dôležité písomnosti, najmä rozhodnutia, výzvy a predvolania, sa doručujú do vlastných rúk adresátovi alebo osobe, ktorá sa preukáže jeho splnomocnením na preberanie zásielok.“
V danom prípade nie je možné informácie sprístupniť, keďže požadované dokumenty obsahujú osobné údaje podliehajúce zákonom ustanovenému obmedzeniu prístupu k informáciám, pričom zároveň povinná osoba nemôže vydať rozhodnutie o ochrane osobných údajov vzhľadom na absenciu adresy pobytu žiadateľa. Keďže žiadateľ nedoplnil chýbajúci údaj (adresa pobytu), pričom tento údaj je nevyhnutný pre vybavenie žiadosti, žiadosť nie je možné kvôli tomuto nedostatku vybaviť.
Vzhľadom na uvedené sa žiadosť č. 83/2017 odkladá podľa § 14 ods. 3 poslednej vety zákona o slobode informácií.
V/Vo .............. dňa ......................	
Úradný záznam spísal/a:.....................
Podpis: